5.6.12 Beauftragung externer Dienstleister

Die folgende Checkliste verfolgt den Zweck, die Qualitätsrichtlinien für PDF möglichst früh in den Produktionsprozess von Dokumenten einzubringen, um eine nachträgliche Bearbeitung zu ersparen. Sie wendet sich in erster Linie an externe Dienstleister, in deren Beauftragung die Checkliste einbezogen werden sollte, aber ebenso an alle Magistratsbediensteten, die Office- oder PDF-Dokumente erstellen.

Werden externe Dienstleister mit der Erstellung von PDF-Dokumenten beauftragt, sollte bereits vor der Beauftragung überlegt werden, ob die Dokumente auch im Internet publiziert werden sollen. In diesem Fall sind nach Möglichkeit folgende Richtlinien umzusetzen:

• Übermitteln Sie schon vor der Beauftragung die folgende Checkliste an die Agentur, damit die Agentur bereits vorab weiß, wie das Endprodukt auszusehen hat. Ebenso können der Aufwand und die Kosten leichter abgeschätzt werden.
• Machen Sie bei der Beauftragung die Checkliste zum Auftragsbestandteil.
• Machen Sie bei der Beauftragung auch die Mitlieferung des Textes als Open Office-, RTF- oder Word-Dokument zum Leistungsgegenstand. Dies erleichtert eine spätere Weiterverarbeitung. Bei der Erstellung dieser Dokumente sollte auf jeden Fall mit Formatvorlagen gearbeitet werden.
• Korrekturen während des Herstellungsprozesses dürfen nicht nur im Layoutdokument, sondern müssen auch im originalen Textdokument durchgeführt werden.
• Bestehen Sie, wenn möglich, auf ein barrierefreies PDF-Dokument und prüfen Sie das gelieferte PDF-Dokument.

Checkliste für die Publikation von PDF-Dateien auf wien.at