4.3 Stadtverwaltung

Neue Amtssignatur

Durch die Amtssignatur kann nicht nur die Echtheit und Unversehrtheit des elektronischen Dokuments überprüft werden, sondern sie erleichtert auch die Erkennbarkeit der Herkunft eines Dokuments von Verantwortlichen des öffentlichen Bereichs. Der Ausdruck eines amtssignierten Dokuments hat, wenn dieses von einer Behörde stammt, die Beweiskraft einer öffentlichen Urkunde. Das Aufbringen der Amtssignatur auf Schriftstücke erfolgt in der Regel direkt im ELAK (Sytem für Elektronische Aktenführung).

Die Amtssignatur wurde nach Evaluierung und Überarbeitung der Büroordnung geändert und der Textblock um den Satz „Diese Amtssignatur gilt für Wien als Gemeinde und Land“ erweitert.

Digitaler Stempel

Mit der von Wien Digital entwickelten Lösung wird ein weiterer innovativer Schritt in Richtung digitale Verwaltung gesetzt: Der „digitale Stempel“ ermöglicht es, Unterlagen wie Beilagen zu Anträgen bei der Wiener Stadtverwaltung vollständig elektronisch einzubringen und beglaubigen zu lassen. Damit wird der bisherige Papierprozess ersetzt und eine durchgängige elektronische Bearbeitung ermöglicht. Die Amtssignatur mit dem digitalen Stempel ermöglicht raschere Verfahrensabwicklungen sowie eine Erleichterung für Bürger*innen, da sie nicht mehr persönlich bei Behörden erscheinen und Wartezeiten in Kauf nehmen müssen, um ihre Dokumente beglaubigen zu lassen. Der digitale Stempel ist sicher, rechtsgültig und wird von offiziellen Stellen anerkannt. Jährlich werden zehntausende Beilagen digital signiert, was enorme Mengen Papier spart und Ressourcen schont. Die Stadt Wien ist die erste Großbehörde, die einen solchen digitalen Stempel einsetzt. Durch die modulare Konzeption und die skalierbare Infrastruktur hat das Projekt das Potenzial als Standardlösung für digitale Verwaltungsprozesse zu dienen und kann von anderen Behörden und Institutionen adaptiert werden.

Datenbasierte Bewässerung

Mit dem Projekt „Smart Trees“ etablieren die Wiener Stadtgärten (MA 42) gemeinsam mit Wien Digital und Wien Energie eine skalierbare IoT*-Infrastruktur für das städtische Grünflächenmanagement. Ziel des Projekts ist die Umstellung der Bewässerungsabläufe auf eine datenbasierte und somit bedarfsorientierte Steuerung.

Seit Anfang 2024 werden digitale Bodenfeuchte-Sensoren an Jungbäumen eingesetzt. Die Daten laufen in der IoT-Base von Wien Digital zusammen zur Visualisierung, Auswertung und Weiterleitung an Fachsysteme. Derzeit dienen sie als Entscheidungsunterstützung, künftig sollen regelbasierte Bewässerungssteuerungen und datengetriebene Tourenplanungen die üblichen Routinearbeiten reduzieren. Erste Auswertungen zeigen bereits deutliche Einsparungen bei Wasser und Energie sowie weniger manuelle Einsätze.

Im Herbst wurde das System um Stamm-Sensoren zur Messung der Transpiration erweitert. Kombiniert mit Bodenfeuchte ergibt sich somit ein genaueres Bild des tatsächlichen Wasserbedarfs. Rund 460 Sensoren werden in verschiedenen Tiefen, Typen und Baumarten getestet, um die geeignete Ausstattung für eine stadtweite Einführung zu bestimmen.

„Smart Trees“ liefert neben operativem Nutzen auch eine wissenschaftliche Datenbasis. In Kooperation mit Universitäten und Fachstellen entstehen Erkenntnisse, die Umweltmanagement, IT und Ressourceneffizienz verknüpfen.

Digitalisierung der „Heimatrolle“

Der Magistrat der Stadt Wien ist verpflichtet, heimatrechtliche Unterlagen aufzubewahren. Die durch die Abteilung Einwanderung und Staatsbürgerschaft (MA 35) aufbewahrten Dokumente, auch „Heimatrolle“ genannt, reichen bis 1830 zurück und werden täglich genutzt, etwa zur Feststellung der Staatsbürgerschaft, für Verlassenschaften und zur Bearbeitung von Staatsbürgerschaftsanzeigen für NS-Opfer und deren Nachkommen.

