3.3 Stadtverwaltung

Alarm für Gehörlose

Bei Wien Digital wurde ein Alarmsystem für hörbeeinträchtigte und gehörlose Mitarbeiter*innen installiert. Die Betroffenen werden mittels Textnachricht auf ihr Mobiltelefon vor Gefahren gewarnt, zum Beispiel im Falle eines Räumungsalarms im Gebäude.

Um diesen Service anbieten zu können, der Bestandteil eines modernen Brandschutzkonzepts und Krisenmanagements ist, wurde eine Schnittstelle von der Brandmeldeanlage zum Alarmserver geschaffen und dort ein Modul eingerichtet, das vordefinierte Texte an programmierbare Rufnummern sendet.

Parkraumbewirtschaftung Onlineantrag neu

Die Online Parkpickerl-Anträge werden sehr häufig genutzt. Das Parkpickerl für den Wohnbezirk wird bei den Magistratischen Bezirksämtern, die Parkbewilligung für Betriebe und Beschäftigte bei der Abteilung für rechtliche Verkehrsangelegenheiten (MA 65) beantragt. Beide Antragswege wurden modernisiert und attraktiver gestaltet, um sowohl für die Bürger*innen als auch für die Verwaltung Vereinfachungen zu erzielen.

Durch Integration zusätzlicher Register konnte bei der Antragstellung eine Vereinfachung der Verfahren für die Dienststellen erreicht werden. Die neuen Online-Anträge verstärken die Nutzung der ID-Austria durch die Antragsteller*innen, wodurch die Daten bereits bei der Antragstellung geprüft und ungültige oder Mehrfach-Anträge reduziert werden. Online Anträge bei der MA 65, die zuvor als PDF übermittelt wurden, werden nun automatisch in das PRB-Register übertragen.

Die Formulare wurden auch für häufige Sonderfälle erweitert, die bisher von Antragsteller*innen nur bei der Behörde vor Ort beantragt werden konnten, wie zum Beispiel das Kombipickerl für das Parken beim Schrebergarten. Auf der Plattform „Mein Wien“ wurde die Beantragung auch hinsichtlich Verlängerung, Verlust oder Ummeldung stark vereinfacht. Die neuen Online-Anträge wurden von Bürger*innen sehr positiv aufgenommen.

Neuentwicklung Tamborim

Die Webapplikation Tamborim wird von etwa 200 Administrator*innen der Magistratsdienststellen verwendet, um rasch und effizient Zugriffsrechte für die Fileservices in ihrem jeweiligen Verantwortungsbereich vergeben und auswerten zu können. Außerdem dient Tamborim Wien Digital zur Verwaltung der Fileservices und zur Erstellung von Rechnungsdaten, die monatlich an SAP übermittelt werden. Insgesamt werden mit Tamborim etwa 300 TB Daten auf mehr als 3.000 Fileservices verwaltet.

Um die Funktionalität auch künftig gewährleisten zu können, wurde Tamborim modernisiert. Die Infrastruktur wurde auf den neuesten Stand gebracht, das Service im neuen Datencenter (DC 01) positioniert, der Funktionsumfang erweitert und die Oberfläche erhielt eine ansprechendere Optik.

In einem Testlauf mit ausgewählten Anwender*innen wurde wertvolles Feedback für Optimierungen gesammelt.

ADONIS NP

Nach der Einführung im Magistrat wurde ADONIS NP auch im gesamten Wiener Gesundheitsverbund implementiert. Den Mitarbeiter*innen steht eine Vielzahl an neuen Funktionen zur Verfügung. Diese dienen der Dokumentation ihrer Prozesse und der integrierten Führung ihrer Managementsysteme in einem gemeinsamen Tool, mit vielen neuen Auswertungs- und Reporting-Möglichkeiten. Die gesamte Stadt Wien nutzt somit eine einheitliche Applikation für ihre Managementsysteme.

VIP.Web Umstellung

Die seit Jahren im Einsatz befindliche Eigenentwicklung zur Personaldatenverwaltung, VIPer Classic, wurde auf die Web-Applikation VIP.Web mit verbesserter Bedienbarkeit und modernerem Erscheinungsbild umgestellt. Die Umstellung wurde in mehreren Teilprojekten abgehandelt. Start des ersten Projekts im Zuge der Umstellung von VIPer Classic war bereits 2013. Eine zentrale Funktion in VIP.Web ist die Personenauswahl mit benutzerfreundlichem Aufruf aller Daten zu einer Person. Viper Classic wird aus Sicherheitsgründen noch kurze Zeit auf den Arbeitsgeräten verbleiben.

Mobile App für Hundeteam

Wien Digital hat dem neu formierten Hundeteam in der Abteilung Veterinäramt und Tierschutz (MA 60) eine mobile Applikation zur digitalen Kontrolle zur Verfügung gestellt. Nach dem Pilotbetrieb sollen die Funktionen noch erweitert werden.

Kontrolliert werden neben den Ausweisen der Hundebesitzer*innen auch die Hunde-Chip-Nummern. Das Lesegerät erfasst außerdem, ob der Hund in der Heimtier-Datenbank gemeldet ist und ob die Hundegebühren entrichtet sind. Falls nicht, wird automatisch ein E-Mail an die Abteilung für Rechnungs- und Abgabewesen (MA 6) versandt.

