2.7 Moderne Software für ITIL-Prozesse
Wien Digital hat sein IT-Service Management (ITSM) modernisiert, indem es das Software Inventory standardisiert hat. Dieses Inventar ist eine zentrale Datenbank, die sämtliche in der Stadt Wien verwendete Software, ihre Versionen, Statuswerte, Eigenschaften und die zugehörigen Verantwortlichkeiten enthält. Es dient auch als Ablagesystem für Dokumentationen wie Betriebshandbücher und Release Notes.
Die Standardisierung des Software Inventorys wurde mittels der Helix Produktgruppe von MC, ein Standardwerkzeug für ITSM, umgesetzt. Wien Digital hat damit ein internes Vorhaben erfolgreich abgeschlossen, bei dem alle Prozesse zur Erfassung und Dokumentation von Software in einem einzigen Tool, dem Digital Workplace (Helix), zentralisiert wurden.
Das ursprüngliche Werkzeug für die Erfassung des Software Inventorys (HASI) bleibt für den Lesezugriff für mindestens drei Jahre erhalten. Alle Daten und Dokumente aus HASI wurden in die Configuration Management Database (CMDB) von Helix übertragen. Jede Software, einschließlich der zugekauften, im Fremdbetrieb oder in der Cloud befindlichen, muss einen Genehmigungsprozess durchlaufen, bevor sie von Wien Digital in Betrieb genommen wird. Dieser Prozess beinhaltet die technische Qualitätssicherung, die Festlegung der betriebsführenden Supportgruppe und die Überprüfung, ob alle notwendigen Informationen für den Betrieb vorhanden sind. Dies ist entscheidend, um für Audits gewappnet zu sein und entsprechende Zertifizierungen zu erhalten.
Im Zuge der Umstellung wurden etwa 12.000 historische Software-Versionen, Daten von 19.000 Versionsstammblättern und 4.000 Applikationsstammblättern in das neue System importiert. Schulungen wurden für alle 500 betroffenen Mitarbeiter*innen durchgeführt, um die Umstellung zu erleichtern.
Ein weiterer wichtiger Schritt war die Unterstützung der ITSM Prozesse durch die moderne Software-Technologie einer Kubernetes-basierten Container-Plattform. Dieser Technologiewechsel wurde im Zuge eines Updates durchgeführt und verlief für die Anwender*innen ohne Probleme.