Bis Ende 2025 wurden über 54.000 Anzeigen registriert.

Um die Zerstörung der Dokumente durch den intensiven Gebrauch zu verhindern, war eine Digitalisierung dringend notwendig. Bisher wurden rund 7.191.000 Dokumente durch Wien Digital im Scan-Zentrum hochauflösend digitalisiert.

Kooperationsvereinbarung MA 48

Nach einem Jahr intensiven Pilotbetriebs besiegelten Wien Digital und die Abteilung für Abfallwirtschaft, Straßenreinigung und Fuhrpark (MA 48) ihre Zusammenarbeit mit der Unterzeichnung einer Kooperationsvereinbarung.

Seit Mitte 2024 arbeiteten beide Dienststellen im Rahmen eines Pilotprojekts enger zusammen, um IT-Prozesse und Applikationsservices für die MA 48 zu vereinfachen, zu beschleunigen und transparenter zu gestalten. Im Zentrum stand die Einführung eines virtuellen Serviceteams, das unter anderem Aufgaben aus den Bereichen Betrieb und Support übernahm – mit klar verteilten Rollen und direkter Kommunikation.

Was früher über mehrere Stationen lief – von der IT-Abteilung der MA 48 über den*die Key Account Manager*in, das Serviceteam bis hin zum Betriebsteam – funktioniert heute einfacher und effizienter: „Diejenigen, die etwas brauchen, gehen zu denjenigen, die es haben, auf direktem Weg.“

Dank strukturierter Abstimmungsprozesse, klar definierter DWP*-Kacheln (z. B. für Firewall-Freischaltungen oder Server-Anpassungen) und der Nutzung gemeinsamer Tools wie dem ITSM**-System Helix konnte die Umsetzung technischer Anforderungen deutlich beschleunigt werden.

Vorteile:

• Schnellere Umsetzung von IT-Anforderungen
• Weniger Rückfragen durch klare Zuständigkeiten
• Bessere Transparenz und Dokumentation
• Höheres gegenseitiges Verständnis durch direkte Kommunikation auf Augenhöhe

Der erfolgreiche Pilot wird in den Regelbetrieb überführt.

SAP S/4HANA

Wiener Wohnen hat das bisherige SAP ERP* System auf SAP S/4HANA umgestellt. Wien Digital migrierte das neue System in das Rechenzentrum DC01 und setzte NIS-konforme** Sicherheitstechnologie ein.

Bei dem von Wiener Wohnen gemeinsam mit SAP Österreich und Wien Digital abgewickelten Projekt erfolgte die Umstellung nach dem Konvertierungsansatz. Dabei wurde ein mehrstufiges Verfahren angewandt. Im ersten Schritt wurden Altdaten durch eine Daten-Reorganisation aus dem System gelöscht bzw. archiviert. Im zweiten Schritt wurde die Datenbank von Oracle auf SAP HANA migriert. Danach erfolgte die Konvertierung von SAP Netweaver Business Suite auf S/4HANA.

Dadurch war es neben den inhaltlichen und technischen Neuerungen in S/4 auch möglich, Kosteneinsparungen durch geringere Hardware-Ressourcen sowie eine optimierte Datenbank- und Systemperformance in einer Rechenzentrumsinfrastruktur auf technologisch aktuellem NIS konformem Stand zu erzielen.

Digitaler Zugang zu Energieausweisdaten

In einem Konzeptionsprojekt wurde auf Grundlage von EU-Richtlinien eine Plattform entwickelt, die Grundstückseigentümer*innen digitalen Zugang zu Energieausweisdaten ermöglicht. Personeller und administrativer Aufwand wird dadurch deutlich reduziert. Die Ergebnisse bilden die Basis für Folgeprojekte. Die Plattform ist so konzipiert, dass sie künftig auch für weitere digitale städtische Services erweiterbar ist.

Die Konzeption lief in drei parallelen Strängen:

• Prozessanalyse, Anforderungsaufnahme und fachliche/technische Konzeption
• Fachdatenmodellierung und Sicherstellung der Datenverfügbarkeit
• Qualitätssicherung inklusive Testkonzept und Testautomatisierung