Datenschutzrechtliche Informationen gemäß Art. 13 DSGVO - Personal

• Verantwortlicher
• Verarbeitete Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
• Registerabfragen
• Empfänger*innen (Übermittlung und Offenlegung von personenbezogenen Daten)
• Hinweise
• Betroffenenrechte
• Datenschutzbeauftrager

Verantwortlicher

Folgende Informationen gemäß Artikel 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) werden von folgendem Verantwortlichen bereitgestellt:

• Stadt Wien - Personalservice (MA 2)
• E-Mail: post@ma02.wien.gv.at

Verarbeitete Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Bitte beachten Sie, dass folgende von Ihnen bekannt gegebenen beziehungsweise direkt bei Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten vom oben angeführten Verantwortlichen für folgende Zwecke aufgrund folgender Rechtsgrundlagen verarbeitet werden:

Datenkategorien

1. WIPIS (Wiener Integriertes Personalinformationssystem):
   
   
   1. Personenbezogene Daten von aktiven Mitarbeiter*innen und Funktionär*innen des Landes und der Stadt Wien (inklusive Unternehmungen sowie jener Mitarbeiter*innen der Bildungsdirektion für Wien, für die das Land Wien zuständig ist) auch bei Zuweisung/Abordnung zu einem anderen Rechtsträger, sowie Lehrlingen, Schüler*innen /Studierenden, freien Dienstnehmer*innen, externen Vortragenden:
      • Personalnummer
      • Vor- und Familienname, akademischer Grad/Standesbezeichnung
      • Frühere Namen
      • Geburtsdatum
      • Geburtsort
      • Staatsbürgerschaft
      • Geschlecht
      • Personenstand
      • Anschrift
      • Private Telefonnummer/private E-Mail-Adresse (nach Bekanntgabe der betroffenen Person)
      • Behinderung (Art - Angaben zur Behinderung, die für die Art beziehungsweise die Adaptierung des Arbeitsplatzes und für die Postenbesetzung notwendig sind, wie zum Beispiel Rollstuhlfahrer*in, Blindheit etc.)
      • Behinderung (Prozent-Ausmaß)
      • Behinderung (seit)
      • Vertreterart (Sachwalter*in, Zustellbevollmächtigte*r, rechtsfreundliche*r Vertreter*in)
      • Vertreterdaten (Vertretungszeitraum, Name, Anschrift, Geschlecht, Bankverbindung)
      • Arbeitsbewilligung (Zeitraum, Art, Arbeitsamt)
      • Dienstausweis (Art, Nummer, Gültigkeit, Ausstellungs-, Einziehungs-, Verlustdatum)
      • Ausbildung (Vorbildung, Weiterbildung (Kurse, Seminare))
      • Amtstitel, Verwendungs- und Funktionsbezeichnung, Berufstitel
      • Ehrung, Auszeichnung, Verleihung (Datum, Art)
      • Verschlüsseltes Bereichsspezifisches Personenkennzeichen gem. § 13 Abs. 2 E-GovG. (fremd-bPK): Amtliche Statistik (AS)
      • Eingetragene Partnerschaft/Ehepartner*in (Geburtsdatum, Name, Sozialversicherungsnummer)
      • Eingetragene Partnerschaft/Ehepartner*in (Geburtsname, Staatsbürgerschaft, Dienstgeber*in, Heiratsdatum, Sterbedatum) - freiwillige Bekanntgabe bei Neuaufnahme (elektronisch nicht erfasst, im Personalakt abgelegt)
      • Kinderdaten (Staatsbürgerschaft, Dienstgeber*in, Sterbedatum, Geschlecht, Personenstand, Aufenthaltsort, Pflegekindhinweis, Behinderung) - freiwillige Bekanntgabe bei Neuaufnahme (elektronisch nicht erfasst, im Personalakt abgelegt)
      • Kinderdaten (Geburtsdatum, Name, Sozialversicherungsnummer)
      • Bedienstetenkategorie
      • Berufsfeld
      • Dienstnehmer*innen-Verwendung
      • Eintrittsdatum
      • Art des Dienstverhältnisses (Beamte*r, Angestellte*r, Arbeiter*in, Lehrling)
      • Angaben zur Tätigkeit
      • Ausbildungsjahr bei Krankenpflegeschüler*innen
      • Lehrjahr bei Lehrlingen
      • Befristungsdatum, Befristungsgrund des Dienstverhältnisses
      • Vordienstzeiten (Zeitraum, Art, Anrechnungszeit)
      • Jubiläumsstichtag
      • Urlaubsstichtag
      • Vorrückungsstichtag/Stichtag für Erfahrungsanstieg
      • Stichtag für fiktiven Dienstantritt
      • Entgeltfortzahlungs-, Pragmatisierungs-, Abfertigungsstichtag
      • Dienstende-Datum
      • Dienstende-Grund
      • Leistungskennzeichen (Aktiv/Ruhestand)
      • Dienstnehmer-Ersatz (Dienstverhältnis auf die Dauer der Abwesenheit von ...)
      • Beschäftigungsausmaß (Zeitraum, Prozent, Vollbeschäftigung, Teilbeschäftigung, Fachrichtung bei Lehrer*innen)
      • Dienstaufsicht
      • Dienststelle
      • Dienstposten (Zeitraum, Postengruppe, Bewertung)
      • Dienstabwesenheiten (bezugseinstellende; zum Beispiel Karenz)
      • Dienstabwesenheiten (nicht bezugseinstellende)
      • Voraussichtlicher Entbindungstermin
      • Tag des Dienstunfalls
      • Angaben zum Dienstunfall
      • Schwerarbeitszeiten
      • Refundierungsdaten (Zeitraum, Grund, Stelle, Bezugsteile)
      • Sozialversicherungsnummer
      • Sozialversicherungsdaten/-beiträge
      • Krankenkasse
      • Beitragsgruppe
      • Geringfügigkeit
      • Auflösungsabgabe
      • Dienst-/Werkswohnung (Anschrift, Quadratmeter, Räume, Bewertung, Sachbezug)
      • Einreihung (Schema)
      • Einreihung (Berufsfamilie)
      • Einreihung (Verwendungsgruppe)
      • Einreihung (Modellfunktion)
      • Einreihung (Modellstelle)
      • Einreihung (Dienstklasse)
      • Einreihung (Gehaltsstufe, Dienstalterszulage)
      • Bezugsdaten
      • Daten zur Bezügebegrenzung
      • Monatsbezug
      • Nebengebühren/Vergütungen
      • Dienstreisedaten
      • Steuerrechtliche Daten
      • Kennzeichen für Alleinverdiener*innen, Alleinerzieher*innen
      • Gesamtbrutto
      • Gesetzliche Abzüge
      • Lohnzettelwerte
      • Sonstige Bezüge (Dienstjubiläum, Abfertigung)
      • Sonstige Abzüge (Vorschüsse, Exekution, Zession)
      • Gewerkschaftsbeitrag
      • Hauptgruppe
      • Versicherungsbeiträge (Vorsorge)
      • Polizzennummern von Versicherungsverträgen
      • Mitarbeiter*innen-Vorsorge: Beitragsgrundlage (inklusive Sonderzahlungen), Beitragshöhe, Beginn und Ende der BV-Beitragszahlung (Stichtag), Abmeldegründe
      • Beiträge an Pensionskassen
      • Prämie für zukunftssichernde Maßnahmen
      • Ärztekammerumlage
      • Gesamtnetto
      • Nettoentgelt (Durchschnitt der letzten 3 Monate ohne Sonderzahlungen)
      • Überweisungsbeträge § 308/312 ASVG
      • Gläubiger*innen und deren Vertreter*innen (Name, Anschrift, Bankverbindung, Drittschuldner*innen-Erklärung)
      • Vorrang-Gläubiger*in
      • Forderungsdaten (Gericht, Aktenzahl, Forderung, Rang)
      • Schuldner*in-Daten (Unterhaltsberechtigte, pfändbarer Teil)
      • Drittschuldner*innen-Erklärung (Durchschnittsgehalt der letzten 3 Monate)
      • Gewerkschaftsschlüssel
      • Bankverbindung (IBAN, BIC)
      • Haushaltsansatz
      • Dienstbeurteilung (Datum, Kalkül)
      • Disziplinarverfahren (Datum, Status, Löschdatum, Auswirkungen)
      • Dienstprüfung (Art, Datum, Ergebnis)
      • Veranstaltungen (Aus- und Fortbildung)
      • Nebenbeschäftigung (Art, Zeitraum, Tätigkeit, Dienstgeber, zeitliche Lagerung, Zeitaufwand, Berechtigung, Genehmigungszahl, Nebentätigkeit)
      • Angaben, die bei der Bewerbung von dem*r Bewerber*in freiwillig bekannt gegeben werden, zum Beispiel Hobby, besondere Fähigkeiten, Lichtbild (elektronisch nicht erfasst, im Personalakt abgelegt)
      • Angaben, die mit einer Bewerbung um bestimmte Funktionen im Zusammenhang stehen
      • Personalverwaltungssachbearbeiter*in (Name, Telefon)
      • Besoldungssachbearbeiter*in (Name, Telefon)
        
