Hinweise zu Förderanträgen - Stadt Wien Kultur (MA 7)

Tipps zur erfolgreichen Antragstellung:
- Lesen Sie sich die Fördervoraussetzungen und die erforderlichen Unterlagen aufmerksam durch, bevor Sie einen Antrag stellen.
- Wenden Sie sich bei inhaltlichen Unklarheiten an das entsprechende Fachreferat, bevor Sie einen Antrag stellen.
- Nutzen Sie die Möglichkeit des Zwischenspeicherns, während Sie das Online-Formular bearbeiten.
- Speichern Sie die Formulardaten vor dem Absenden des Antrags sicherheitshalber ab.
- Warten Sie nicht bis zur letzten Minute der Einreichfrist, um Ihren Online-Antrag abzusenden. Senden Sie den Antrag so früh als möglich ab.
- Wenn Ihr Antrag erfolgreich angekommen ist, erhalten Sie automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung.

Die folgenden Hinweise enthalten Antworten auf häufig gestellte Fragen zu Anträgen sowie zu Förderungen der Kulturabteilung.

Online-Formular

Die Hinweise zum Online-Formular beziehen sich auf alle Kulturförderungen mit Ausnahme der Bezirkskulturförderungen, da es sich dabei um ein eigenes Formular handelt.

Antrag ohne Handy-Signatur

Ein Antrag ohne Handy-Signatur ist möglich. In diesem Fall benötigen Sie für den Online-Antrag eine Einverständniserklärung. Bitte füllen Sie die Erklärung aus, unterschreiben und scannen Sie die Erklärung. Anschließend können Sie die Einverständniserklärung in das Online-Formular hochladen.

Einverständniserklärung - Vorlagen

Wählen Sie bei Bedarf eine Vorlage für die passende Einverständniserklärung.

Die Einverständniserklärung für Bezirkskulturförderungen finden Sie hier: Bezirkskulturförderungen - Antrag

Antrag mit Handy-Signatur

Bitte achten Sie darauf, dass die vertretungsbefugten Organe den Antrag unterzeichnen. Als Verein gilt es die Angaben im Vereinsregisterauszug zu beachten.

Wichtig: Der Antrag muss zuerst signiert und danach abgesendet werden. Vergewissern Sie sich, dass Sie den Antrag tatsächlich absenden. Wenn der Antrag erfolgreich abgesendet wurde, erhalten Sie eine automatische E-Mail-Benachrichtigung.

Informationen zur Handy-Signatur

Bearbeitung durch mehrere Personen bei Mehrfachsignatur

Ein Formular kann von mehreren Personen bearbeitet werden. Nutzen Sie dafür bitte die Möglichkeit des Zwischenspeicherns. Speichern Sie die Formulardaten ab, sichern Sie sie auf einem USB-Stick oder versenden Sie sie per E-Mail. Die Daten können auf diese Weise auf einem anderen Gerät erneut in das Online-Formular hochgeladen werden.

Bei Verwendung der Handy-Signatur durch mehrere Zeichnungsberechtigte beachten Sie bitte Folgendes: Das Online-Formular kann nach dem Signieren durch die erste Person von weiteren Personen eingesehen und signiert, aber nicht mehr verändert werden.

Eingabe pausieren und Formulardaten abspeichern

Wenn Sie beim Ausfüllen des Formulars für längere Zeit keine Schaltfläche betätigen, kann es zu einem Server-Timeout und somit zu einem Verlust aller eingetragenen Formulardaten kommen. Sie können die Eingabe der Daten in das Online-Formular jedoch pausieren und die zuvor eingegebenen Daten als Datei abspeichern. Bitte speichern Sie die Formulardaten am besten auch immer vor dem Absenden ab.

Anleitung: Speichern der Formulardaten als Datei

Abbildung des Formular-Buttons "Weiter" mit Auswahl "Daten am Computer speichern"

Schritt 1: Klicken Sie am Ende der jeweiligen Formularseite auf den Button "Weitere…" und wählen Sie "Daten am Computer speichern".

Abbildung zeigt korrekten Link zum Erstellen einer Datei mit den Formulardaten

Schritt 2: Es öffnet sich eine neue Seite. Klicken Sie zum Speichern der Daten auf den angegebenen Link.


Schritt 3: Bestätigen Sie das Speichern mit "OK". Die Datei wird an jenem Speicherort abgelegt, der in Ihrem Browser als Standard angegeben ist. Bitte beachten: Das Speichern der Datei kann von Browser zu Browser unterschiedlich funktionieren.


