8.2 Amtssignatur

Eines der wesentlichen Institute des E-GovG ist die Amtssignatur (§§ 19 ff. E-GovG). Die Amtssignatur ist eine besondere (fortgeschrittene) elektronische Signatur, die in digitale Dokumente eingebracht wird. Mit dieser können handschriftliche Unterschriften in vielen Bereichen ersetzt werden. Elektronische Dokumente müssen daher nicht ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt werden. Stattdessen wird die Amtssignatur angebracht. Mit der Amtssignatur kommt zum Ausdruck, dass elektronische Dokumente tatsächlich von der bezeichneten öffentlichen Stelle stammen.

Die Amtssignatur kann sowohl in der Hoheitsverwaltung, als auch in der Privatwirtschaftsverwaltung verwendet werden. Daher ist die Amtssignatur auch im Förderwesen, das großteils Privatwirtschaftsverwaltung ist, verwendbar.

Eine elektronische Signatur ist eine digitale Unterschrift (Signatur), die auf einer Beglaubigung (Zertifikat) einer Stelle (Zertifizierungsdiensteanbieter*in) beruht. Eine elektronische Signatur gilt als „fortgeschritten“, wenn sie gewisse inhaltliche Anforderungen erfüllt. Die Amtssignatur des Magistrats erfüllt diese Anforderungen.

Eine elektronische Signatur kann grundsätzlich nur in digitalen Dokumenten enthalten sein. Durch einen Medienbruch (z.B. Ausdruck) geht diese verloren. Zur Darstellung, dass ein Dokument die grundsätzlich nicht sichtbare Amtssignatur enthält, wird ein amtssigniertes Dokument mit einer Bildmarke – in Wien das Stadtwappen mit dem Namen der Gemeinde Wien (Stadt Wien) – und dem Hinweis, dass das Dokument amtssigniert wurde, gekennzeichnet (§ 19 Abs. 2 E-GovG).

Auch ausgedruckte, in der digitalen Fassung mit der Amtssignatur versehene Dokumente gelten rechtlich weiterhin als amtssigniert, auch wenn die elektronische Signatur in einem ausgedruckten Dokument nicht mehr vorhanden ist (§ 20 E-GovG).

Die Prüfung, ob ein ausgedrucktes Dokument mit einer Bildmarke und dem Hinweis, dass dieses amtssigniert wurde, unverfälscht (echt) ist, erfolgt durch einen manuellen Vergleich des Ausdrucks mit dem elektronischen Dokument.

Im Magistrat der Stadt Wien können Dokumente insbesondere mit dem Elektronischen Akt (ELAK) amtssigniert werden.

In Fällen, in denen ein Gesetz tatsächlich Unterschriftlichkeit (in Form einer handschriftlichen Unterschrift) fordert, ist die Amtssignatur im Regelfall nicht ausreichend. Für diese Fälle bietet sich eine qualifizierte elektronische Signatur (siehe sogleich) an.