        
   2. Personenbezogene Daten von pensionierten Mitarbeiter*innen (ihrer Hinterbliebenen) und Funktionär*innen (ihrer Hinterbliebenen) des Landes und der Stadt Wien:
      • Personalnummer
      • Vor- und Familienname, akademischer Grad/Standesbezeichnung
      • Frühere Namen
      • Geburtsdatum
      • Geburtsort
      • Staatsbürgerschaft
      • Geschlecht
      • Personenstand
      • Anschrift
      • Vertreter*innenart (Sachwalter*in, Zustellbevollmächtigte*r, rechtsfreundliche*r Vertreter*in)
      • Vertreter*innen-Daten (Vertretungszeitraum, Name, Anschrift, Geschlecht, Bankverbindung)
      • Pensionist*innen-Ausweis
      • Titel (Amtstitel, Funktionsbezeichnung, Berufstitel)
      • Verschlüsseltes Bereichsspezifisches Personenkennzeichen gem. § 13 Abs. 2 E-GovG. (fremd-bPK): Amtliche Statistik (AS)
      • Eingetragene Partnerschaft/Ehepartner*in (Geburtsdatum, Name, Sozialversicherungsnummer)
      • Eingetragene Partnerschaft/Ehepartner*in (Geburtsname, Staatsbürgerschaft, Dienstgeber*in, Heiratsdatum, Sterbedatum) - freiwillige Bekanntgabe bei Neuaufnahme (elektronisch nicht erfasst, im Personalakt abgelegt)
      • Kinderdaten (Staatsbürgerschaft, Dienstgeber*in, Sterbedatum, Geschlecht, Personenstand, Aufenthaltsort, Pflegekindhinweis, Behinderung) - freiwillige Bekanntgabe bei Neuaufnahme (elektronisch nicht erfasst, im Personalakt abgelegt)
      • Kinderdaten (Geburtsdatum, Name, Sozialversicherungsnummer)
      • Eintrittsdatum
      • Befristungsdatum, Befristungsgrund
      • Beschäftigungsausmaß (Zeitraum, Prozent, Vollbeschäftigung, Teilbeschäftigung, Fachrichtung bei Lehrer*innen)
      • Pragmatisierungsstichtag
      • Dienstende-Datum
      • Dienstende-Grund
      • Sozialversicherungsnummer
      • Sozialversicherungsdaten/-beiträge
      • Einreihung (Schema)
      • Einreihung (Verwendungsgruppe)
      • Einreihung (Dienstklasse)
      • Einreihung (Gehaltsstufe, Dienstalterzulage)
      • Bezugsdaten
      • Ruhe- und Versorgungsgenussdaten
      • Vordienstzeiten (Zeitraum, Art, Anrechnungszeit)
      • Nebengebühren
      • Überweisungsbeträge § 308/312 ASVG
      • Haushaltsansatz
      • Steuerrechtliche Daten
      • Kennzeichen für Alleinverdiener*innen, Alleinerzieher*innen, erhöhter Pensionistenabsetzbetrag
      • Gesamtbrutto
      • Bankverbindung (IBAN, BIC)
      • Gesetzliche Abzüge
      • Sonstige Bezüge
      • Sonstige Abzüge
      • Gewerkschaftsbeitrag
      • Gewerkschaftsschlüssel, Hauptgruppe
      • Versicherungsbeiträge (Vorsorge)
      • Polizzennummern von Versicherungsverträgen
      • Prämie für zukunftssichernde Maßnahme
      • Gesamtnetto
      • Nettoentgelt (Durchschnitt der letzten 3 Monate ohne Sonderzahlungen)
      • Daten für Pensionszusammenlegung
      • Lohnzettelwerte
      • Gläubiger*innen und deren Vertreter*innen (Name, Anschrift, Bankverbindung; Drittschuldner*innen-Erklärung)
      • Vorrang-Gläubiger*in
      • Forderungsdaten (Gericht, Aktenzahl, Forderung, Rang)
      • Schuldner*innen-Daten (Unterhaltsberechtigte, pfändbarer Teil)
      • Drittschuldner*innen-Erklärung (Durchschnittsgehalt der letzten 3 Monate)
      • Disziplinarverfahren (Datum, Status, Löschdatum, Auswirkungen)
      • Aufnahmezahl Pflegeheim
      • Ort und Dauer der Gefangenschaft bei Bezug einer Kriegsgefangenenentschädigung
      • Höhe und Bezugsdauer einer Kriegsgefangenenentschädigung
      • Angabe, ob eine Leistung nach dem Bundesgesetz über finanzielle Hilfeleistungen an Spätheimkehrer (Spätheimkehrergesetz) BGBl. Nr. 128/1958 idgF bezogen wird
2. ELAK:
   Personenbezogene Daten von Personen, zu denen ein inhaltlicher Zusammenhang im Rahmen der Aktenverwaltung besteht (zum Beispiel Einbringer*innen, Beteiligte, Zustellempfänger*innen) oder über die personalrelevante Dokumente im elektronischen Protokollsystem erfasst werden:
   • Anrede, Titel
   • Vorname, Familienname oder sonstige Bezeichnung
   • Personalnummer
   • Anschrift
   • (Gesetzliche) Vertreter*innen und Zustellbevollmächtigte (Name und Zustellanschrift)
   • Telefon-, Faxnummer, E-Mail und andere zur Adressierung erforderliche Informationen, die sich durch moderne Kommunikationstechniken ergeben
   • Rolle im Verfahren (Einbringer*in, Antragsgegner*in, Beteiligte*r, Angehörige*r, Lieferant*in, Besteller*in et cetera)
   • Zusätzliche Anmerkungen zu den angeführten Datenarten (zum Beispiel infolge von Ergänzungen, näheren Konkretisierungen)
   • Akten- beziehungsweise Geschäftszahl
   • Geschäftsstücktyp
   • Ein- beziehungsweise Ausgangsdatum
   • Versandart (E-Mail, Brief, RSa et cetera)
   • Fremdzahl und Fremddatum
   • Bezugszahlen (zum Beispiel zu Vorakten oder Fremdakten)
   • Sachgebiet
   • Betrefftext/Sachverhalt
   • Beschlagwortung
   • Beilagen (zum Beispiel eingescannte Dokumente, Urkunden et cetera)
   • Art und Anzahl der Beilagen
   • Bearbeitungsbeginn
   • Bearbeitungsstatus
   • Prozess (Aktenlauf - alle befassten Stellen und Personen)
   • Einsichtsbemerkungen (Stellungnahmen der im Aktenlauf befassten Stellen und Personen)
   • Vermerke und Notizen zum Geschäftsstück/Akt
   • In Zusammenhang mit der Personalverwaltung relevante Dokumente (zum Beispiel Niederschriften, Anträge auf Beförderungen, Kündigungsschreiben et cetera)
   • Termin
   • Frist
   • Erledigungstext
   • Erledigungsstatus
   • Erledigungsdatum
   • Bezeichnung und Anschrift der zuständigen Stelle/Organisationseinheit
   • Rückschein beziehungsweise elektronische Empfangs- und Zustellvermerke
   • Vermerk und Datum zur Ablage/Löschung/Stornierung/Skartierung
3. Digitales System zur Gewährung eines Essenszuschusses:
   Personenbezogene Daten von aktiven Mitarbeiter*innen der Stadt Wien:
   • Personalnummer
   • Vor- und Familienname
   • Geschlecht
   • Anzahl der Arbeitstage des Vormonats beziehungsweise Beladewert
   • Dienstliche E-Mail-Adresse
   • Kennzeichnung und Postanschrift der Dienststelle beziehungsweise des Dienststellenortes

