10.1 Fördermittel-Informationssystem (FMI)

Für den Magistrat der Stadt Wien wurde eine einheitliche Applikation zur Abwicklung von Förderungen implementiert (= Fördermittel-Informationssystem). Dieses dient der IT-Unterstützung für durchgängige Prozesse rund um ein effizientes Fördermittelmanagement, von der Antragstellung bis hin zum Abschluss des Förderfalls.

Zielsetzungen:

• IT-Unterstützung für die komplette Förderabwicklung

• Prozesskonsolidierung bzw. Prozessoptimierung

• Reduktion der derzeit eingesetzten unterschiedlichen IT-Werkzeuge (Systemkonsolidierung)

• Flexible automatisierte Auswertungen aller Förderungen in Wien (Fördercontrolling, siehe Kap. 11 )

• Automatisierte Übermittlung von Leistungsmitteilungen an die Transparenzdatenbank (siehe Kap. 8 )

Zentrales Ziel des FMI ist die Einführung einer zentralen IT-Lösung für die Stadt Wien. Dadurch wird eine durchgängige IT-Unterstützung für die gesamte Förderabwicklung (durchgängiger, elektronischer Förderakt) sowie die Reduktion der in den Förderdienststellen zuvor eingesetzten, verschiedenen IT-Werkzeuge ermöglicht.

Das FMI verwendet das Objektmodell von Dynamics 365 und nutzt ergänzende Tools zur flexiblen Konfiguration von Pflichtfeldern, Geschäftsprozessen, zum Dokumentenmanagement und zur Erstellung von Dokumentenvorlagen. Das FMI wurde in Form einer für alle Dienststellen („Mandanten“) einheitlichen Softwarelösung entwickelt, die das Objektmodell und alle Komponenten für den Standardabwicklungsprozess implementiert. Die zentrale Softwarelösung wird für jeden Mandanten einheitlich installiert. Die spezifischen Anforderungen der Dienststelle werden durch Konfigurationen umgesetzt, ohne die Einheitlichkeit der Lösung zu tangieren. Dadurch kann der Aufwand für die Wartung minimiert werden, ohne die Flexibilität gegenüber dienststellenspezifischen Anforderungen zu verlieren.

Die im Rahmen der Systemadministration anfallenden Tätigkeiten werden in der MA 01 zentral für alle Mandanten wahrgenommen. Die fachliche Administration erfolgt durch entsprechend ausgebildete und berechtigte Benutzer*innen, genannt Key-User*innen, in den Förderdienststellen selbst. Die Key-User*innen erhalten bei Bedarf Unterstützung durch das Serviceteam „Förderungen und Vergaben“ der MA 01 (Team SVR3).

Das FMI synchronisiert alle aktenrelevanten Vorgänge mit dem ELAK der Dienststelle. Je nach Zweckmäßigkeit und Geschäftsprozessgestaltung in der jeweiligen Dienststelle können Arbeitsschritte wahlweise im FMI oder im ELAK durchgeführt werden. Das FMI übermittelt auch Zahlungsaufträge in einem digitalisierten Prozess an SAP.

Übersicht Architekturkomponenten:

Aufgrund der fachlichen Anforderungen wurden folgende Umfeld-Systeme in das FMI einbezogen:

• ELAK– Zentrale elektronische Aktenführung der Förderfälle

• Sammelanträge – Zusammenstellung mehrerer Förderfälle für eine gemeinsame Genehmigung oder einen Antrag an das nach der WStV zuständige Organ

• SAP – Verwaltung der Fördermittel und Auszahlungen

• Formulargenerator – Entgegennahme elektronischer Anträge im Rahmen von EGovernment (indirekt via ELAK)

• Register – Zentrale Register der österreichischen Bundesverwaltung (z.B. ZMR, Unternehmensregister)

• Data Warehouse (Vienna DX Center, VDX) – Zusammenführung unterschiedlicher Datenquellen für verknüpfte Auswertungen

• Transparenzdatenbank – personenbezogene Einmeldung von Leistungsmitteilungen (indirekt über ein Meldetool im Data Warehouse)