15.1 Abrechnung und Kontrolle der widmungsgemäßen Verwendung
Die Gewährung bzw. Abwicklung einer Förderung aus öffentlichen Mitteln endet keinesfalls mit der Auszahlung des Förderbetrages, sondern es hat vielmehr eine Kontrolle stattzufinden, ob die Fördermittel widmungsgemäß verwendet wurden bzw. – wo dies aufgrund der Eigenart der Förderung sinnvoll erscheint – ob der Förderzweck erreicht wurde.
Dazu sind zwei Schritte erforderlich:
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Im Rahmen der Abrechnung ist die/der Fördernehmer*in dazu verpflichtet, einen Nachweis der widmungsgemäßen Verwendung der Fördermittel ( V erwendungsnachweis ) zu erbringen (siehe Kap. 15.2 ).
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Auf Grundlage des Verwendungsnachweises findet durch die Förderdienststelle eine Überprüfung statt, ob die Fördermittel widmungsgemäß und dem Förderzweck entsprechend verwendet wurden ( Verwendungskontrolle , siehe Kap. 15.3 ).
Je genauer die Beschreibung des Fördergegenstandes im Förderansuchen/Förderantrag bzw. Fördervertrag ist, desto einfacher gestaltet sich die Kontrolle der widmungsgemäßen Verwendung.
Die nachfolgenden Ausführungen beziehen sich dabei sowohl auf Förderungen, die aus dem Zentralhaushalt der Stadt Wien, als auch auf solche, die aus einem Bezirks-Budget gewährt werden.
Unter Zugrundelegung der Eigenart des jeweiligen Förderprogramms kommen beispielsweise folgende Vorgaben für die Abrechnung bzw. folgende Kontrollmaßnahmen in Betracht:
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Überprüfung der Abrechnungsunterlagen (Sachbericht, Zahlenmäßiger Nachweis etc.)
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(Stichprobenartige) Überprüfung der Belege anhand von übermittelten Belegaufstellungen, Buchungsjournalen, Einzelkontennachweisen etc.
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Abstimmung mit anderen in Betracht kommenden Fördergeber*innen zur Vermeidung von unerwünschten Doppel-/Mehrfachförderungen
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Vor-Ort-Kontrollen (Einschau vor Ort)
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Abhaltung eines Prüf-/Qualitäts-/bzw. Abrechnungsgespräches samt Protokollierung
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Einschau in einschlägige Kontrolldatenbanken (z.B. personenbezogene Abfrage in der TDB)
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Verpflichtung der Fördernehmer*innen zu regelmäßigen Berichtslegungen
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Verpflichtung der Fördernehmer*innen zur jederzeitigen Vorlage weiterer Nachweise, sofern diese zur Kontrolle der widmungsgemäßen Verwendung erforderlich erscheinen
Erhält ein/e Fördernehmer*in von einer Förderdienststelle eine Gesamtförderung und gleichzeitig von einer oder mehreren Förderdienststellen eine Einzelförderung, so hat die die Gesamtförderung auszahlende Förderdienststelle sowohl hinsichtlich der Gesamtförderung als auch hinsichtlich der Einzelförderung(en) die Prüfung der Abrechnung und Kontrolle der widmungsgemäßen Verwendung durchzuführen, sofern dies aus inhaltlichen und zeitlichen Gründen zweckmäßig ist. Voraussetzung hierfür ist, dass es sich um Förderdienststellen derselben Geschäftsgruppe handelt („Lead-Partner-Prinzip“).
Die Ausdehnung des „Lead-Partner-Prinzips“ auf die gesamthafte Abwicklung der Förderung (vom Förderansuchen/Förderantrag bis zur Abrechnung) bei Identität der Fördernehmer*innen sollte innerhalb der jeweiligen Geschäftsgruppe geprüft werden.