15.3 Kontrolle der widmungsgemäßen Verwendung

Die Förderdienststelle hat eine Kontrolle der widmungsgemäßen Verwendung der Fördermittel sowie der Einhaltung der vertraglichen Förderbestimmungen, Förderbedingungen, Termine und Auflagen durchzuführen.

Während die standardisierten Prüfprozesse dienststellenintern im Rahmen des IKS (vgl. dazu auch Kap. 5.1.1) festzulegen sind (z.B. Abrechnungsleitfäden, Checklisten), sind die gegenüber den Fördernehmer*innen zu setzenden Kontrollmaßnahmen zum Zwecke der Transparenz auch in der jeweiligen Förderrichtlinie zu veröffentlichen und vertraglich zu vereinbaren.

Die Prüfung der widmungsgemäßen Verwendung ist zeitnahe nach Vorlage des Verwendungsnachweises (Sachbericht und zahlenmäßiger Nachweis) durchzuführen. Dieser ist auf Plausibilität und Abweichungen im Hinblick auf die im Rahmen des Förderansuchens/Förderantrages gemachten Angaben und die vorgelegte Kalkulation zu überprüfen. Für eine nachvollziehbare Dokumentation der Verwendungskontrolle sind dienststelleninterne Checklisten zu erstellen, zu verwenden und im Förderakt zu protokollieren.

Auch das abschließende Prüfergebnis (Prüfvermerk) ist unter Verwendung eines entsprechenden Formblattes schriftlich im Förderakt festzuhalten. Dieser hat gegebenenfalls auch entsprechende Festlegungen in Zusammenhang mit der Zuführung von Fördermitteln zu einer Zahlungsmittelreserve (Rücklage) zu enthalten (siehe Kap. 15.3.4).

Die Förderdienststelle hat dafür Sorge zu tragen, dass die mit der Verwendungskontrolle betrauten Personen entsprechend geschult sind bzw. über das notwendige fachliche und unternehmerische Verständnis verfügen. Die Kontrolle der widmungsgemäßen Verwendung hat unter Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips zu erfolgen.

Bei mehrjährigen und unbefristeten Förderungen sind in angemessenen Zeitabständen auch Zwischenkontrollen durchzuführen, beispielsweise durch eine Aufforderung zur bzw. ohnedies vertraglich vereinbarte Vorlage von Zwischenberichten (Sachbericht und zahlenmäßiger Nachweis), durch Qualitäts- bzw. Prüfgespräche etc. Zu diesem Zweck sollte vertraglich vereinbart werden, dass weitere Auszahlungen erst nach Vorlage und Abnahme der Zwischenberichte erfolgen.

Die nachfolgend angeführten wichtigsten Instrumente der Verwendungskontrolle sind nicht als abschließende Aufzählung der Kontrollmaßnahmen zu verstehen. Bei Auswahl bzw. bei der Entscheidung, welche spezifischen Instrumente im Rahmen der Kontrolle eingesetzt werden, ist der diesbezügliche Verwaltungsaufwand jedenfalls in angemessener Relation zur Höhe des jeweiligen Förderbetrages zu setzen.

15.3.1 Prüfung des Sachberichts

Eine Überprüfung, ob der gewährte Förderbetrag widmungsgemäß verwendet wurde, hat sich nicht alleine auf eine betragliche Prüfung zu beschränken, sondern ist vielmehr auch eine inhaltliche Prüfung der gewährten Förderung im Hinblick auf ihre Effektivität bzw. insbesondere dahingehend vorzunehmen, ob die Fördermittel tatsächlich für den Fördergegenstand verwendet wurden, und ob der Förderzweck bzw. das angestrebte Ziel überhaupt erreicht wurde.

Der Sachbericht ist von der Förderdienststelle auf Plausibilität sowie Nachvollziehbarkeit im Hinblick auf die gemachten Angaben zur Zielerreichung bzw. Erfolgsmessung zu überprüfen. Unklarheiten bzw. Widersprüche sind auf geeignete Weise aufzuklären.

Beispiel:
Wenn der Förderzweck im Rahmen der Förderung einer Veranstaltung auch darin besteht, eine Publizität, ein großes Publikum und damit verbunden auch einen Werbewert für die Stadt Wien zu erreichen, aus dem Sachbericht bzw. aus sonstigen vorgelegten Unterlagen jedoch hervorgeht, dass das angestrebte Ziel nicht erreicht wurde (z.B. weil statt den ursprünglich geplanten 10.000 Gästen nur 500 Gäste gekommen sind), sollte eine Abklärung erfolgen und gegebenenfalls die Rückforderung eines (Teil-)Betrages geprüft werden.

15.3.2 Prüfung des zahlenmäßigen Nachweises

Der vorgelegte zahlenmäßige Nachweis (Einnahmen-Ausgaben-Aufstellung, Jahresabschluss, allfällig zusätzlich angeforderte Unterlagen wie Belegsaufstellung, Buchungsjournale, Einzelkontennachweise etc.) ist seitens der Förderdienststelle auf Plausibilität zu prüfen. Darüber hinaus ist zu prüfen, ob Abweichungen zu der die im Rahmen des Förderansuchens/Förderantrags vorgelegten Kalkulation (Einnahmen-Ausgaben-Aufstellung) bestehen. Bei Abweichungen sind geeignete Maßnahmen zu setzen, um diese aufzuklären. Gelingt dies nicht, ist ein Widerruf samt allfälliger Rückforderung zu prüfen (siehe Kap. 16).