Anleitung: Gespeicherte Daten als Datei ins Online-Formular laden


Um die gespeicherten Formulardaten z. B. zu einem späteren Zeitpunkt in das Online-Formular hochzuladen, gehen Sie wie folgt vor:

Abbildung des Formular-Buttons "Weiter" mit Auswahl "Gespeicherte Daten laden"

Schritt 1: Rufen Sie dazu das Online-Formular erneut auf. Klicken Sie am Ende der ersten Seite auf den Button "Weitere…" und wählen Sie "Gespeicherte Daten laden" aus.

Abbildung zeigt Button "Durchsuchen" zum Suchen und Auswählen der gewünschten Datei

Schritt 2: Es öffnet sich eine neue Seite. Klicken Sie auf den Button "Durchsuchen" und wählen Sie die zuvor gespeicherte Datei aus.


Abbildung des Buttons "Öffnen" nach Auswahl der Datei mit den abgespeicherten Formulardaten

Schritt 3: Bestätigen Sie das Hochladen mit einem Klick auf "Öffnen". Die Formulardaten werden automatisch in das Online-Formular übernommen.


Zwischenspeichern auf Apple-Geräten

Vereinzelt kann es bei Apple-Geräten beim Zwischenspeichern zu technischen Problemen kommen, insbesondere, wenn es sich um ältere Geräte handelt.

Falls es unter der Verwendung des Web-Browsers Safari zu Problemen beim Speichern und Hochladen der Formulardaten kommt, prüfen Sie bitte, ob die beim Speichern erstellte fsxml-Datei womöglich automatisch in eine txt-Datei umbenannt wurde. In diesem Fall können Sie die Datei manuell wieder in eine fsxml-Datei umbenennen.

  • Falsch: Formulardaten zu KF-M07F07 - 042020.fsxml.txt
  • Richtig: Formulardaten zu KF-M07F07 - 042020.fsxml

Entfernen Sie gegebenenfalls die Dateiendung ".txt" auch in der Datei-Information (mit rechter Maustaste auf die Datei und auf "Informationen" klicken) und versuchen Sie es erneut. Falls es nicht am Dateinamen liegt, weichen Sie bitte auf den Browser Google Chrome oder, wenn möglich, auf ein Windows-Gerät aus.

Sofern das möglich ist, speichern Sie bitte zuerst die Formulardaten als Datei ab und sichern sie diese zum Beispiel auf einem USB-Stick oder versenden Sie die Datei per E-Mail. Anschließend können Sie die Datei mit den zwischengespeicherten Daten auf einem Windows-Gerät in das Online-Formular erneut hochladen.

Beantragte oder bewilligte Förderungen in den letzten 3 Jahren - Abfrage

Im Online-Formular werden die beantragten oder bewilligten Förderungen in den letzten 3 Jahren abgefragt. Wir bitten Sie, alle Förderungen aus öffentlichen Mitteln aufzulisten, die Ihnen in den letzten 3 Jahren gewährt wurden.

Zusätzlich dazu werden im Online-Formular alle Förderungen abgefragt, die Sie für das aktuelle Vorhaben bei einer anderen Förderdienststelle oder einem anderen Rechtsträger noch beantragen wollen bzw. bereits beantragt haben, auch wenn über deren Gewährung noch nicht entschieden wurde.

Je nach Förderung bzw. Bewerbung können diese Angaben entfallen, zum Beispiel bei Preisen.

Welche Informationen im jeweiligen Online-Formular abgefragt werden, sind in den jeweiligen Förderrichtlinien aufgelistet. Bitte lesen Sie sich diese daher aufmerksam durch.

E-Mail-Benachrichtigung nach Einlagen des Antrags

Seit Anfang Juni 2020 wird die Eingangsnummer Ihres Antrags sofort nach dem erfolgreichen Absenden des Online-Formulars automatisch an die von Ihnen im Formular angegebene E-Mail-Adresse (der Antragstellerin bzw. des Antragstellers) versandt. Bitte bewahren Sie diese E-Mail mit der Eingangsnummer für etwaige Rückfragen auf.

Sie erhalten zusätzlich dazu ein Bestätigungsschreiben des Fachreferats. Sollten Sie nach 3 Wochen keine Empfangsbestätigung erhalten haben, kontaktieren Sie bitte das zuständige Fachreferat unter Angabe der Eingangsnummer Ihres Antrags.