Zwecke und Rechtsgrundlagen

1. Die Applikation "WIPIS" (Wiener Integriertes Personalinformationssystem) dient der Personalverwaltung und Bezugsverrechnung und enthält die Daten für die Abläufe der Personalverwaltung und Bezugsverrechnung. Die Zugriffsprofile definieren die Auswahl der Daten, die der jeweiligen Stelle zur Erfüllung der Aufgaben zur Verfügung stehen.
   Innerhalb des Verarbeitungsvorhabens haben die beteiligten Organisationseinheiten insbesondere folgende Aufgaben zu bearbeiten:
   • Aufnahmeverfahren
   • Dienstverhältnisänderungen
   • Einreihungsänderungen
   • Zuschüsse
   • Jubiläen
   • Ansprüche auf besondere Hilfeleistungen
   • Leistungen nach dem Kriegsgefangenenentschädigungsgesetz
   • Abwesenheiten, welche nicht von VIPer übernommen werden
   • Nebenbeschäftigungen
   • Bankverbindungen
   • Dienstrechts- und Disziplinarangelegenheiten
   • Beendigung von Dienstverhältnissen
   • Ruhestandsversetzungen
   • Ruhe- und Versorgungsbezüge
   • Bezugsauszahlung für aktive und pensionierte Mitarbeiter*innen
   • Erfassung und Abrechnung der Nebengebühren/Vergütungen
   • Sozialversicherungsanmeldungen und -abmeldungen
   • Abfertigungen
   • Einmalige Entschädigungen
   • Remunerationen
   • Treueentschädigungen
   • Geldleistungen nach Dienstunfällen
   • Bezugsverrechnung für gewählte Funktionär*innen
   • Kinderzulagen/Kinderbeiträge
   • Fahrtkostenzuschüsse
   • Bezugskürzungen (Krankheit, Entgeltfortzahlung)
   • Reisegebühren
   • Vortragshonorare
   • Auswertungen
   • Freie Dienstverträge
   • Exekutionen und Bezugsvorschüsse
     