Außerdem können noch weitere Informationen über Hund und Besitzer*in eingeholt werden wie zum Beispiel über den Hundeführschein, Erfassung von Mängel sowie Wetterdaten für Statistiken.

Wahl-IT neu

Das Programm Wahl-IT neu, das bereits 2011 mit der Erstellung eines Grobkonzepts im Auftrag der MD-OS/ PIKT startete, wurde erfolgreich abgeschlossen. Wahl-IT ist eine Software-Eigenentwicklung von Wien Digital, die den gesamten Wahlprozess digital abwickelt. Bei der Inhouse-Entwicklung konnte Wien Digital auf die jahrzehntelange Erfahrung der Entwickler*innen mit dem Wahlprozess zurückgreifen. Die neue Anwendung kam bereits bei der EU- sowie der Nationalratswahl vollständig zum Einsatz.

Das Wählerverzeichnis wird von der neuen Wahlanwendung erstellt und dient als Datenbasis für diverse Wahlunterlagen, wie Dekrete für das Wahlpersonal, Anschreiben an Erstwähler*innen und neue Staatsbürger*innen oder Hauskundmachungen. Auch die Zuordnung des Wahlpersonals erfolgt über die neue Anwendung und wird dadurch deutlich vereinfacht.

Der gesamte Prozess der Wahlkartenverwaltung wird von der Applikation technisch unterstützt, von der Antragsstellung über die Aufbereitung der Daten für den Druck der Wahlkarte bis zur Erfassung der rückgelangten Wahlkarte. Ein weiteres Herzstück der Wahlanwendung ist die Stimmenerfassung am Wahltag und den Nachwahltagen sowie die Erfassung der daraus resultierenden Mandate der Parteien. Die Anwendung dient auch für die Aufbereitung der Ergebnisse pro Wahlsprengel für wien.gv.at.

Die neue Wahl-IT wird auch zur Auslosung von Schöff*innen und Geschworenen samt Strafregisterabfrage eingesetzt. Alle Daten werden im eigenen Rechenzentrum der Stadt Wien gespeichert und die Zugriffe sind streng geregelt.

Nationalratswahl in Zahlen

BOS-Funkgeräte Programmiersystem

Wien Digital verwaltet rund 3.200 mobile und stationäre BOS-Funkgeräte (BOS: Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben). Im Rechenzentrum der Stadt Wien wurde ein eigener Server für die Programmierung der BOS-Geräte in Betrieb genommen, um die Ausfallsicherheit und Betriebsstabilität zu gewährleisten.

Grundsätzlich erfolgt die Programmierung der im Land Wien eingesetzten Funkgeräte durch Wien Digital. Es wurde festgelegt, dass zusätzlich auch die Magistratsabteilungen Feuerwehr und Katastrophenschutz (MA 68) und Berufsrettung Wien (MA 70) Programmierungen übernehmen und Updates auf den Geräten durchführen können. In monatlichen Jour Fixe-Terminen mit beiden Dienststellen werden Schulungsthemen besprochen und Erfahrungen ausgetauscht.

Elektronische Akten-Aussonderung

Mit Abschluss des Projekts GEMMA sind alle Grundlagen vorhanden, um die automatische Aussonderung von Akten aus dem ELAK routinemäßig durchzuführen. Die Umsetzungsphase dauerte 11 Monate. Die Daten werden laufend und automatisch im ELAK skartiert und Relevantes ans Archiv übermittelt.

Die automatische Aussonderung aus dem ELAK konnte auch in den Dienststellen MD - Präsidialabteilung, Kultur (MA 7), Strategische Gesundheitsversorgung (MA 24) und Stadt-vermessung (MA 41) abgeschlossen werden. Bis 2028 ist die Ausrollung für alle Dienststellen des Magistrats geplant.

Digitaler Stempel

Mit dem von Wien Digital entwickelten Projekt wird ein weiterer innovativer Schritt in Richtung digitale Verwaltung gesetzt: Der digitale Stempel ermöglicht es, Unterlagen wie zum Beispiel Beilagen zu Anträgen bei der Wiener Stadtverwaltung vollständig elektronisch einzubringen und beglaubigen zu lassen.

Die Dokumente werden mit dem digitalen Stempel amtssigniert, was einerseits für raschere Verfahrensabwicklungen sorgt, andererseits eine Erleichterung für Bürger*innen bringt, da sie nicht persönlich bei Behörden erscheinen und Wartezeiten in Kauf nehmen müssen, um ihre Dokumente beglaubigen zu lassen. Der digitale Stempel ist sicher, rechtsgültig und wird von offiziellen Stellen anerkannt.

Ab Mai 2025 wird das Service von der Stadt Wien bereitgestellt, womit sie die erste Großbehörde ist, die einen solchen digitalen Stempel einsetzt. Durch die modulare Konzeption und die skalierbare Infrastruktur hat das Projekt das Potenzial als Standardlösung für digitale Verwaltungsprozesse zu dienen und kann von anderen Behörden und Institutionen adaptiert werden.