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Hilfe - Online-Formulare der Stadt Wien Kultur
Hier finden Sie Begriffserklärungen, Hinweise und Tipps, die Ihnen beim Ausfüllen der Online-Formulare der Kulturabteilung der Stadt Wien (MA 7) helfen können.

Unterstützung bei technischen Fragen oder Problemen finden Sie unter: Technische Hilfe - Online-Formulare der Stadt Wien Kultur

Vor dem Antrag

Die genauen Informationen zu allen Angaben und Unterlagen, die für den jeweiligen Förderantrag notwendig sind, finden Sie in den Förderrichtlinien des jeweiligen Förderprogramms: Förderungen-Übersicht.

Lesen Sie sich die Förderrichtlinie bitte aufmerksam durch, bevor Sie das Online-Formular für den Antrag starten.

Diese Musterformulare zeigen beispielhaft, welche Angaben im Online-Formular für den Antrag ohne ID Austria abgefragt werden:

Einzelförderung

Vorhaben wie z. B. Projekte, Ausstellungen, Veranstaltungen oder Workshops fallen in den Bereich der Einzelförderungen. Einzelförderung gibt es für ein zeitlich abgegrenztes und sachlich bestimmtes Vorhaben.

Die Einstufung der Förderart (Einzel- oder Gesamtförderung) nimmt das Fachreferat nach erfolgter Prüfung der Einreichung vor.

Gesamtförderung

Jahrestätigkeiten fallen in den Bereich der Gesamtförderungen. Dabei muss sich der Förderzeitraum nicht mit dem Kalenderjahr decken.

Mehrjährige Gesamtförderungen werden bei Ersteinreichungen nicht vergeben.

Antrag

Senden Sie den Antrag (Online-Formular) während der Einreichfrist so früh wie möglich ab. Wenn Sie zu lange warten und in den letzten Tagen Fragen oder technische Probleme aufkommen, verpassen sie unter Umständen die Einreichfrist.

Wenden Sie sich bei inhaltlichen Fragen bitte an das für das Förderprogramm zuständige Fachreferat, bevor Sie einen Antrag stellen.

Beilagen - Größe und Formate

Die in den Richtlinien angeführten erforderlichen Unterlagen müssen als "Beilagen" im Antrags-Formular hochgeladen werden.

Angaben zur erlaubten Größe von Beilagen und zu den bei der Stadt Wien erlaubten Dateiformaten finden sie unter Technische Hilfe.

Erforderliche Unterlagen

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bei nicht-bilanzierenden Vereinen

Nicht bilanzierende Vereine sind laut Vereinsgesetz § 21 (1) dazu verpflichtet, jährlich eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung inklusive Vermögensübersicht zu erstellen. Wenden Sie sich bei Fragen zu Form und Inhalt bitte an ein Steuerberatungsbüro.

Verwechseln Sie die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nicht mit der Plan-Ist-Finanzaufstellung (bisher "Gesamteinnahmen- und Gesamtausgabenaufstellung")!

Ergänzungsregister für "sonstige Betroffene"

Für elektronische Verfahren der öffentlichen Verwaltung kann es notwendig sein, dass Förderwerbende eindeutig identifiziert werden müssen. “Sonstige Betroffene“, zum Beispiel Universitäten, können sich dafür im Ergänzungsregister eintragen lassen. Sie erhalten dann eine Ordnungsnummer zur eindeutigen Identifikation.

Plan-Ist-Finanzaufstellung (Excel-Datei)

Die Plan-Ist-Finanzaufstellung (bisher "Gesamteinnahmen- und Gesamtausgabenaufstellung") brauchen Sie für den Antrag und die Abrechnung.

Tragen Sie zuerst die für den Antrag relevanten Daten in die Plan-Ist-Finanzaufstellung ein. Danach tragen Sie die Daten in das Online-Formular ein. Dabei können Sie die Summen aus der Excel-Datei im Online-Formular übernehmen.

Speichern Sie die Vorlage als Excel-Datei (.xlsl) an Ihrem Computer ab. Nur bei diesem Dateiformat (Excel-Datei) können die Eingaben später überprüft werden. Bei Problemen mit .xlsl können Sie die Datei auch als .ods abspeichern.

In der Excel-Datei finden Sie Ausfüllhilfen in den "Kommentaren". Diese werden sichtbar, wenn Sie den Cursor zu einem Tabellenfeld mit einer roten Ecke bewegen.

Meldebestätigung

Die aktuelle Meldebestätigung gibt Auskunft darüber, wo Sie zum Zeitpunkt der Antragstellung Ihren Hauptwohnsitz haben.

In Wien bekommen Sie Ihre Meldebestätigung beim Meldeservice.

Statistikblatt

In der Plan-Ist-Finanzaufstellung (bisher "Gesamteinnahmen- und Gesamtausgabenaufstellung") gibt es ein zusätzliches Statistik-Blatt. Dieses müssen Sie bei der Einreichung des Antrags und bei der Abrechnung ausfüllen. Füllen Sie bitte nur die Felder aus, die auf Sie bzw. auf Ihr Vorhaben zutreffen.

Beispiel: Ein Verein mit einer angestellten Obfrau, einer angestellten Mitarbeiterin und 2 angestellten Mitarbeitern stellt einen Antrag.

Liste in einer Excel-Datei

Richtig: Bei einem Verein handelt es sich um eine juristische Person.

Eingangsbestätigung und Empfangsbestätigung

Nach dem Abschicken des Online-Formulars wird eine automatisierte Eingangsbestätigung des Formularservers an die E-Mail-Adresse des*der Antragstellenden gesendet. In dieser E-Mail steht auch die Eingangsnummer. Bitte bewahren Sie diese E-Mail für etwaige Rückfragen auf.

