5.6.1 Einleitung

PDF (Portable Document Format) ist ein beliebtes und weit verbreitetes Dateiformat. Der Vorteil von PDF ist, dass Dokumente auf allen Betriebssystemen und in allen Darstellungen (am Bildschirm, im Druck) immer gleich aussehen, so wie von der Autorin oder dem Autor gewünscht.

Viele der im Internet angebotenen PDF-Dokumente sind aber nicht barrierefrei. Das heißt, sie sind für Menschen mit Behinderungen kaum bis gar nicht nutzbar. PDF ist also aus Sicht der Zugänglichkeit derzeit nach wie vor problematisch.

Auch in Hinblick auf die Verwendung von PDF als Archivierungsformat sind die folgenden Richtlinien zu berücksichtigen.

10 Grundregeln zum Umgang mit PDF

Für den raschen Einstieg in die Thematik sind die wichtigsten Eckpunkte situationsbezogen (selber erstellen, beauftragen, prüfen, ...) aufgelistet.

1. Verwenden Sie keine PDF-Dokumente, wenn nicht unbedingt notwendig.
2. Begründen Sie, warum Sie PDF verwenden.
3. Verwenden Sie zur Erstellung der Quelldokumente Formatvorlagen.
4. Bilder, insbesondere Grafiken, Tabellen, erfordern alternative Texte.
5. Bieten Sie bei größeren Dokumenten ein "intelligentes" Inhaltsverzeichnis an.
6. PDF, die auf wien.at veröffentlicht werden, müssen barrierefrei gestaltet sein, zumindest aber als strukturierte Dokumente (Tagged PDF) vorliegen.
7. Überprüfen und korrigieren Sie gegebenenfalls PDF, die Ihnen zur Onlinestellung übermittelt wurden.
8. Stehen keine Ressourcen für die barrierefreie Gestaltung beziehungsweise Überarbeitung zur Verfügung, bieten Sie zusätzlich ein RTF-Format an.
9. Verschlüsseln Sie PDF nicht.
10. Machen Sie diese Richtlinien zum Vertragsbestandteil von Aufträgen.

Was erfahren Sie in diesem Kapitel?

• Warum für Webinhalte auf wien.at grundsätzlich HTML verwendet werden soll.
• In welchen Fällen der Einsatz von PDF sinnvoll ist.
• Die Vor- und Nachteile von PDF, vor allem was die Zugänglichkeit betrifft.
• Grundsätze und praktische Anleitungen zur Erstellung von barrierefreien PDF-Dokumenten.
• Warum für die Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente Adobe Acrobat Professional (ab Version 5.0) benötigt wird.

Nach der Lektüre dieses Kapitels können Sie die Qualität eines PDF-Dokuments hinsichtlich der Zugänglichkeit beurteilen.

An wen richtet sich dieses Kapitel?

• Autorinnen und Autoren, die PDF-Dokumente für wien.at erstellen
• Internetbeauftragte, die (von Dritten erstellte) PDF-Dokumente in Internetauftritte oder Online-Datenbanken auf wien.at einbinden möchten
• Entwickler-Teams, die sich mit der automatisierten Erstellung von PDF-Dokumenten befassen
• Agenturen, die PDF-Dokumente (aber auch Dokumente, die mit Textverarbeitungs- oder Layout-Programmen erstellt wurden) für die Stadt Wien erstellen, bei denen eine (spätere) Veröffentlichung auf wien.at nicht ausgeschlossen werden kann