Datenschutzrechtliche Informationen - Veranstaltungsmanagement / Öffentlichkeitsarbeit in Verbindung mit Veranstaltungen

Verantwortlicher

Folgende Informationen gemäß Artikel 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) werden von folgendem Verantwortlichen bereitgestellt:

• Stadt Wien - Wien Digital (MA 01)
• Stadlauer Straße 54 und 56
• 1220 Wien
• E-Mail: post@ma01.wien.gv.at

Verarbeitete Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Bitte beachten Sie, dass folgende von Ihnen bekannt gegebenen beziehungsweise direkt bei Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten vom oben angeführten Verantwortlichen für folgende Zwecke aufgrund folgender Rechtsgrundlagen verarbeitet werden:

Datenkategorien und betroffene Personen

Personenbezogene Daten von Kund*innen, Lieferanten, externen Interessierten sowie Mitarbeiter*innen als Teilnehmer*innen an Veranstaltungen der Abteilung Wien Digital (MA 01) werden erhoben.

Es werden von folgenden betroffenen Personen folgende personenbezogene Daten erhoben:

Organisation von Veranstaltungen

• Betroffene Personen: Teilnehmer*innen (Kund*innen, Lieferanten, externe Interessent*innen) an Veranstaltungen der Abteilung Wien Digital (MA 01):
  Personenbezogene Daten:
  1. Vor- und Zuname
  2. Kontaktdaten (Organisation oder Dienststelle, E-Mail Adresse, Postadresse, Telefonnummer)
  3. Sonstige Informationen, die für den Ablauf erforderlich sind
• Betroffene Personen: Mitarbeiter*innen der Abteilung Wien Digital (MA 01):
  Personenbezogene Daten:
  1. Vor- und Zuname
  2. Kontaktdaten (E-Mail-Adresse)
  3. Sonstige Informationen, die für den Ablauf erforderlich sind

Öffentlichkeitsarbeit in Verbindung mit Veranstaltungen

• Betroffene Personen: Teilnehmer*innen (Mitarbeiter*innen der Abteilung Wien Digital (MA 01), Kund*innen, Lieferanten, sonstige teilnehmende Personen)
  Personenbezogene Daten:
  1. Bilddaten (Fotos Videos)
  2. Vor- und Zuname der abgebildeten Person bei Abbildungen mit Relevanz der Namensnennung

Zweck der Datenverarbeitung

Der Zweck der Verarbeitung ist die Planung und Durchführung von Veranstaltungen und die damit verbundene Öffentlichkeitsarbeit der Abteilung Wien Digital (MA 01).

Im Zuge der Planung von Veranstaltungen werden personenbezogene Daten für die Anmeldung als Teilnehmer*in und organisatorische Abwicklung (zum Beispiel Teilnehmer*innen-Listen, Workshop-Teilnahme, Verpflegung) benötigt.

Darüber hinaus können im Zusammenhang mit Veranstaltungen Informationen, Mitteilungen, Berichte, Videoaufzeichnungen und Fotos von Teilnehmer*innen im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit zur Imagepflege und zu Kommunikationszwecken veröffentlicht werden.

Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Es besteht ein berechtigtes Interesse der Abteilung Wien Digital (MA 01), ihre Tätigkeiten, Leistungen und Angebote, welche unter anderem im Rahmen von Veranstaltungen präsentiert werden, darzustellen und Fotos und Videos insbesondere (Eindrücke von Veranstaltungen) zur Imagepflege zu veröffentlichen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung, wenn Sie sich für eine Veranstaltung anmelden sowie falls Ihr Name im Zuge von Veröffentlichungen von Videoaufzeichnungen oder Fotos genannt werden soll, sofern keine gesetzliche (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder vertragliche (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) Rechtsgrundlage besteht.
• § 75 Wiener Stadtverfassung - WStV, LGBl. Nr. 28/1968 idgF
• Geschäftseinteilung für den Magistrat - GEM, ABl. 2024/01 idgF

Empfänger (Übermittlung und Offenlegung von personenbezogenen Daten)

Fotos und Videos von Veranstaltungen werden auf folgenden Medien veröffentlicht:

• Internes Intranet der Stadt Wien
• Internet-Auftritt der Abteilung Wien Digital (MA 01)
• Broschüren, andere Print- und Online-Medien

Eine Übermittlung an Drittländer im Sinne des Art. 44 DSGVO (Staaten, die nicht Mitglied in der Europäischen Union oder im Europäischen Wirtschaftsraum sind) findet nicht statt.

Aufbewahrungsdauer

Organisation von Veranstaltungen

Die Daten der Teilnehmer*innen (Kund*innen, Lieferant*innen, externe Interessent*innen, Mitarbeiter*innen der Abteilung Wien Digital (MA 01)) an Veranstaltungen (Kontaktdaten und sonstige Informationen, die für den Ablauf erforderlich sind) werden nach Veranstaltungsende und gegebenen Falls Versendung von Unterlagen an die Teilnehmer*innen gelöscht.

E-Mails zur Einladung und rund um die Veranstaltung werden 7 Jahre ab Veranstaltungstag aufbewahrt.

Öffentlichkeitsarbeit in Verbindung mit Veranstaltungen

Nicht veröffentlichte Fotos und Videos werden nach 3 Jahren gelöscht beziehungsweises unverzüglich bei Widerruf der Einwilligung.

Veröffentlichte Fotos und Videos werden nach Beendigung der Veröffentlichung gelöscht.

Betroffenenrechte

Als betroffene Person haben Sie das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung oder auf Widerspruch gegen die Verarbeitung.

Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Es wird darauf hingewiesen, dass die Verarbeitung aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf rechtmäßig war.

Wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihren Rechten nicht oder nicht ausreichend nachgekommen wird, haben Sie die Möglichkeit einer Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde:

E-Mail: dsb@dsb.gv.at

Datenschutzbeauftragter

Für Fragen zum Datenschutz steht Ihnen der Datenschutzbeauftragte der Stadt Wien unter der E-Mailadresse datenschutzbeauftragter@wien.gv.at zur Verfügung.