Nach spätestens 3 Wochen und formaler Prüfung des Antrags erhalten Sie per E-Mail eine Empfangsbestätigung des zuständigen Fachreferats. Sollten Sie eine der beiden E-Mails nicht erhalten haben, kontaktieren Sie bitte das für das Förderprogramm zuständige Fachreferat.

Korrektur eines abgeschickten Antrags

Wenn Sie einen fehlerhaften Antrag geschickt haben, kontaktieren Sie bitte das zuständige Fachreferat.

Wenn Sie einen korrigierten Förderantrag übermitteln, tragen Sie bitte den Hinweis "Korrektur" in das Freitext-Feld "Mitteilungen" am Ende des Förderantrags ein.

Fehlende Beilagen nachreichen

Bitte kontaktieren Sie das zuständige Fachreferat. Fehlende Beilagen oder Korrekturen von fehlerhaften Beilagen können Sie per E-Mail nachreichen.

Vor der Abrechnung

Die genauen Informationen zu allen Angaben und Unterlagen, die für die jeweilige Förderabrechnung notwendig sind, finden Sie in den Förderrichtlinien des jeweiligen Förderprogramms: Förderungen-Übersicht

Lesen Sie sich die Förderrichtlinie bitte aufmerksam durch, bevor Sie das Online-Formular für die Abrechnung starten.

Diese Musterformulare zeigen beispielhaft, welche Angaben im Online-Formular für die Abrechnung ohne ID Austria abgefragt werden:

Abrechnung

Schicken Sie die Abrechnungsunterlagen innerhalb der in der Förderzusage festgesetzten Frist an die Kulturabteilung.

Bitte speichern Sie sich die Formulardaten zwischendurch ab, damit sie nicht verloren gehen: Speichern von Formulardaten - Technische Hilfe.

Sollte für die Abrechnung ein "Projektbericht/Bericht über die Jahrestätigkeit" beziehungsweise ein "Abschlussbericht Bau- und Investitionskostenzuschuss" verlangt sein, können Sie diese hier herunterladen:

Abrechnung - Umstellung 2023/2024

In den Jahren 2023/2024 gab es eine Umstellung auf Online-Formulare bei den Abrechnungen von Förderanträgen. Auf der Seite Förderungen der Stadt Wien Kultur können Sie sehen, bei welcher Förderung ab welchem Zeitpunkt die Abrechnung über das Online-Formular verpflichtend ist.

Die erforderlichen Angaben und Unterlagen für die Abrechnung einer Förderung finden Sie in der Förderzusage und in den zum Zeitpunkt der Antragstellung gültigen Förderrichtlinien. Die Förderrichtlinien (inklusive einer Vorgängerversion) finden Sie ebenfalls auf der Seite Förderungen der Stadt Wien Kultur.

Belege

Belege dokumentieren, wofür die Fördermittel ausgegeben wurden. Belege sind beispielsweise Rechnungen und Honorarnoten. Fördernehmende dürfen Originalbelege nur nach Aufforderung der Kulturabteilung vorlegen. Details dazu finden Sie im Kapitel "Abrechnung" der jeweiligen Förderrichtlinien.

Belegexemplare

Belegexemplare dokumentieren das Werk/Ergebnis, das mithilfe einer Förderung entstanden ist. Belegexemplare können - je nach Art der Förderung - Drucksorten (z. B. Bücher, Programme, Flyer oder Plakate) oder elektronische Dateien (z. B. Videos oder Fotos) sein. Belegexemplare werden von der Kulturabteilung einbehalten und können nicht an die Fördernehmenden retourniert werden.

Belegsaufstellung

Eine Belegsaufstellung für Abrechnungen können Sie hier herunterladen: Belegsaufstellung (13 KB XLS)

Plan-ist-Finanzaufstellung

  • Verwenden Sie bei der Abrechnung die Plan-Ist-Finanzaufstellung (bisher "Gesamteinnahmen- und Gesamtausgabenaufstellung") von ihrem Antrag. Ändern Sie nicht die Einträge in der Einreichspalte!
  • Tragen Sie in die Abrechnungsspalte genau die Beträge ein, die Sie wirklich ausgegeben oder eingenommen haben. Bitte runden sie nicht auf oder ab. Das Ergebnis der Abrechnung muss nicht "EUR 0,00" sein.
  • Geben Sie bitte keine fiktiven Kosten an. Ein Beispiel: Sie verwenden eine eigene Videokamera. Sie dürfen die theoretischen, fiktiven Kosten, die das Mieten einer gleichwertigen Videokamera kosten würde, nicht als Ausgaben abrechnen.
  • Bei allgemeinen Positionen wie "Sonstiges" oder "Diverses" bitte in der Abrechnung aufschlüsseln, wofür die Kosten genau angefallen sind.
  • Neue Positionen bei der Abrechnung bitte begründen.
  • Die Ausgabenspalte bei "Statistik" bitte nicht vergessen.
  • Speichern Sie die Plan-Ist-Finanzaufstellung als Excel-Datei (.xlsx) oder als OpenDocument-Tabellendokument (.ods) ab.

Steuerrechtliche Fragen

Steuerrechtliche Fragen können von der Kulturabteilung nicht beantwortet werden. Bitte wenden Sie sich diesbezüglich an Ihr zuständiges Finanzamt.

Kontakt

Fragen zu den einzelnen Förderprogrammen stellen Sie bitte direkt an das jeweils zuständige Fachreferat: Kontakt zur Kulturabteilung

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