Fehlermeldung beim Absenden

Wenn Sie beim Absenden eine Fehlermeldung erhalten, kann das unterschiedliche Gründe haben. Das Problem könnte beispielsweise an einer Server-Überlastung liegen, an einer langsamen Internetverbindung oder an den Beilagen (Format, Größe, Name).

Bitte kontrollieren Sie, ob die Beilagen den formalen Kriterien entsprechen, und senden Sie den Antrag zu einem späteren Zeitpunkt erneut. Wenn Sie die Daten zuvor zwischengespeichert haben, können Sie diese noch einmal in das Online-Formular hochladen.

Sollte das Absenden auch zu einem späteren Zeitpunkt, etwa am nächsten Tag, nicht funktionieren, kontaktieren Sie bitte das zuständige Fachreferat.

Bitte beachten: Vereinzelt kann es vorkommen, dass nach dem erfolgreichen Absenden des Antrags eine Fehlermeldung erscheint. Bitte prüfen Sie Ihren E-Mail-Eingang. Wenn Sie eine Eingangsnummer per E-Mail erhalten haben, dann wurde der Antrag erfolgreich abgeschickt.

Hochladen von Beilagen

Bitte beachten Sie die formalen Kriterien.

Alle Anhänge dürfen zusammen nicht größer als 40 MB sein.

Vergewissern Sie sich, dass Sie ein von der Stadt Wien unterstütztes Dateiformat verwenden, siehe Dokumentenformate für die elektronische Kommunikation mit der Stadt Wien. Bei PDF-, Word- und Excel-Dateien sollten keine Fehler auftreten.

Vergewissern Sie sich, dass die Datei-Endung richtig geschrieben wurde.

Beispiel:

  • Falsch: Meldezettel.PDF
  • Richtig: Meldezettel.pdf

Vergewissern Sie sich, dass der Dateiname keine unerlaubten Sonderzeichen ( \ / : * ? " < > | ) enthält. Andere Sonderzeichen wie Leerzeichen, Punkte und Umlaute werden ebenfalls nicht empfohlen. Verwenden Sie stattdessen Bindestriche (-) oder Unterstriche (_).

Beispiele:

  • Falsch: Statuten des Vereins.pdf (nicht empfohlene Leerzeichen)
  • Richtig: Vereinsstatuten.pdf
  • Falsch: Auszug%aus%dem%Firmenbuch.pdf (nicht empfohlene Sonderzeichen)
  • Richtig: Auszug_aus_dem_Firmenbuch.pdf oder Auszug-aus-dem-Firmenbuch.pdf
  • Falsch: Tätigkeitsbericht 01.01.2020.pdf
  • Richtig: Taetigkeitsbericht_01012020.pdf

Korrektur eines abgeschickten Antrags

Wenn Sie nach dem Absenden bemerken, dass Ihnen ein Fehler unterlaufen ist, können Sie unter Umständen einen korrigierten Antrag übermitteln. Bitte kontaktieren Sie aber vorher das zuständige Fachreferat.

Falls es tatsächlich notwendig ist, einen korrigierten Förderantrag zu übermitteln, tragen Sie bitte den Hinweis "Korrektur" in das Freitext-Feld "Mitteilungen" am Ende des Förderantrags ein.

Fehlende Beilagen nachreichen

Fehlende oder fehlerhafte Beilagen können Sie per E-Mail an das zuständige Fachreferat nachreichen.

Unterlagen bei der Einreichung und Abrechnung

Einnahmen- und Ausgabenaufstellung als Excel-Datei

Das Formular für die Einnahmen- und Ausgabenaufstellung wird sowohl bei der Einreichung als auch bei der Abrechnung verwendet. Bitte speichern Sie die bereitgestellte Vorlage als Excel-Datei ab. Nur so können die angegebenen Daten überprüft und vollständig in die Datenbank der Kulturabteilung übertragen werden.

Einnahmen- und Ausgabenaufstellung - Kompatibilität mit anderer Software

Bei der Verwendung von Numbers oder Microsoft Office für MAC auf Apple-Geräten bzw. von Libre Office oder Open Office auf Windows-Geräten kann es vereinzelt zu Kompatibilitätsproblemen mit der von der Kulturabteilung bereitgestellten Microsoft Excel-Vorlage kommen, vor allem wenn es sich um ältere Versionen handelt.

Um technische Probleme zu vermeiden, empfehlen wir daher MAC-UserInnen, wenn möglich, eine aktuelle Version der Software Office für MAC zu verwenden. Wählen Sie Excel für die Dauer der Bearbeitung als Standard-Programm aus. Es ist wichtig, dass die Vorlage als Excel geöffnet, bearbeitet und abgespeichert wird.