Die Förderdienststelle hat auch zu überprüfen, ob der zahlenmäßige Nachweis tatsächlich nur förderbare Kosten enthält. Förderbar sind jedenfalls immer nur die zur Erreichung des Förderziels notwendigen Kosten. Ein Katalog förderbarer bzw. nicht förderbarer Kosten kann der Muster-Förderrichtlinie (siehe Anhang) entnommen werden.

15.3.3 Vertiefte Verwendungskontrolle (Belegsprüfung, Vor-Ort-Kontrollen und/oder Abhalten eines Gesprächs)

Die Förderdienststelle hat im Rahmen ihres IKS festzulegen, bei wie vielen Förderfällen sie in einem Jahr eine vertiefte Verwendungskontrolle vornimmt. Dabei ist eine Mischung aus einem Zufallsprinzip (in Form eines gewissen Prozentsatzes, z.B. 10 % aller Förderfälle in einem Jahr) sowie einer bewussten, auf Erfahrungen basierenden Entscheidung anzuraten.

Im Rahmen der bewussten Entscheidung sind insbesondere folgende Aspekte zu berücksichtigen:

• Höhe des Förderbetrages

• Konkrete (negative oder positive) Erfahrungen der Förderdienststelle im Hinblick auf die/den Fördernehmer*in

• Wird der/dem Fördernehmer*in das erste Mal eine Förderung gewährt?

• Wurde die/der Fördernehmer*in bereits vertieft überprüft? Was waren die Ergebnisse?

• Wurden Unstimmigkeiten im Verwendungsnachweis festgestellt?

Bei der Belegsprüfung sind die Einhaltung der formellen und materiellen Voraussetzungen zu prüfen. Aus formeller Sicht ist insbesondere darauf zu achten, dass die Rechnung an den Namen und die Anschrift der jeweiligen Fördernehmer*innen ausgestellt ist. Die/der Fördernehmer*in muss die/der Leistungsempfänger*in sein. Aus inhaltlicher Sicht ist zu prüfen, ob es sich tatsächlich um förderbare Kosten entsprechend der Förderrichtlinie oder des Fördervertrages handelt. Weiters ist das Vorliegen einer allfälligen Vorsteuerabzugsberechtigung zu berücksichtigen.

Da der Verwaltungsaufwand jedenfalls in angemessener Relation zur Höhe des jeweiligen Förderbetrages zu setzen ist, sollte von einer Prüfung sämtlicher Belege (außer im Rahmen einer vertieften oder anlassbezogenen Verwendungskontrolle) Abstand genommen werden. Entsprechend den vorhandenen personellen Ressourcen sind stichprobenartige Prüfungen festzulegen.

Beispiel für eine Stichprobe nach dem Zufallsprinzip:
In einem ersten Schritt sind 10 % der Belege, höchstens jedoch 50 Belege, zu prüfen. Die Stichprobe hat repräsentativ zu sein, somit kleine, mittlere und große Rechnungsbeträge zu enthalten. Führt diese Prüfung zu keiner Beanstandung, ist die Belegsprüfung abgeschlossen. Im Falle einer Beanstandung ist eine weitere Stichprobe iHv 10 % der Belege, höchstens jedoch 50 Belege, zu ziehen und zu prüfen. Führt diese weitere Prüfung zu keiner Beanstandung mehr, ist die Belegsprüfung abgeschlossen. Im Falle einer weiteren Beanstandung ist eine erneute Stichprobe zu ziehen. Diese Vorgehensweise ist solange zu wiederholen, als keine Beanstandung mehr festgestellt wird oder keine Belege mehr vorhanden sind.

15.3.4 Übertrag in das nächste Jahr bzw. Zuführung zu einer Rücklage

Werden bei Gesamtförderungen Fördermittel im jeweiligen Förderjahr nicht zur Gänze verbraucht und sollen diese nicht verbrauchten Fördermittel ins nächste Jahr übertragen werden oder einer Zahlungsmittelreserve (Rücklage) zugeführt werden, kann die Förderdienststelle von einer Rückforderung absehen und einen Übertrag der nicht verbrauchten Fördermittel bzw. die Zuführung zu einer Zahlungsmittelreserve mit der/dem Fördernehmer*in vereinbaren. Voraussetzung hierfür ist, dass der Beschluss des nach der WStV zuständigen Organs sowie die jeweilige Förderrichtlinie dem nicht entgegensteht.

Die entsprechenden Festlegungen über die weitere Verwendung dieser Mittel bzw. den nachfolgenden Nachweis der widmungsgemäßen Verwendung sind zwischen der Förderdienststelle und der/dem Fördernehmer*in schriftlich festzuhalten.