     Rechtsgrundlagen:
   • Abgabenexekutionsordnung (AbgEO), BGBl. Nr. 104/1949 idgF
   • Arbeitsverfassungsgesetz (ArbVG), BGBl. Nr. 22/1974 idgF
   • Ärztegesetz 1998 (ÄrzteG 1998), BGBl. Nr. 169/1998 idgF
   • Allgemeines bürgerliches Gesetzbuch (ABGB), JGS Nr. 946/1811 idgF
   • Allgemeines Pensionsgesetz (APG), BGBl. Nr. 142/2004 idgF
   • Allgemeines Sozialversicherungsgesetz (ASVG), BGBl. Nr. 189/1955 idgF
   • Allgemeines Verwaltungsverfahrensgesetz (AVG), BGBl. Nr. 51/1991 idgF
   • Angestelltengesetz (AngG), BGBl. Nr. 292/1921 idgF
   • Arbeiterkammergesetz 1992 (AKG), BGBl. Nr. 626/1991 idgF
   • ArbeitnehmerInnenschutzgesetz (ASchG), BGBl. Nr. 450/1994 idgF
   • Arbeitslosenversicherungsgesetz 1977 (AlVG), BGBl. I Nr. 609/1977 idgF
   • Arbeitsmarktpolitik-Finanzierungsgesetz (AMPFG), BGBl. 315/1994 idgF
   • Ausländerbeschäftigungsgesetz (AuslBG), BGBl. Nr. 218/1975 idgF
   • Beamten-, Kranken- und Unfallversicherungsgesetz (B-KUVG) BGBl. Nr. 200/1967 idgF
   • Behinderteneinstellungsgesetz (BEinstG), BGBl. Nr. 22/1970 idgF
   • Berufsausbildungsgesetz (BAG), BGBl. Nr. 142/1969 idgF
   • Besoldungsordnung 1994 (BO 1994), LGBl. für Wien Nr. 55/1994 idgF und die dazu ergangenen Verordnungen
   • Bezügebegrenzungs-BVG (BezBegrBVG), BGBl. I Nr. 64/1997 idgF
   • Büroordnung für den Magistrat der Stadt Wien, Erlass des Magistratsdirektors vom 24.1.2025, MDK-19556-2025
   • Bundesabgabenordnung (BAO), BGBl. Nr. 194/1961 idgF
   • Bundesgesetz, mit dem eine Entschädigung für Kriegsgefangene eingeführt wird (Kriegsgefangenenentschädigungsgesetz - KGEG), BGBl. I Nr. 142/2000 idgF
   • Bundes-Personalvertretungsgesetz (PVG), BGBl. Nr. 133/1967 idgF
   • Bundespflegegeldgesetz (BPGG), BGBl. Nr. 110/1993 idgF
   • Bundes-Verfassungsgesetz (B-VG), BGBl. Nr. 1/1930 idgF
   • Dienstnehmerhaftpflichtgesetz (DHG), BGBl. Nr. 80/1965 idgF
   • Dienstordnung 1994 (DO 1994), LGBl. für Wien Nr. 56/1994 idgF
   • Dienstrechtsverfahrensgesetz 1984 (DVG), BGBl. Nr. 29/1984 idgF
   • Dienstvorschrift für Aushilfs- und Saisonbedienstete 1997 - ABl. der Stadt Wien Nr. 8/1997 idgF
   • Dienstvorschrift für Lehrlinge 1996 - ABl. der Stadt Wien Nr. 46/1995 idgF
   • E-Government-Gesetz (E-GovG), BGBl. I Nr. 10/2004 idgF
   • Einkommensteuergesetz 1988 (EStG 1988), BGBl. Nr. 400/1988 idgF
   • Exekutionsordnung (EO), RGBl. Nr. 79/1896 idgF
   • Familienlastenausgleichsgesetz 1967 (FLAG 1967), BGBl. Nr. 376/1967 idgF
   • Finanzausgleichsgesetz (FAG) in der für die betreffenden Jahre geltenden Fassung
   • Gehaltsgesetz 1956 (GehG), BGBl. Nr. 54/1956 idgF
   • Gehaltskassengesetz 2002 (GKaG), BGBl. I Nr. 154/2001 idgF
   • Geschäftseinteilung für den Magistrat der Stadt Wien (GEM), ABl. der Stadt Wien 2019/49 idgF
   • Geschäftsordnung für den Magistrat der Stadt Wien (GOM), ABl. der Stadt Wien Nr. 28/2007 idgF
   • Gesetz über die Zuweisung von Bediensteten der Gemeinde Wien (Wiener Zuweisungsgesetz - W-ZWG), LGBl. für Wien Nr. 29/2007 idgF
   • Gesetz über die Zuweisung von Bediensteten der Gemeinde Wien an den Fonds Soziales Wien (Fonds Soziales Wien - Zuweisungsgesetz), LGBl. für Wien Nr. 19/2004 idgF
   • Gesetz über die Zuweisung von Bediensteten der Gemeinde Wien an die Anstalt "Museen der Stadt Wien" (Wiener Museen - Zuweisungsgesetz), LGBl. für Wien Nr. 99/2001 idgF
   • Gesetz über die Zuweisung von Bediensteten der Gemeinde Wien an die ASFINAG Autobahn Service GmbH Ost (ASFINAG - Zuweisungsgesetz), LGBl. für Wien Nr. 43/2006 idgF
   • Gesetz über die Zuweisung von Bediensteten der Gemeinde Wien an die Konservatorium Wien GmbH (Konservatorium Wien - Zuweisungsgesetz), LGBl. für Wien Nr. 29/2004 idgF
   • Gesundheitsberuferegister-Gesetz (GBRG), BGBl. I Nr. 87/2016 idgF
   • Gesundheits- und Krankenpflegegesetz (GuKG), BGBl. I Nr. 108/1997 idgF
   • Gleichbehandlungsgesetz (GlBG), BGBl. I Nr. 66/2004 idgF
   • Insolvenzordnung (IO), RGBl. Nr. 337/1914 idgF
   • Krankenanstalten-Arbeitszeitgesetz 1997 (KA-AZG), BGBl. I Nr. 8/1997 idgF
   • Landeslehrer-Dienstrechtsgesetz (LDG 1984), BGBl. Nr. 302/1984 idgF
   • Landesvertragslehrpersonengesetz 1966 (LVG), BGBl. Nr. 172/1966 idgF
   • Mutterschutzgesetz (MSchG), BGBl. Nr. 221/1979 idgF
   • Nachtschwerarbeitsgesetz (NSchG), BGBl. Nr. 354/1981 idgF
   • Organhaftpflichtgesetz (OrgHG), BGBl. Nr. 181/1967 idgF
   • Pensionsgesetz 1965 (PG 1965), BGBl. Nr. 340/1965 idgF
   • Pensionskassengesetz (PKG), BGBl. Nr. 281/1990 idgF
   • Pensionsordnung 1995 (PO 1995), LGBl. für Wien Nr. 67/1995 idgF
   • Privatschulgesetz (PrivSchG), BGBl. Nr. 244/1962 idgF
   • Rechnungshofgesetz 1948 (RHG), BGBl. Nr. 144/1948 idgF
   • Registerzählungsgesetz (RegZG), BGBl. 33/2006 idgF
   • Religionsunterrichtsgesetz (RUG), BGBl. Nr. 190/1949 idgF
   • Ruhe- und Versorgungsgenusszulagegesetz 1995 (RVZG 1995), LGBl. für Wien Nr. 72/1995 idgF
   • Satzungen der Krankenfürsorgeanstalt für die Bediensteten der Stadt Wien (KFA), ABl. der Stadt Wien Nr. 29a/1973 idgF
   • Schwerarbeitsverordnung, BGBl. II Nr. 104/2006 idgF
   • Stammzahlenregisterbehördenverordnung 2009 (StZRegBehV 2009), BGBl. II Nr. 330/2009 idgF
   • Statut für die Unternehmung "Stadt Wien - Wiener Wohnen", ABl. der Stadt Wien Nr. 20/1999 idgF
   • Statut für die Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund", ABl. der Stadt Wien Nr. 50/2011 idgF
   • Statut für die Unternehmung "Wien Kanal", ABl. der Stadt Wien Nr. 14A/2009 idgF
   • Unfallfürsorgegesetz 1967 (UFG 1967), LGBl. für Wien Nr. 8/1969 idgF
   • Universitätsgesetz 2002 (UG), BGBl. I Nr. 120/2002 idgF
   • Verfassung der Bundeshauptstadt Wien (Wiener Stadtverfassung - WStV), LGBl für Wien Nr. 28/1968 idgF
   • Vertragsbedienstetengesetz 1948 (VBG), BGBl. Nr. 86/1948 idgF
   • Vertragsbedienstetenordnung 1995 (VBO 1995), LGBl. für Wien Nr. 50/1995 idgF
   • Verwaltungsgerichts-Dienstrechtsgesetz (VGW-DRG), LGBl. für Wien Nr. 13/2014 idgF
   • Wiener Archivgesetz (Wr. ArchG), LGBl. für Wien Nr. 59/2006 idgF
   • Wiener Bedienstetengesetz (W-BedG), LGBl. für Wien 33/2017 idgF und die dazu ergangenen Verordnungen
   • Wiener Bedienstetenschutzgesetz 1998 (W-BedSchG 1998), LGBl. für Wien Nr. 49/1998 idgF und die dazu ergangenen Verordnungen
   • Wiener Bezügegesetz 1995, LGBl. für Wien Nr. 71/1995 idgF
   • Wiener Bezügegesetz 1997, LGBl. für Wien Nr. 42/1997 idgF
   • Wiener Gleichbehandlungsgesetz (W-GBG), LGBl. für Wien Nr. 18/1996 idgF
   • Wiener Landarbeitsordnung 1990 (Wr. LAO 1990), LGBl. für Wien Nr. 33/1990 idgF
   • Wiener Landeslehrer und Landeslehrerinnen-Diensthoheitsgesetz 1978 (LDHG 1978), LGBl. für Wien Nr. 04/1979 idgF
   • Wiener MitarbeiterInnenvorsorgegesetz (W-MVG), LGBl. für Wien 45/2004 idgF
   • Wiener Museumsgesetz (Wr. MuG), LGBl. für Wien Nr. 95/2001 idgF
   • Wiener Personalvertretungsgesetz (W-PVG), LGBl. für Wien Nr. 49/1985 idgF
   • Wiener Sozialhilfegesetz (WSHG), LGBl. für Wien Nr. 11/1973 idgF
   • Wiener Verzichtsgesetz (W-VerzG), LGBl. für Wien Nr. 12/1978 idgF
   • Zustellgesetz (ZustG), BGBl. Nr. 200/1982 idgF
2. Die Applikation ELAK dient der Protokollierung, dem Dokumentenmanagement und der Aktenführung in elektronischer Form.
   Rechtsgrundlagen:
   • Büroordnung für den Magistrat der Stadt Wien, Erlass des Magistratsdirektors vom 24.Jänner 2025, MDK-19556-2025 iVm § 52 Geschäftsordnung für den Magistrat der Stadt Wien (GOM), ABl. der Stadt Wien Nr. 28/2007 idgF iVm § 91 Abs. 4 Wiener Stadtverfassung (WStV) idgF
   • Materiengesetzliche Bestimmungen betreffend diejenigen Arbeitsgebiete, zu deren Erledigung das Kanzleisystem herangezogen wird
3. Das digitale System zur Gewährung eines Essenszuschusses wird von der externen Dienstleisterin Pluxee Austria GmbH betrieben. Dabei wird monatlich ein entsprechendes Guthaben auf die virtuellen Karten beziehungsweise die Chipkarten der Mitarbeiter*innen aufgeladen. Die hierzu erforderlichen Daten werden von der Stadt Wien im Kund*innen-Portal der Pluxee Austria GmbH hochgeladen.
   Rechtsgrundlage:
   • Vereinbarung über die Verarbeitung von Daten im Zusammenhang mit dem Betrieb eines digitalen Systems zur Gewährung eines Essenszuschusses, abgeschlossen zwischen dem Magistrat der Stadt Wien, vertreten durch die Magistratsabteilung 2 - Personalservice, und der Personalvertretung der Bediensteten der Gemeinde Wien, vertreten durch den Zentralausschuss, vom 10. April 2024

Registerabfragen

Im Zuge der Verarbeitungstätigkeit werden nachstehende Registerabfragen durchgeführt und dabei folgende personenbezogene Daten erhoben:

• Zentrales Melderegister (ZMR):
  Datenart: Adresse des aktuellen Hauptwohnsitzes
  Rechtsgrundlage: Geschäftseinteilung für den Magistrat der Stadt Wien, §§ 31 und 33 Dienstordnung 1994
• Elektronisches Kriminalpolizeiliches Informationssystem (EKIS)
  Datenart: Auskunft über Sexualstraftaten
  Rechtsgrundlage: Geschäftseinteilung für den Magistrat der Stadt Wien, § 9a Abs. 2 Strafregistergesetz 1968 iVm § 4 Abs. 3 DO 1994, § 2 Abs. 7 VBO 1995 und § 3 Abs. 9 W BedG
• Auskunftserteilung an Justiz- und Verwaltungsbehörden (AJ-WEB)
  Datenarten: Versicherungsverhältnisse
  Rechtsgrundlagen: §§ 1a und 15 Pensionsordnung 1995
• Zentrales Personenstandsregister:
  Datenart: Todeszeitpunkte von Beamt*innen, Ruhestandsbeamt*innen, Funktionär*innen und Hinterbliebenen dieser Personen
  Rechtsgrundlagen: Dienstordnung 1994, § 71 Besoldungsordnung 1994, §§ 6 Abs. 2 und 39 Abs. 2 Wiener Bezügegesetz 1995, §§ 7, 21, 30 und 40 Wiener Bezügegesetz 1997, § 4 Abs. 4 Pensionsordnung 1995

Empfänger*innen (Übermittlung und Offenlegung von personenbezogenen Daten)

Zu folgenden Zwecken werden die verarbeiteten personenbezogenen Daten aus WIPIS an folgende Empfänger*innen übermittelt oder offengelegt:

