Akten- und Skartierungspläne für Behörden

Archivgut im Depot

Nach der Skartierungsordnung (von Italienisch scartare = vernichten) des Wiener Magistrats haben alle Dienststellen gemeinsam mit dem Wiener Stadt- und Landesarchiv (MA 8) einen Akten- und Skartierungsplan (ASP) über die besonderen Aufbewahrungsfristen ihrer Unterlagen zu erstellen.

Der Akten- und Skartierungsplan ist ein Verzeichnis über sämtliche in der Dienststelle geführten Akten, die zugehörigen Protokolle, Urkunden, Register, Datenanwendungen sowie sonstige Unterlagen und Arbeitsbehelfe. In diesem werden weiters die jeweiligen Aufbewahrungsfristen und Vorbewertungen hinsichtlich der Archivwürdigkeit festgelegt. Der Skartierungsplan dient der Evidenzhaltung von Aufbewahrungsfristen und archivischen Bewertungsentscheidungen.

Vorteile

Akten- und Skartierungspläne führen zu einer Effizienzsteigerung in den Dienststellen, da Unterlagen auf einfache Weise archiviert oder gelöscht werden können. Das gesamte Anbieteverfahren von Akten gegenüber dem Wiener Stadt- und Landesarchiv wird damit radikal vereinfacht. Transparente Abläufe und geringere Speicherkosten für Unterlagen führen zudem zu enormen Kostenersparnissen. Die normenkonforme Vernichtung schützt die Dienststelle zudem vor unerwünschten rechtlichen Folgen, die aus dem Löschgebot des Datenschutzgesetzes entstehen. Außerdem werden durch Akten- und Skartierungspläne die Leistungen der einzelnen Dienststellen transparent gemacht. Und schließlich werden archivwürdige Unterlagen zur Wahrung der Rechtssicherheit, zur Unterstützung der Verwaltung und zur Schaffung von Grundlagen für historische und sozialwissenschaftliche Forschung gesichert.

Erstellung

Die Dienststellen nominieren hierfür eine Projektkoordinatorin oder einen Projektkoordinator, die oder der gemeinsam mit dem Wiener Stadt- und Landesarchiv den Prozess der Aktenführung durchleuchtet und auf Verbesserungsmöglichkeiten untersucht. Im Akten- und Skartierungsplan sind Sachgebiete zu definieren. Für jedes Sachgebiet sind die Aufbewahrungsdauer, die zugrundeliegenden Rechtsvorschriften und die federführende Stelle zu bestimmen. Jedes Sachgebiet bekommt ein Aktenzeichen zugewiesen. Vom Wiener Stadt- und Landesarchiv ist festzulegen, welche Sachgebiete als archivwürdig einzustufen und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ganz oder teilweise in den Archivbestand überzuführen sind. Wenn Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden können, wird dies ebenfalls festgehalten.

Ansprechpersonen

Um einen Akten- und Skartierungsplan in Ihrer Dienststelle einzuführen, wenden Sie sich bitte telefonisch oder per E-Mail an das Wiener Stadt- und Landesarchiv: Öffnungszeiten und Kontakt.