4.1.7 Wartung eines Themenauftritts

Nach erstmaliger Online-Stellung eines Themenauftritts bleibt die Verantwortlichkeit für die Inhalte aufrecht. Das bedeutet, dass die Seiten von den zuständigen Abteilungen regelmäßig auf Ihre Aktualität geprüft werden müssen. Die Frequenz der Prüfung ist dabei abhängig vom Inhalt.

Eine wichtige Quelle für notwendige Aktualisierungen ist das Feedback der Benutzerinnen und Benutzer. Hier ist sicherzustellen, dass nicht nur in einer Beantwortung einer Anfrage der neue Wissensstand kommuniziert wird, sondern auch auf der entsprechenden Seite eine Aktualisierung erfolgt.

Erinnerungsfunktion "Verfallsdatum"

Unterstützung bietet die Erinnerungsfunktion des vieW4/CMS - jedem Dokument kann beim Erstellen ein "Verfallsdatum" gegeben werden, bei dem eine Erinnerung per E-Mail geschickt wird.

Zeitkritische Inhalte (zum Beispiel Veranstaltungen) müssen nach Ablauf gelöscht oder überarbeitet werden, da sich der Inhalt auf Vergangenes bezieht. Hier empfiehlt sich die Vorbereitung einer neuen Version einer Seite, die dann nach Ablauf der Veranstaltung vom CMS automatisch publiziert werden kann (entsprechend kann die Erinnerungsfunktion des CMS bei Erreichen des "Verfallsdatum" auch eine automatische Löschung des Inhalts ausgelöst werden kann).

Auch nicht-zeitkritische Inhalte sollten in größeren Intervallen (standardmäßig ist das Verfallsdatum im vieW4/CMS auf ein Jahr eingestellt) überprüft werden, da sich im Laufe der Zeit der Wissensstand ändern kann (zum Beispiel Informationen über geplante Bauvorhaben, die spätestens bei Realisierung des Bauvorhabens überarbeitet werden müssen). Inhalte, die nicht mehr benötigt werden, sollen gelöscht werden.

Verfallsdaten sind so zu setzen, dass sie die erwartbaren Veränderungen in einem Dokument zeitlich knapp unterschreiten. Ist zum Beispiel bekannt, dass sich ein Inhalt auf den Sommer bezieht, so ist beim Verfallsdatum darauf zu achten, dass es Ende des Sommers gesetzt wird.
Dabei ist auch die mögliche Dauer für die Aktualisierung selbst einzurechnen.

Im Rahmen der wiederkehrenden Kontrolle ist auf Aktualität und Plausibilität der Inhalte zu achten. Das umfasst

• die Kontrolle von Daten (Hinweise auf die Vergangenheit, sichtlich veraltete Information, Bilder, ...),
• die Einarbeitung von bekannten Veränderungen (Gesetzesänderung oder Wahl, Fertigstellung einer Baustelle, Adressänderung, ...) sowie
• das Entfernen von relativen Zeitangaben ("heute", "nächstes Jahr", "vergangene Woche", ...), die durch absolute Zeitangaben zu ersetzen sind ("im Jahr 2012", "am 23.12.2012", etc.).

Im Zuge dieser Kontrolle ist auch die Plausibilität und Korrektheit der Metadaten (Schlagworte, Beschreibung, HTML-Titel, ...) zu überprüfen.

Inhalte (Seiten, Bilder, PDFs, ...) können nur dann "kein" Verfallsdatum haben, wenn sichergestellt ist, dass sich diese Inhalte nicht mehr ändern. Dies betrifft zum Beispiel Aussendungen der Rathauskorrespondenz, historische Bilder und Berichte, Jahresberichte oder ähnliches.

URL-Link-Check

Durch aktuell gehaltene Inhalte wird die Relevanz eines Themenauftritts auf Dauer gesichert. Durch einen wöchentlichen URL-Link-Check werden alle Links auf wien.at überprüft. Die wien.at-Redaktion überprüft das Gesamtergebnis, übermittelt den Abteilungen die tatsächlich fehlerhaften Links per E-Mail und ersucht um rasche Korrektur. Nur so kann sichergestellt werden, dass keine defekten Links auf wien.at vorhanden sind.

Strukturen überdenken

Es empfiehlt sich auch, in regelmäßigen Abständen das Thema als Ganzes zu überprüfen.

Oft entstehen erst im Laufe der Zeit mehrere Inhalte zu einem Thema. Dann ist ein Unterthema (eigener Ordner) ratsam.

Umfangreiche Überarbeitung

Bitte kontaktieren Sie die wien.at-Redaktion vor Beginn einer umfangreicheren Überarbeitung. Die wien.at-Redaktion (bzw. ihre Dienstleister) übernimmt die Qualitätssicherung, kümmert sich, falls nötig, um das Anlegen neuer Verzeichnisse und die Freischaltung der Inhalte. Die Abteilung erstellt die neuen bzw. korrigierten Inhalte.