1. Bankinstitute
   Datenarten: Vor- und Familienname, akademischer Grad/Standesbezeichnung, Gesamtnetto, Bankverbindung (IBAN, BIC)
   Zweck: zur Bezugsüberweisung auf das Gehaltskonto
   Rechtsgrundlagen: Art. 6 (1) lit. a iVm Art. 7 (3) Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (DSGVO), ABl. Nr. L 119 vom 27. April 2016 und Einverständniserklärung der betroffenen Person
2. Wohnsitzfinanzamt
   Datenarten: Personalnummer, Vor- und Familienname, akademischer Grad/Standesbezeichnung, Geburtsdatum, Geschlecht, Personenstand, Anschrift, Eingetragene Partnerschaft/Ehepartner*in, Kinderdaten (Geburtsdatum, Name, Sozialversicherungsnummer), Art des Dienstverhältnisses, Sozialversicherungsnummer, steuerrechtliche Daten, Lohnzettelwerte
   Zweck: Übermittlung steuerrechtlicher Daten
   Rechtsgrundlage: § 84 Abs. 1 EStG 1988
   
3. Sozialversicherungsträger
   Datenarten: Personalnummer, Vor- und Familienname, akademischer Grad/Standesbezeichnung, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft, Geschlecht, Anschrift, Bedienstetenkategorie, Eintrittsdatum, Art des Dienstverhältnisses, Dienstende-Datum, Dienstende-Grund, Beschäftigungsausmaß, Sozialversicherungsnummer, Sozialversicherungsdaten/-beiträge, Beitragsgruppe, Geringfügigkeit, Auflösungsabgabe, Mitarbeiter*innen-Vorsorge: Beitragsgrundlage (inklusive Sonderzahlungen), Beitragshöhe, Beginn und Ende der BV-Beitragszahlung (Stichtag), Abmeldegründe
   Zweck: zur An- und Abmeldung, Übermittlung der Beitragsgrundlagen
   Rechtsgrundlage: § 41 (1) ASVG
   
