Wenn Sie Rechnungen im PDF-Format an die Stadt Wien schicken möchten, können Sie das per E-Mail erledigen. Dazu müssen Sie beim ersten Mal eine ausgefüllte Zustimmungserklärung an die MA 6 schicken.
Folgende Rahmenbedingungen sind Teil der Zustimmungserklärung:
1. Geltungsbereich
Die Rahmenbedingungen gelten ausschließlich für PDF-Rechnungen, die per E-Mail an die Stadt Wien (Magistratsabteilung 6) übermittelt werden.
2. Wirkung
Es wird festgestellt, dass elektronisch übermittelte Rechnungen die gleiche rechtsverbindliche Wirkung wie Ausfertigungen auf Papier haben, wenn die vereinbarten Formerfordernisse voll erfüllt werden.
Die Magistratsabteilung 6 behält sich das Recht vor, Rechnungen, die nicht die in Punkt 6 angeführten Formerfordernisse erfüllen, an den*die Absender*in zu retournieren. Diese Rechnungen gelten in diesen Fällen als nicht eingebracht.
3. Datenübermittlung
Die für die Übermittlung bestimmte E-Mail-Adresse, sowie Name und Kontaktdaten eines*einer Ansprechpartner*in, der*die für die Übermittlung der automatisierten Abrechnungsdokumente zuständig ist, wird von der Magistratsabteilung 6 nach Abgabe der Zustimmungserklärung des*der Rechnungsleger*in per E-Mail bekannt gegeben. Allfällige, die Übermittlung der Rechnungen betreffende, technische Änderungen sind jedenfalls vor einer geplanten Umsetzung zwischen den Vereinbarungspartner*innen schriftlich abzustimmen.
4. Sicherheit, Zugang, Betriebszeiten
Die Vereinbarungspartner*innen sorgen in ihrem Bereich für Maßnahmen, die sicherstellen, dass sämtliche Rechnungen ordnungsgemäß empfangen, übermittelt und bearbeitet werden. Die Vereinbarungspartner*innen verpflichten sich insbesondere, die notwendigen Sicherheits- und Kontrollmaßnahmen durchzuführen, um den Schutz der übermittelten Rechnungen vor dem Zugriff unbefugter Dritter, sowie vor Veränderung, Verlust oder Zerstörung, zu gewährleisten.
5. Behandlung von Ausnahmefällen, Archivierung
Im Falle einer Störung der elektronischen Datenübermittlungseinrichtungen wird die Person, die hiervon Kenntnis erlangt, den*die Vereinbarungspartner*in unverzüglich hierüber informieren. Beide Vereinbarungspartner*innen verpflichten sich, sämtliche unter dieser Vereinbarung ausgetauschten Rechnungen vollständig, manipulationsgeschützt, löschungs- und überschreibungssicher zu archivieren. Der Aufzeichnungsinhalt muss jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Für die Aufbewahrungsfristen der elektronischen Nachrichten gelten die Vorschriften des österreichischen Rechts.
6. Formerfordernisse
- Pro E-Mail darf nur eine Rechnung und deren Beilagen gesendet werden.
- Die Rechnung und deren Beilagen müssen in separaten Dateien übermittelt werden.
- Die Rechnungen sind im Format ".pdf" zu liefern.
- Der Dateiname von Rechnungen muss mit einem der folgenden Textteile beginnen:
- Re, Fa, Hn, Hon, Ar, Inv, Gs, Rn, Rg,
- oder nachstehende Wortlaute an beliebiger Stelle enthalten:
- Faktura, Rechnung, Honorarnote, Invoice, Gutschrift, Storno, Bill, Creditnote
- Die Beilagen können in einem beliebigen Format geliefert werden und dürfen keine der nachfolgenden Textteile im Namen enthalten:
- Re, Fa, Hn, Hon, Ar, Inv, Gs, Rn, Rg, Faktura, Rechnung, Honorarnote, Invoice, Gutschrift, Storno, Bill, Creditnote
- Die Dateinamen dürfen nur aus Buchstaben und Ziffern bestehen.