5.6.3.2 Strukturierte Dokumente mit Microsoft Word

Als Beispiel für Office Anwendungen wird in diesem Zusammenhang auf MS Word-Dokumente eingegangen.

Um aus Microsoft Office-Anwendungen barrierefreie PDF-Dokumente erstellen zu können, wird mindestens MS Office 2000 benötigt. Eine Formatvorlage zu MS Office 2007 ist im Moment nicht empfehlenswert, da diese Dokumente mitunter inkompatibel zu älteren MS Office Versionen sind.

5.6.3.2.1 Aufbau der Formatvorlage

Grundlage eines barrierefreien PDF ist ein mit Formatvorlagen strukturiertes MS Word-Dokument.

Formatvorlagen sollten folgende Punkte berücksichtigen:

• Das MS Word-Dokument ist mit den dafür vorgesehenen Formatvorlagen zu strukturieren zum Beispiel "Überschrift 1", "Überschrift 2", "Standard", "Aufzählungszeichen".
• Für Spaltensatz und ähnliche Layouttechniken sollten die in MS Word vorgesehenen Möglichkeiten genutzt werden (Menü "Format" - "Spalten"). Mit Tabulatoren "simulierte" Mehrspaltigkeit ist nicht zugänglich.
• Grafiken, Bilder und Tabellen müssen mit Alternativtexten versehen werden. Alternativtexte setzen Sie in MS Word, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Grafik oder das Bild klicken und "Grafik formatieren" wählen. Unter der Registerkarte "Web" geben Sie den Alternativtext ein. Ein Alternativtext "Infografik" ist beispielsweise nicht ausreichend, um als korrekter Alt-Text für eine Grafik zu gelten. Es sollte die wesentliche Aussage der Grafik wieder gegeben werden. Diese muss nicht zwangsläufig im Feld "Web" stehen - die Erklärung zu einer Grafik kann auch auf der Seite selbst als Text stehen.
• Web-Links oder Verknüpfungen sind über "Einfügen" - "Hyperlink" einzubauen.
• Tabellenüberschriften müssen sich in MS Word auf jeder neuen Seite wiederholen (Klick mit der sekundären Maustaste auf Tabelle - "Tabelleneigenschaften" - Reiter "Zeile" - aktivieren von "Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen").
• Der Zeilenwechsel bei Tabellen auf Seiten ist zu verhindern (Klick mit der sekundären Maustaste auf Tabelle - "Tabelleneigenschaften" - Reiter "Zeile" - deaktivieren von "Zeilenwechsel auf Seiten zulassen".
• Für die Barrierefreiheit muss die Sprache - ähnlich wie bei HTML - sowohl für einzelne Wörter als auch für das ganze Dokument festgelegt werden. Die Sprachauszeichnungen finden sich in MS Word im Menü "Extras" beim Punkt "Sprache". Das auf allen Magistratsarbeitsplätzen verfügbare Programm PDF-Creator überträgt diese Informationen allerdings noch nicht ins PDF-Dokument. Sie müssen dies in Adobe Acrobat Professional nachholen, indem Sie "Datei" - "Dokumenteigenschaften" - "Erweitert" - "Sprache" auswählen und dort die gewünschte Sprache aktivieren.
• Für einzelne Wörter wird die Sprache folgendermaßen festgelegt: Markieren Sie den Text, dessen Sprachformat Sie ändern möchten. Wählen Sie im Menü "Extras" - "Sprache" - "Sprache festlegen" und in der Liste "Ausgewählten Text markieren als" die gewünschte Sprache. Das Häkchen neben dem Namen der Sprache zeigt, dass die Rechtschreibdateien für die Sprache installiert sind.
• Bei längeren Dokumenten muss unbedingt ein Inhaltsverzeichnis angelegt werden. Dies erleichtert die Navigation innerhalb des Dokuments.
• Kopf- und Fußzeilen sollten keine wesentlichen Informationen enthalten. Bei diesen Elementen kann es noch immer zu Problemen bei der Konvertierung in ein PDF kommen, zum Beispiel werden diese Zeilen von Acrobat nicht in die PDF-Tag-Struktur übernommen.
• Um Grafiken im Textfluss zu platzieren, muss für jede Grafik im Dialog "Grafik formatieren" das Register "Layout" und dort "Mit Text in Zeile aktivieren" ausgewählt werden.

5.6.3.2.2 Mustervorlage für MS Word Dokumente

Die folgende Mustervorlage wurde auf die Einhaltung der Richtlinien geprüft. Bei Verwendung der Vorlage und sachgemäßer Konvertierung erhält man als Ergebnis ein PDF mit hoher Zugänglichkeit. Die "Veredelung" mittels Adobe Acrobat Professional zu einem barrierefreien PDF ist mit geringem Aufwand verbunden. Als Formatvorlage können bei Bedarf auch eigene Vorlagen entwickelt werden. Wenden Sie sich bei Fragen an die wien.at-Redaktion.

.dot-Mustervorlage herunterladen (210 KB)

5.6.3.2.3 Überprüfen der verwendeten Formatvorlagen

Bevor das MS Word-Dokument in ein PDF konvertiert wird, sollte es auf richtig angewendete Formatvorlagen überprüft werden. Dazu sind folgende Einstellungen notwendig:

• Menü "Extras" - "Optionen" - "Ansicht" die Option für Gliederungs- und Normalansicht "auf Fensterbreite umbrechen" aktivieren (Hinweis: "Breite der Formatvorlagenanzeige" muss größer als 0 sein, sonst ist die Spalte nicht sichtbar)
• Menü "Ansicht" - "Normal". Links vom Inhaltsbereich werden nun alle verwendeten Formatvorlagen angezeigt.
• Mittels der linken Spalte kann das ganze Dokument auf Zuweisungsfehler der Formatvorlagen untersucht werden.

Löschen Sie Leerzeilen und vergrößern Sie stattdessen den Absatz des vorhergehenden Abschnittes (Absatz markieren, rechte Maustaste drücken und "Absatz" wählen - und bei "Abstand nach" vergrößern).