4. Gläubiger*in des*r Bezugsempfänger*in sowie sonstige an der allenfalls damit verbundenen Rechtsverfolgung Beteiligte, auch bei freiwilligen Bezugsabtretungen
   Datenarten: Personalnummer, Vor- und Familienname, akademischer Grad/Standesbezeichnung, Personenstand, Anschrift, Kinderdaten (Geburtsdatum, Name), Bedienstetenkategorie, Kennzeichen für Alleinverdiener*innen, Alleinerzieher*innen, sonstige Abzüge, Mitarbeiter*innen-Vorsorge: Beitragsgrundlage (inklusive Sonderzahlungen), Beitragshöhe, Beginn und Ende der BV-Beitragszahlung (Stichtag), Abmeldegründe, Nettoentgelt (Durchschnitt der letzten 3 Monate ohne Sonderzahlungen), Gläubiger*innen und deren Vertreter*innen, Vorrang-Gläubiger*in, Forderungsdaten (Gericht, Aktenzahl, Forderung, Rang), Drittschuldner*innen-Erklärung (Durchschnittsgehalt der letzten 3 Monate)
   Zweck: Befriedigung von offenen Forderungen
   Rechtsgrundlagen: § 1 EO und §§ 1411 bis 1437 ABGB
5. Versicherungsunternehmen
   Datenarten: Personalnummer, Vor- und Familienname, akademischer Grad/Standesbezeichnung, Geburtsdatum, Geschlecht, Anschrift, Dienstende-Datum, Dienststelle, Dienstabwesenheiten, Versicherungsbeiträge (Vorsorge)
   Zweck: zur Überweisung der Beitragsleistung
   Rechtsgrundlagen: Art. 6 (1) lit. a iVm Art. 7 (3) DSGVO und § 54 DSG, Einverständniserklärung der*s Bediensteten
6. younion _ Die Daseinsgewerkschaft
   Datenarten: Personalnummer, Vor- und Familienname, akademischer Grad/Standesbezeichnung, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft, Geschlecht, Anschrift, Bedienstetenkategorie, Eintrittsdatum, Jubiläumsstichtag, Urlaubsstichtag, Vorrückungsstichtag/Stichtag für Erfahrungsanstieg, Stichtag für fiktiven Dienstantritt, Dienstende-Datum, Dienstende-Grund, Dienststelle, Dienstabwesenheiten, Sozialversicherungsnummer, Einreihung, Gewerkschaftsbeitrag, Gewerkschaftsschlüssel
   Zweck: zur Überweisung der Beitragsleistung
   Rechtsgrundlagen: Art. 6 (1) lit. a iVm Art. (3) DSGVO und § 54 DSG, Gründungsbewilligung der Militärkommandantur vom 30. April 1945, Gewerkschafts-Mitgliedsanmeldung, Einverständniserklärung der betroffenen Person
7. Personalvertretung der Stadt Wien
   Datenarten: Personalnummer, Vor- und Familienname, akademischer Grad/Standesbezeichnung, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft, Geschlecht, Anschrift, Behinderung, Bedienstetenkategorie, Dienstnehmer*innen-Verwendung, Eintrittsdatum, Ausbildungsjahr bei Krankenpflegeschüler*innen, Lehrjahr bei Lehrlingen, Jubiläumsstichtag, Urlaubsstichtag, Vorrückungsstichtag/Stichtag für Erfahrungsanstieg, Stichtag für fiktiven Dienstantritt, Dienstende-Datum, Dienstende-Grund, Dienststelle, Dienstabwesenheiten, Sozialversicherungsnummer, Einreihung, Hauptgruppe
   Zweck: zur Ausübung der Mitwirkungsrechte
   Rechtsgrundlagen: § 39 (11) W-PVG und § 22a BEinstG
8. Ärztekammer
   Datenarten: Personalnummer, Vor- und Familienname, akadedmischer Grad/Standesbezeichnung, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft, Bedienstetenkategorie, Eintrittsdatum, Art des Dienstverhältnisses, Befristungsdatum, Befristungsgrund des Dienstverhältnisses, Jubiläumsstichtag, Urlaubsstichtag, Vorrückungsstichtag/Stichtag für Erfahrungsanstieg, Stichtag für fiktiven Dienstantritt, Dienstende-Datum, Beschäftigungsausmaß, Dienststelle, Ärztekammerumlage
   Zweck: Mitgliederevidenz
   Rechtsgrundlage: § 27 ÄrzteG 1998
9. Kammern
   Datenarten: Vor- und Familienname, akademischer Grad/Standesbezeichnung, Geburtsdatum, Geschlecht, Anschrift, Art des Dienstverhältnisses, Dienststelle, Sozialversicherungsnummer, Beitragsgruppe, Geringfügigkeit
   Zweck: Mitgliederevidenz
   Rechtsgrundlagen: §§ 17a, 33, 45 und 92 AKG, § 4 (2) und § 4a NÖ Landarbeiterkammergesetz und § 5 (2) und § 31 (1) Steiermärkisches Landarbeiterkammergesetz 1991 (LAKG 1991)
10. Pensionsversicherungsanstalt
    Datenarten: Personalnummer, Vor- und Familienname, akademischer Grad/Standesbezeichnung, Frühere Namen, Geburtsdatum, Geburtsort, Anschrift, Bedienstetenkategorie, Dienststelle, Sozialversicherungsnummer
    Zweck: Anforderung der Pensionsbeiträge anlässlich einer Pragmatisierung
    Rechtsgrundlagen: §§ 308 und 311 ASVG iVm PO 1995
11. Zentralwahlausschuss der Personalvertretung
    Datenarten: Vor- und Familienname, akademischer Grad/Standesbezeichnung, Geburtsdatum, Dienststelle
    Zweck: Zur Führung der Wählerlisten
    Rechtsgrundlage: § 20 W-PVG
12. Fonds Soziales Wien - Verrechnung städtischer Pflegeheime
    Datenarten: Vor- und Familienname, akademischer Grad/Standesbezeichnung, Gesamtnetto, Bankverbindung (IBAN, BIC)
    Zweck: Zentrale Verrechnung für alle Ruhegenuss-, Versorgungsgenuss- und Waisenrentenempfänger*innen, die in städtischen Pflegeheimen wohnen
    Rechtsgrundlage: § 27 WSHG
13. Krankenfürsorgeanstalt der Stadt Wien
    Datenarten: Personalnummer, Vor- und Familienname, akademischer Grad/Standesbezeichnung, frühere Namen, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft, Geschlecht, Anschrift, Bedienstetenkategorie, Eintrittsdatum, Art des Dienstverhältnisses, Jubiläumsstichtag, Urlaubsstichtag, Vorrückungsstichtag/Stichtag für Erfahrungsanstieg, Stichtag für fiktiven Dienstantritt, Dienstende-Datum, Beschäftigungsausmaß, Dienststelle, Dienstabwesenheiten, Tag des Dienstunfalls, Angaben zum Dienstunfall, Sozialversicherungsnummer, Sozialversicherungsdaten/-beiträge, Beitragsgruppe, Geringfügigkeit, Auflösungsabgabe
    Zweck: Zur Überweisung der Beitragsleistung und zur Bekanntgabe zu Angaben zum Dienstunfall und zu den Krankenständen
    Rechtsgrundlagen: §§ 11, 31 und 33 Satzungen der KFA iVm § 22a VBO 1995, § 43 DO 1994 und § 43 W-BedG
14. Interne Dienststellen beim Verantwortlichen
    Datenarten: Personalnummer, Vor- und Familienname, akademischer Grad/Standesbezeichnung, Geburtsdatum, Geschlecht, Anschrift, Dienstausweis, Amtstitel, Verwendungs- und Funktionsbezeichnung, Berufstitel, Bedienstetenkategorie, Leistungskennzeichen (Aktiv/Ruhestand), Dienststelle
    Zweck: Zur Übermittlung von Stammdaten (zum Beispiel Kundmachungen, Kommunikationsdatenbank, Daten im Intranet und Internet, Betrieb der Telefonanlage)
    Rechtsgrundlagen: § 33 DO 1994, § 54 DSG, insbesondere § 54 (2) Z 1, 5 und 7 DSG, Art. 118 iVm 116 (2) B-VG sowie § 75 WStV, § 91 (4) WStV iVm §§ 37 bis 39 GOM, Art. 118 (3) Z 1, 2. Teilsatz B-VG, §§ 67 (2), 81 I., 82 und 105 WStV, GEM, Büroordnung, §§ 13 (1) und 18 (3) AVG
15. Pharmazeutische Gehaltskasse für Apotheker*innen Datenarten: Personalnummer, Vor- und Familienname, akademischer Grad/Standesbezeichnung, Anschrift, Bedienstetenkategorie, Eintrittsdatum, Art des Dienstverhältnisses, Befristungsdatum, Befristungsgrund des Dienstverhältnisses, Dienstende-Datum, Dienstende-Grund, Beschäftigungsausmaß, Dienststelle, Sozialversicherungsnummer
    Zweck: Zur Erfüllung der Meldepflichten
    Rechtsgrundlage: § 2 GKaG
16. Stellen, zu denen Mitarbeiter*innen abgeordnet sind
    Datenarten: Personalnummer, Vor- und Familienname, akademischer Grad/Standesbezeichnung, Bedienstetenkategorie, Dienststelle
    Zweck: Ersatz des Aktivitätsaufwandes
    Rechtsgrundlagen: Art. 6 (1) lit. a iVm Art. 7 (3) DSGVO und § 54 DSG iVm § 17 DO 1994, § 14 VBO 1995 sowie § 16 W-BedG
17. Bundesamt für Soziales und Behindertenwesen
    Datenarten: Vor- und Familienname, akademischer Grad/Standesbezeichnung, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Dienstende-Datum
    Zweck: Zur Erfüllung der Auskunfts- und Meldepflichten (bei Bediensteten ab 50 Prozent Behinderung) sowie für die Leistung des Kostenersatzes für Kriegsgefangenenentschädigungen, Bankverbindung (IBAN, BIC)
    Rechtsgrundlagen: § 16 BEinstG und § 13 KGEG
18. AUVA - Allgemeine Unfallversicherungsanstalt
    Datenarten: Vor- und Familienname, akademischer Grad/Standesbezeichnung, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft, Geschlecht, Anschrift, Eintrittsdatum, Art des Dienstverhältnisses, Beschäftigungsausmaß, Dienststelle, Tag des Dienstunfalls, Angaben zum Dienstunfall, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse
    Zweck: Betreuung der von Berufskrankheiten bedrohten Versicherten, Meldung von Arbeitsunfällen, Schutzimpfungen
    Rechtsgrundlagen: §§ 186 (1) Z 5 sowie 363 ASVG und § 37 (4) W-BedSchG 1998
19. Versicherungsanstalt öffentlicher Bediensteter
    Datenarten: Vor- und Familienname, akademischer Grad/Standesbezeichnung, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft, Geschlecht, Personenstand, Anschrift, Vertreterart (Sachwalter*in, Zustellbevollmächtigte*r, rechtsfreundliche*r Vertreter*in), Bedienstetenkategorie, Eintrittsdatum, Art des Dienstverhältnisses, Dienstende-Datum, Dienststelle, Dienstabwesenheiten, Sozialversicherungsnummer, Sozialversicherungsdaten/-beiträge, Beitragsgruppe, Geringfügigkeit
    Zweck: Zur Überweisung der Beitragsleistung, Schutzimpfungen
    Rechtsgrundlagen: §§ 11-17 sowie 159a und 159b B-KUVG, § 37 (4) W-BedSchG 1998 und § 3 (2) UFG 1967
20. Jeweils bestellte*r Abschlussprüfer*in (Wirtschaftsprüfer*in/Steuerberater*in beziehungsweise Wirtschaftsprüfungs- oder Steuerberatungsgesellschaft beziehungsweise Aktuar*in)
    Datenarten: Personalnummer, Vor- und Familienname, akademischer Grad/Standesbezeichnung, Geburtsdatum, Geschlecht, Eintrittsdatum, Art des Dienstverhältnisses, Jubiläumsstichtag, Dienststelle, Monatsbezug
    Zweck: Für die Abschlussprüfung