Generell empfehlen wir, möglichst aktuelle Software zu verwenden.

Einnahmen- und Ausgabenaufstellung - Ausfüllhilfe

In den Excel-Dateien finden Sie Ausfüllhilfen in den "Kommentaren". Diese werden sichtbar, wenn Sie den Cursor zur jeweiligen Zeile mit einer roten Ecke führen.

Füllen Sie zuerst die Einnahmen- und Ausgabenaufstellung aus und danach das Online-Formular. Die entsprechenden Summen können Sie dann in das Online-Formular übertragen.

Einnahmen- und Ausgabenaufstellung - Statistikblatt

In der Einnahmen- und Ausgabenaufstellung ist ein zusätzliches Statistik-Blatt integriert, das von den Antragstellerinnen und Antragstellern sowohl bei der Einreichung als auch bei der Abrechnung zu befüllen ist. Füllen Sie bitte nur die Felder aus, die auf Sie bzw. auf Ihr Vorhaben zutreffen.

Beispiel:

Ein Verein mit einer angestellten Obfrau, einer angestellten Mitarbeiterin und zwei angestellten Mitarbeitern stellt einen Antrag.

Falsch:

Liste in einer Excel-Datei

Richtig: Bei einem Verein handelt es sich um eine juristische Person.

Liste in einer Excel-Datei

Bitte beachten: Wenden Sie sich bei inhaltlichen Unklarheiten an das zuständige Fachreferat, bevor Sie einen Antrag stellen.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung inklusive Vermögensübersicht

Nicht bilanzierende Vereine sind laut Vereinsgesetz § 21 (1) dazu verpflichtet, jährlich eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung inklusive Vermögensübersicht zu erstellen.

Für Fragen zu Form und Inhalt empfehlen wir Ihnen, sich an eine Steuerberaterin bzw. an einen Steuerberater zu wenden.

Ergänzungsregister für sonstige Betroffene

Für elektronische Verfahren der öffentlichen Verwaltung kann es notwendig sein, dass jede Fördernehmerin bzw. jeder Fördernehmer eindeutig identifiziert werden kann. Das geschieht bei Vereinen durch die ZVR-Zahl, bei Firmen durch die Firmenbuchnummer und bei Einzelpersonen durch eine Kombination aus Namen, Geburtsdatum und Meldeadresse. Sonstige Betroffene (z. B. Universitäten) können sich im Ergänzungsregister eintragen lassen. Dadurch kann mithilfe der vergebenen Ordnungsnummer eine eindeutige Identifikation gewährleistet werden.

Informationen zur Eintragung in das Ergänzungsregister für sonstige Betroffene finden Sie hier: Formulare Stammzahlenregisterbehörde - BMDW

Projektbericht bzw. Bericht über die Jahrestätigkeit

Beschreiben Sie in diesem Bericht, wie das Projekt/Vorhaben verlaufen ist und wo es möglicherweise Probleme gab. Halten Sie sich bitte kurz und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Falls auf der jeweiligen Ausschreibungsseite nicht anders angegeben, verwenden Sie bitte diese Vorlage:

Projektbericht bzw. Bericht über die Jahrestätigkeit (94 KB PDF)

Belegsaufstellung bis inklusive 2019

Belegsaufstellungen für Abrechnungen, die Förderungen bis einschließlich 2019 betreffen, können Sie hier herunterladen: Belegsaufstellung (36 KB XLS)

Logo-Verwendung nach Zusage

Nach Zusage einer Förderung ist für die Bewerbung des geförderten Vorhabens und in allen Mitteilungen über das geförderte Vorhaben seit Jänner 2020 ausnahmslos das Logo der Stadt Wien zu verwenden und/oder auf die Förderung durch die Kulturabteilung hinzuweisen.

Bei Vorhaben oder Kulturprojekten, die nicht von der Kulturabteilung direkt gefördert werden (wie z. B. parteipolitische Veranstaltungen), ist die Verwendung dieses Logos und der Verweis auf die Kulturabteilung verboten.

Bei Bezirkskulturförderungen muss auf sämtlichen Drucksorten zur Veranstaltung (Einladungen, Plakate usw.) unter Verwendung des Bezirkswappens bzw. Bezirkslogos auf die Förderung durch den Bezirk hingewiesen werden.

Kontakt

Inhaltliche Fragen zu den einzelnen Förderschienen stellen Sie bitte direkt an das zuständige Fachreferat: Kontakt zur Kulturabteilung

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