5.6.2.3 Konkrete Einsatzbereiche von PDF auf wien.at

• Wenn ein Dokument Eigenschaften benötigt, über die HTML nicht verfügt (zum Beispiel zur Darstellung mathematischer Formeln).
• Dokumente, die aus bestimmten Gründen unbedingt in einer exakt vordefinierten Form zur Verfügung stehen müssen, zum Beispiel gesetzlich beschränkte Formate.
• PDF wird bei der Kommunikation zwischen Behörde und Bürgerinnen und Bürgern als bevorzugtes Format für elektronische Bescheide eingesetzt. Hier liegt der Vorteil in der Unveränderbarkeit des PDF-Dokuments. Bei behördlichen Bescheiden besteht auch vielfach die Erwartung, dass diese einem einheitlichen Erscheinungsbild entsprechen.
• Druckversion mehrerer inhaltlich zusammenhängender HTML-Seiten. Der Vorteil dabei ist, dass man nicht die einzelnen HTML-Seiten aufrufen muss, sondern den gesamten Inhalt auf einmal ausdrucken oder abspeichern kann.
• Bereitstellung von Broschüren mit grafischem Inhalt, Foldern und anderen Dokumenten, bei denen unbedingt die Corporate Identity umgesetzt werden soll.
• Dokumente, die nicht in erster Linie als "Webdokumente" zu sehen sind, sondern das Internet als "Vertriebskanal" verwenden, um ausgedruckt und vervielfältigt zu werden. Beispiele dafür sind Flugblätter oder Musterformulare.

Für alle diese Anwendungsbereiche gilt: Ist kein barrierefreies PDF-Dokument möglich, sind die Inhalte auch als HTML (oder zumindest als Alternativdokument RTF) anzubieten.