    Rechtsgrundlagen: § 269 ff Unternehmensgesetzbuch (UGB), dRGBl. S 219/1897 idgF, § 22 des Statuts für die Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund", § 20 des Statuts für die Unternehmung "Wien Kanal", § 20 des Statuts für die Unternehmung "Stadt Wien - Wiener Wohnen"
21. Verschiedene Versicherungsgesellschaften, bei denen die*der Bedienstete freiwillig eine Versicherung abschließt
    Datenarten: Personalnummer, Vor- und Familienname, akademischer Grad/Standesbezeichnung, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Polizzennummern von Versicherungsverträgen, Prämie für zukunftssichernde Maßnahmen
    Zweck: Zur Überweisung der Beitragsleistung
    Rechtsgrundlagen: § 3 (1) Z 15 lit. a EStG 1988
22. Bundesanstalt Statistik Österreich
    Datenarten: Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft, Geschlecht, Personenstand, Anschrift, Verschlüsseltes Bereichsspezifisches Personenkennzeichen, Art des Dienstverhältnisses, Beschäftigungsausmaß, Dienststelle, Dienstabwesenheiten
    Zweck: Übermittlung der bereichsspezifischen Personenkennzeichen
    Rechtsgrundlage: § 6 (1) RegZG
23. Stammzahlenregisterbehörde
    Datenarten: Vor- und Familienname, akademischer Grad/Standesbezeichnung, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsbürgerschaft, Geschlecht, Anschrift
    Zweck: Übermittlung der Daten zwecks Umschlüsselung in ein bereichsspezifisches Personenkennzeichen
    Rechtsgrundlagen: §§ 10 sowie 13 (2) E-GovG und § 3 StZRegBehV 2009
24. VBV - Pensionskassen AG
    Datenarten: Personalnummer, Vor- und Familienname, akademischer Grad/Standesbezeichnung, Geburtsdatum, Geschlecht, Anschrift, Eintrittsdatum, Dienstende-Datum, Dienstende-Grund, Dienstabwesenheiten, Sozialversicherungsnummer, Beiträge an Pensionskassen
    Zweck: Zur Überweisung der Beitragsleistung, Art des Dienstverhältnisses
    Rechtsgrundlagen: §§ 15 und 116 PKG iVm der Pensionskassenvereinbarung gemäß § 7a BO 1994, § 17 (1) Z 8 VBO 1995 beziehungsweise § 82 W-BedG sowie § 5 W-MVG
25. Stellen, zu denen Mitarbeiter*innen zugewiesen sind
    Datenarten: Personalnummer, Vor- und Familienname, akademischer Grad/Standesbezeichnung, frühere Namen, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsbürgerschaft, Geschlecht, Personenstand, Anschrift, Private Telefonnummer/private E-Mail-Adresse (nach Bekanntgabe der betroffenen Person), Behinderung, Vertreterart (Sachwalter*in, Zustellbevollmächtigte*r, rechtsfreundliche*r Vertreter*in), Vertreterdaten (Vertretungszeitraum, Name, Anschrift, Geschlecht, Bankverbindung), Arbeitsbewilligung, Dienstausweis, Ausbildung, Amtstitel, Verwendungs- und Funktionsbezeichnung, Berufstitel, Ehrung, Auszeichnung, Verleihung, Verschlüsseltes Bereichsspezifisches Personenkennzeichen, Eingetragene Partnerschaft/Ehepartner*in, Kinderdaten (Geburtsdatum, Name, Sozialversicherungsnummer), Bedienstetenkategorie, Dienstnehmer*innen-Verwendung, Eintrittsdatum, Art des Dienstverhältnisses, Befristungsdatum, Befristungsgrund des Dienstverhältnisses, Vordienstzeiten (Zeitraum, Art, Anrechnungszeit), Jubiläumsstichtag, Urlaubsstichtag, Vorrückungsstichtag/Stichtag für Erfahrungsanstieg, Dienstende-Datum, Dienstende-Grund, Dienstnehmer-Ersatz, Beschäftigungsausmaß, Dienststelle, Dienstposten, Dienstabwesenheiten, voraussichtlicher Entbindungstermin, Tag des Dienstunfalls, Angaben zum Dienstunfall, Schwerarbeitszeiten, Refundierungsdaten, Sozialversicherungsnummer, Sozialversicherungsdaten/-beiträge, Krankenkasse, Beitragsgruppe, Dienst-/Werkswohnung, Einreihung, Bezugsdaten, Daten zur Bezügebegrenzung, Monatsbezug, Nebengebühren/Vergütungen, Dienstreisedaten, steuerrechtliche Daten, Kennzeichen für Alleinverdiener*innen, Alleinerzieher*innen, Lohnzettelwerte, sonstige Bezüge, sonstige Abzüge, Gewerkschaftsbeitrag, Hauptgruppe, Mitarbeiter*innen-Vorsorge: Beitragsgrundlage (inklusive Sonderzahlungen), Beitragshöhe, Beginn und Ende der BV-Beitragszahlung (Stichtag), Abmeldegründe, Beiträge an Pensionskassen, Prämie für zukunftssichernde Maßnahmen, Ärztekammerumlage, Gläubiger*innen und deren Vertreter*innen, Vorrang-Gläubiger*in, Forderungsdaten (Gericht, Aktenzahl, Forderung, Rang), Schuldner*in-Daten (Unterhaltsberechtigte, pfändbarer Teil), Bankverbindung (IBAN, BIC), Haushaltsansatz, Dienstbeurteilung, Disziplinarverfahren (Datum, Status, Löschdatum, Auswirkungen), Dienstprüfung, Nebenbeschäftigung
    Zweck: Zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Rechte und Pflichten als Beschäftige*r
    Rechtsgrundlage: § 9 W-ZWG
26. Bildungsdirektion für Wien
    Datenarten: Refundierungsdaten, Sozialversicherungsnummer, Sozialversicherungsdaten/-beiträge, Krankenkasse, Beitragsgruppe, Geringfügigkeit, Auflösungsabgabe, Nebengebühren/Vergütungen, Sonstige Bezüge, Überweisungsbeträge § 308/312 ASVG, Bankverbindung (IBAN, BIC)
    Zweck: Bezugsverrechnung
    Rechtsgrundlagen: § 1 LDGH 1978, § 1 LDG 1984 und § 1 LVG
27. Rechnungshof
    Datenarten: Personalnummer, Vor- und Familienname, akademischer Grad/Standesbezeichnung, frühere Namen, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsbürgerschaft, Geschlecht, Personenstand, Anschrift, private Telefonnummer/private E-Mail-Adresse (nach Bekanntgabe der betroffenen Person), Behinderung, Vertreterart (Sachwalter*in, Zustellbevollmächtigte*r, rechtsfreundliche*r Vertreter*in), Vertreterdaten (Vertretungszeitraum, Name, Anschrift, Geschlecht, Bankverbindung), Arbeitsbewilligung, Dienstausweis, Ausbildung, Amtstitel, Verwendungs- und Funktionsbezeichnung, Berufstitel, Ehrung, Auszeichnung, Verleihung, Verschlüsseltes Bereichsspezifisches Personenkennzeichen, Eingetragene Partnerschaft/Ehepartner*in, Kinderdaten (Geburtsdatum, Name, Sozialversicherungsnummer), Bedienstetenkategorie, Dienstnehmer*innen-Verwendung, Eintrittsdatum, Art des Dienstverhältnisses, Befristungsdatum, Befristungsgrund des Dienstverhältnisses, Vordienstzeiten (Zeitraum, Art, Anrechnungszeit), Jubiläumsstichtag, Urlaubsstichtag, Vorrückungsstichtag/Stichtag für Erfahrungsanstieg, Dienstende-Datum, Dienstende-Grund, Dienstnehmer-Ersatz, Beschäftigungsausmaß, Dienststelle, Dienstposten, Dienstabwesenheiten, voraussichtlicher Entbindungstermin, Tag des Dienstunfalls, Angaben zum Dienstunfall, Schwerarbeitszeiten, Refundierungsdaten, Sozialversicherungsnummer, Sozialversicherungsdaten/-beiträge, Krankenkasse, Beitragsgruppe, Dienst-/Werkswohnung, Einreihung, Bezugsdaten, Daten zur Bezügebegrenzung, Monatsbezug, Nebengebühren/Vergütungen, Dienstreisedaten, steuerrechtliche Daten, Kennzeichen für Alleinverdiener*innen, Alleinerzieher*innen, Lohnzettelwerte, sonstige Bezüge, sonstige Abzüge, Gewerkschaftsbeitrag, Hauptgruppe, Mitarbeiter*innen-Vorsorge: Beitragsgrundlage (inklusive Sonderzahlungen), Beitragshöhe, Beginn und Ende der BV-Beitragszahlung (Stichtag), Abmeldegründe, Beiträge an Pensionskassen, Prämie für zukunftssichernde Maßnahmen, Ärztekammerumlage, Gläubiger*innen und deren Vertreter*innen, Vorrang-Gläubiger*in, Forderungsdaten (Gericht, Aktenzahl, Forderung, Rang), Schuldner*in-Daten (Unterhaltsberechtigte, pfändbarer Teil), Bankverbindung (IBAN, BIC), Haushaltsansatz, Dienstbeurteilung, Disziplinarverfahren (Datum, Status, Löschdatum, Auswirkungen), Dienstprüfung, Nebenbeschäftigung
    Zweck: Gebarungskontrolle
    Rechtsgrundlage: § 18 RHG
28. Gerichte (im Rahmen eines Disziplinarverfahrens)
    Datenarten: Personalnummer, Vor- und Familienname, akademischer Grad/Standesbezeichnung, frühere Namen, Geburtsdatum, Verwendungs- und Funktionsbezeichnung, Bedienstetenkategorie, Dienstnehmer*innen-Verwendung, Eintrittsdatum, Art des Dienstverhältnisses, Dienststelle
    Zweck: Durchführung eines Disziplinarverfahrens
    Rechtsgrundlagen: §§ 75 ff DO 1994
29. Gerichtshöfe des öffentlichen Rechts (im Rahmen eines Disziplinarverfahrens)
    Datenarten: Personalnummer, Vor- und Familienname, akademischer Grad/Standesbezeichnung, frühere Namen, Geburtsdatum, Verwendungs- und Funktionsbezeichnung, Bedienstetenkategorie, Dienstnehmer*innen-Verwendung, Eintrittsdatum, Art des Dienstverhältnisses, Dienststelle
    Zweck: Durchführung eines Disziplinarverfahrens
    Rechtsgrundlagen: §§ 75 ff DO 1994
30. Disziplinaranwält*in
    Datenarten: Personalnummer, Vor- und Familienname, akademischer Grad/Standesbezeichnung, frühere Namen, Geburtsdatum, Verwendungs- und Funktionsbezeichnung, Bedienstetenkategorie, Dienstnehmer*innen-Verwendung, Eintrittsdatum, Art des Dienstverhältnisses, Dienststelle, Disziplinarverfahren (Datum, Status, Löschdatum, Auswirkungen)
    Zweck: Durchführung eines Disziplinarverfahrens
    Rechtsgrundlagen: §§ 75 ff DO 1994
31. Gesetzliche Vertreter*in und Sachwalter*in
    Datenarten: Personalnummer, Vor- und Familienname, akademischer Grad/Standesbezeichnung, Geburtsdatum, Geschlecht, Personenstand, Anschrift, Amtstitel, Verwendungs- und Funktionsbezeichnung, Berufstitel, Kinderdaten (Geburtsdatum, Name), Bedienstetenkategorie, Eintrittsdatum, Art des Dienstverhältnisses, Befristungsdatum, Befristungsgrund des Dienstverhältnisses, Jubiläumsstichtag, Urlaubsstichtag, Vorrückungsstichtag/Stichtag für Erfahrungsanstieg, Dienstende-Datum, Dienstende-Grund, Beschäftigungsausmaß, Dienststelle, Dienstabwesenheiten, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Einreihung, Bezugsdaten, Monatsbezug, Bankverbindung (IBAN, BIC)
    Zweck: Besorgung der Rechtsgeschäfte beziehungsweise Erledigung der im Rahmen der Sachwalterschaft übertragenen Aufgaben
    Rechtsgrundlagen: §§ 239 ff ABGB

