5.2 Internes Kontrollsystem (IKS) und Compliance auf Seite der Fördernehmer*innen
Aufgrund des Ersuchens des Herrn Bürgermeisters vom 28. Dezember 2018 prüfte der Stadtrechnungshof Wien die Einrichtung von Compliance Management Systemen (CMS) bei den von der Stadt Wien geförderten Vereinen. Im dazu ergangenen Bericht des Stadtrechnungshofes Wien (StRH I-2/19) stellte der Stadtrechnungshof fest, dass bei den befragten Vereinen mehrheitlich kein Compliance Management System bestand. Ebenso zeigten sich in beinahe allen Fällen Mängel bei der Dokumentation der Maßnahmen des CMS.
Zahlreiche Vereine beschäftigten sich aus Anlass der Befragung das erste Mal mit dem Thema CMS. Einige Vereine legten bereits gut konzipierte Unterlagen vor. Bei jenen Vereinen, die ein CMS eingerichtet hatten, bestand das diesbezügliche Regelwerk und die Dokumentation erst seit kurzem.
Insgesamt erachtete der Stadtrechnungshof Wien die Einrichtung eines Compliance Management Systems bei allen von der Stadt Wien geförderten und beherrschten Vereinen als sinnvoll und notwendig. Dieses wäre jedoch an Größe, Struktur, Komplexität und Risikolage des Tätigkeitsfeldes eines Vereines anzupassen. Weitere Parameter dafür können u.a. auch die Mitarbeitendenzahl und die Höhe der Subventionen sein.
Den förderungsgebenden Dienststellen wurde empfohlen, entsprechende Compliance-Regelungen zu erarbeiten, die künftig auch von den Förderungswerber*innen einzufordern sind (…).
Die Etablierung bzw. die Ausgestaltung von CMS stellt grundsätzlich eine zentrale Aufgabe der jeweiligen Geschäftsführung bzw. des jeweiligen Leitungsorganes dar. Dazu gehört einerseits die Vorgabe der Ziele und des Rahmens des CMS, andererseits aber auch die Bereitstellung der dafür erforderlichen Ressourcen.
Die Compliance-Regelungen, die seitens der Förderdienststellen der Stadt Wien von den Förderwerber*innen/Fördernehmer*innen einzufordern und von diesen einzuhalten sind, betreffen ausschließlich verpflichtende Festlegungen im Hinblick auf das Förderverhältnis.
In den Förderrichtlinien werden beispielsweise Ausschluss- und Widerrufsgründe im Hinblick auf Verurteilungen wegen Förderungsmissbrauch oder eines Korruptionsdeliktes sowie bestimmte Offenlegungsregelungen im Hinblick auf politische Funktionär*innen festgelegt (siehe dazu die Muster-Förderrichtlinie im Anhang).
Der seitens der Förderwerber*innen bei Gesamtförderungen (das sind Förderungen zur Deckung des gesamten oder aliquoten Teiles des nach Abzug allfälliger Einnahmen verbleibenden Fehlbetrages für die bestimmungsgemäße Tätigkeit – dies umfasst sowohl die Gesamttätigkeit als auch eine Teilbereichstätigkeit - innerhalb eines bestimmten Zeitraumes) verpflichtend zur Kenntnis zu nehmende Verhaltenskodex samt Compliance-Regelungen für Förderwerber*innen und Fördernehmer*innen der Stadt Wien beinhaltet die Empfehlung an die Fördernehmer*innen, auf Basis der Erfordernisse des eigenen Tätigkeitsfeldes und den spezifischen bzw. festgestellten Risiken, sowie unter Berücksichtigung der vorhandenen Ressourcen, die Implementierung eines adäquaten und wirksamen CMS – soweit noch nicht vorhanden – zu prüfen. Darüber hinausgehend haben Fördernehmer*innen unabhängig von der Implementierung bzw. Ausgestaltung des jeweiligen CMS zur Sicherstellung der Einhaltung der Förderbedingungen verpflichtende Compliance-Regelungen zur Verhinderung von Fördermissbrauch, Korruption sowie Diskriminierung sowie bestimmte Mindestinhalte für IKS (Vier-Augen-Prinzip, Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten, Regelungen für Beschaffungen und Leistungsvergaben sowie Regelungen für Insichgeschäfte) in internen Handlungsanleitungen festzulegen.
Durch gewisse Angaben im Rahmen des Sachberichts (siehe dazu Kap. 15.2.2.1) wird die Umsetzung der von den Fördernehmer*innen aufgrund des Verhaltenskodex erlassenen Compliance-Regelungen von den Förderdienststellen im Zuge der Abrechnung (Kontrolle der widmungsgemäßen Verwendung der Förderung, siehe dazu Kap. 15.3) ab einer bestimmten Förderhöhe überprüft.
Aufgrund der Unterschiedlichkeit der verschiedenen Förderprogramme der Stadt Wien mit jeweils unterschiedlichen Fördernehmer*innen (im Hinblick auf die Rechtsform, die Größe etc.) sowie unterschiedlichen Förderhöhen gibt es in Übereinstimmung mit der diesbezüglichen Empfehlung des StRH in Bezug auf die Compliance-Regelungen Abstufungen im Hinblick auf die verpflichtende Umsetzung bzw. Überprüfung.