Checkliste für die Publikation von PDF-Dateien auf wien.at

Bei der Erstellung von Textdokumenten für wien.at sind Richtlinien zu berücksichtigen, die die Archivierung und Zugänglichkeit (Kompatibilität, Benutzerfreundlichkeit, Barrierefreiheit) der Dokumente betreffen.

Da bei der Erstellung von Textdokumenten oft noch nicht an eine spätere Veröffenlichung im Internet gedacht wird, wird empfohlen, diese Checkliste generell bei der Erstellung von Text- und PDF-Dokumenten anzuwenden, um eine nachträgliche Bearbeitung zu ersparen.

Quelldokumente

Schon die Quelldokumente (die Dokumente aus denen dann die PDFs erzeugt werden) müssen entsprechend aufbereitet werden (wenn das Programm mit dem das Quelldokument erstellt wird die nötigen Funktionen hat):

• Verwendung eines Inhaltsverzeichnisses
• Verwendung von sinnvollen und hierarchischen Formatvorlagen (Überschriften, Absätze, Listen etc.)
• Festlegen der Dokumentensprache und der Sprachänderungen im Text
• Bilder mit Alternativtexten versehen
• Gescannte Texte vorab in maschinenlesbare Texte umwandeln
• Verwendung von "Standard Schriftarten" (Schriftarten die es ermöglichen Zeichen in Text zu extrahieren)

Es wird empfohlen, als Grundlage eine Formatvorlagen zu verwenden: Formatvorlagen zur Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente

Umwandlung zu PDF

Die Umwandlung sollte mittels Adobe Acrobat (ab Version 6) oder in einer neueren Version von Open Office stattfinden.

Beispiel Microsoft Word Quelldokument:

• Das Dokument darf bei der Konvertierung nicht verschlüsselt oder geschützt werden (nur in begründeten und rückgesprochenen Ausnahmefällen)
• Word-Überschriften müssen zu Lesezeichen konvertiert werden.
• Das PDF muss "mit Tags" erstellt werden.

Fertigstellung z.B. mit Adobe Acrobat

• Nachträgliche Kontrolle bzw. Festlegung der Dokumentsprache
• Vollständige Ausgabehilfeprüfung (Menü "Erweitert" - "Ausgabehilfe" - "Vollständige Prüfung") durchführen.
• Darin auftretende Fehler korrigieren.
  Wenn Fehler nicht korrigiert werden können sind die Fehler in einem "readme.txt"-File zu protokollieren und mit abzugeben.

Alternativdokumente

Zusätzlich zum PDF müssen auch inhaltlich identische Quelldokumente abgegeben werden. Handelt es sich beim Quelldokument um ein Layout- bzw. Grafik-File wie Xpress, Indesign, Photoshop, etc. muss ein Textdokument mit den im Quelldokument verwendeten Texten (wenn möglich nach den Richtlinien in Punkt 1 gestaltet) zusätzlich abgegeben werden.

Ist aus zeitlichen Gründen keine Bereitstellung eines barrierefreien PDF möglich, wird zusätzlich zur urspünglichen PDF-Version eine RTF-Version angeboten.