Zu folgenden Zwecken werden die verarbeiteten personenbezogenen Daten aus ELAK an folgende Empfänger*innen übermittelt oder offengelegt:

1. Zuständige Dienststellen des Magistrats der Stadt Wien
   Datenarten: Anrede, Titel, Vorname, Familienname oder sonstige Bezeichnung, Anschrift, Personalnummer, (gesetzliche) Vertreter*innen und Zustellbevollmächtigte (Name und Zustellanschrift), Telefon-, Faxnummer, E-Mail und andere zur Adressierung erforderliche Informationen, die sich durch moderne Kommunikationstechniken ergeben, Rolle im Verfahren (Einbringer*in, Antragsgegner*in, Beteiligte*r, Angehörige*r, Lieferant*in, Besteller*in etc.), zusätzliche Anmerkungen zu den angeführten Datenarten (zum Beispiel infolge von Ergänzungen, näheren Konkretisierungen), Akten- beziehungsweise Geschäftszahl, Geschäftsstücktyp, Ein- beziehungsweise Ausgangsdatum, Versandart (E-Mail, Brief, RSa etc.), Fremdzahl und Fremddatum, Bezugszahlen (zum Beispiel zu Vorakten oder Fremdakten), Sachgebiet, Betrefftext/Sachverhalt, Beschlagwortung, Beilagen (zum Beispiel eingescannte Dokumente, Urkunden etc.), Art und Anzahl der Beilagen, Bearbeitungsbeginn, Bearbeitungsstatus, Prozess (Aktenlauf - alle befassten Stellen und Personen), Einsichtsbemerkungen (Stellungnahmen der im Aktenlauf befassten Stellen und Personen), Vermerke und Notizen zum Geschäftsstück/Akt, in Zusammenhang mit der Personalverwaltung relevante Dokumente (zum Beispiel Niederschriften, Anträge auf Beförderungen, Kündigungsschreiben etc.), Termin, Frist, Erledigungstext, Erledigungsstatus, Erledigungsdatum, Bezeichnung und Anschrift der zuständigen Stelle/Organisationseinheit
   Zweck: Zur Bearbeitung
   Rechtsgrundlagen: Jeweiliges der Übermittlung zugrundeliegendes Materiengesetz, Geschäftseinteilung für den Magistrat der Stadt Wien, Geschäftsordnung für den Magistrat der Stadt Wien
2. Zuständige Stellen außerhalb des Magistrats der Stadt Wien
   Datenarten: Anrede, Titel, Vorname, Familienname oder sonstige Bezeichnung, Anschrift, (gesetzliche) Vertreter*innen und Zustellbevollmächtigte (Name und Zustellanschrift), Telefon-, Faxnummer, E-Mail und andere zur Adressierung erforderliche Informationen, die sich durch moderne Kommunikationstechniken ergeben, Rolle im Verfahren (Einbringer*in, Antragsgegner*in, Beteiligte*r, Angehörige*r, Lieferant*in, Besteller*in etc.), zusätzliche Anmerkungen zu den angeführten Datenarten (zum Beispiel infolge von Ergänzungen, näheren Konkretisierungen), Akten- beziehungsweise Geschäftszahl, Geschäftsstücktyp, Ein- beziehungsweise Ausgangsdatum, Versandart (E-Mail, Brief, RSa etc.), Fremdzahl und Fremddatum, Bezugszahlen (zum Beispiel zu Vorakten oder Fremdakten), Betrefftext/Sachverhalt, Beilagen (zum Beispiel eingescannte Dokumente, Urkunden etc.), Art und Anzahl der Beilagen, Bearbeitungsstatus, Prozess (Aktenlauf - alle befassten Stellen und Personen), Einsichtsbemerkungen (Stellungnahmen der im Aktenlauf befassten Stellen und Personen), Vermerke und Notizen zum Geschäftsstück/Akt, Termin, Frist, Erledigungstext, Erledigungsstatus, Erledigungsdatum, Bezeichnung und Anschrift der zuständigen Stelle/Organisationseinheit
   Zweck: Zur Bearbeitung
   Rechtsgrundlagen: Jeweiliges der Übermittlung zugrundeliegendes Materiengesetz

Zu folgenden Zwecken werden die verarbeiteten personenbezogenen Daten an folgende Empfänger übermittelt oder offengelegt:

1. Pluxee Austria GmbH
   Datenarten: Personalnummer, Vor- und Familienname, Geschlecht, Anzahl der Arbeitstage des Vormonats beziehungsweise Beladewert, dienstliche E-Mail-Adresse, Kennzeichnung und Postanschrift der Dienststelle beziehungsweise des Dienststellenortes
   Zweck: Betrieb eines digitalen Systems zur Gewährung der freiwilligen Sozialleistung eines Essenszuschusses
   Rechtsgrundlage: Vereinbarung über die Verarbeitung von Daten im Zusammenhang mit dem Betrieb eines digitalen Systems zur Gewährung eines Essenszuschusses abgeschlossen zwischen dem Magistrat der Stadt Wien und der Personalvertretung der Bediensteten der Gemeinde Wien

Eine Übermittlung an Drittländer im Sinne des Art. 44 DSGVO (Staaten, die nicht Mitglied in der Europäischen Union oder im Europäischen Wirtschaftsraum sind) findet nicht statt.

Hinweise

Aufbewahrungsdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden wie folgt gelöscht:

Nach 3 Jahren

Abrechnungsrelevante Daten, insbesondere:

Daten im Zusammenhang mit der Personalverwaltung, insbesondere:

Daten aus dienst- und disziplinarrechtlichen Verfahren:

Nach 4 Jahren

Nach 5 Jahren

Nach 7 Jahren

Steuerrechtlich relevante Daten, insbesondere:

Nach 10 Jahren

Nach 30 Jahren

Bereitstellung

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ergibt sich aus Ihrem Dienstverhältnis zur Stadt Wien beziehungsweise Ihrem an die Abteilung Personalservice (MA 2) gerichteten Anbringen.

Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling statt.

Betroffenenrechte

Als betroffene Person haben Sie das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung oder auf Widerspruch gegen die Verarbeitung.

Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Es wird darauf hingewiesen, dass die Verarbeitung aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf rechtmäßig war.

Wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihren Rechten nicht oder nicht ausreichend nachgekommen wird, haben Sie die Möglichkeit einer Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde:

• Barichgasse 40-42, 1030 Wien
• E-Mail: dsb@dsb.gv.at

Datenschutzbeauftragter

Für Fragen zum Datenschutz steht Ihnen der Datenschutzbeauftragte der Stadt Wien unter der E-Mail-Adresse datenschutzbeauftragter@wien.gv.at zur Verfügung.