Elektronische Kommunikation mit der Stadt Wien

Um eine sichere und störungsfreie elektronische Kommunikation mit der Stadt Wien zu gewährleisten, hat die Stadt Wien einige Hinweise zusammengestellt. Diese Vorgaben sollen sicher stellen, dass Ihre Mitteilungen die Stadtverwaltung problemlos erreichen.

Elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren

Soweit in den Verwaltungsvorschriften nicht anderes bestimmt ist, ermöglicht es das Allgemeine Verwaltungsverfahrensgesetz (AVG), Anbringen (das sind Anträge, Gesuche, Anzeigen, Beschwerden und sonstige Mitteilungen) auch elektronisch bei der Behörde einzubringen.

Anbringen an den Magistrat, das Amt der Wiener Landesregierung sowie jene Behörden, für welche die Bürogeschäfte vom Magistrat besorgt werden, können Sie gemäß dieser Bestimmung daher auch elektronisch einbringen. Voraussetzung für die rechtliche Wirksamkeit des Anbringens ist die Berücksichtigung der nachstehenden organisatorischen Beschränkungen und technischen Voraussetzungen.

Elektronische Anbringen können in zwei verschiedenen Varianten eingebracht werden, wobei die Verwendung von Online-Formularen - sofern vorhanden - zu bevorzugen wäre:

Online-Formulare

Im Virtuellen Amt der Stadt Wien können Sie zu den jeweiligen Online-Angeboten Anbringen per Online-Formular rechtswirksam einbringen. Falls Beilagen erforderlich sind, können diese dort hinzugefügt werden.

BürgerInnen-Anliegen online

Der Bürgerdienst der Stadt Wien nimmt Anregungen, Wünsche oder Beschwerden auch elektronisch mit einen Formular entgegen. Die Anliegen werden vertraulich behandelt.

Online-Feedback-Formulare im Virtuellen Amt

Auf jeder so genannten Amtshelferseite im Virtuellen Amt besteht die Möglichkeit, Feedback über die Verständlichkeit, Vollständigkeit und leichte Auffindbarkeit mitzuteilen. Damit kann der Wiener Stadtverwaltung die Meinung über das Virtuelle Amt bekannt gegeben werden. Anhand dieser Rückmeldungen verbessert die Wiener Stadtverwaltung kontinuierlich ihre Informationsseiten.

E-Mail

Anbringen per E-Mail können Sie unter der E-Mail-Adresse der jeweils zuständigen Dienst- oder Geschäftsstelle einbringen. Diese Adressen finden Sie im Verzeichnis der Dienststellen des Magistrats. Anbringen, die an die persönliche E-Mail-Adresse von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gesendet wurden, gelten nicht als rechtswirksam eingebracht.

Anbringen können rechtswirksam überdies nur in den von der Stadt Wien unterstützten Dokumentenformaten eingebracht werden.

Falls Beilagen erforderlich sind, sind diese als Anhang zur E-Mail zu übermitteln. Verlinkungen auf Dokumente können nicht angenommen werden.

Aus datenschutzrechtlichen Gründen wird darauf hingewiesen, dass E-Mails, die an die persönlichen E-Mail-Adressen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gesendet werden, auch von deren Vertreterinnen beziehungsweise Vertretern eingesehen werden können.

Unterstützte Dokumentenformate

In der elektronischen Kommunikation mit der Stadt Wien (E-Mail) werden von der Stadt Wien zahlreiche Kommunikationsformate für Beilagen unterstützt. Andere Formate werden aus Sicherheitsgründen (Viren) nicht unterstützt. Wird an die Stadt Wien eine E-Mail mit Beilagen anderer Formate übermittelt, erhält der Absender beziehungsweise die Absenderin eine E-Mail, in der auf diesen Umstand hingewiesen wird.

Dokumentenformate für die elektronische Kommunikation mit der Stadt Wien

Allgemeine Empfehlungen zum Inhalt von E-Mails

  • Verwenden Sie einen aussagekräftigen Betreff in Deutsch.
  • Schreiben Sie den Inhalt Ihrer E-Mail in den E-Mail-Text.
  • Fügen Sie Schriftstücke - wenn möglich - als nicht-veränderbare Dokumente, zum Beispiel im Format PDF (*.pdf) bei und geben Sie im E-Mail-Text einen Hinweis auf den Inhalt.
  • Verwenden Sie keine selbstentpackenden Archive beim Versenden von Daten. Teilweise werden diese Dateien als nicht zulässiges Format nicht akzeptiert.

Abgewiesene E-Mails

Werbe-E-Mails, SPAM und Junkmail stellen eine zunehmende Beeinträchtigung im privaten und kommerziellen E-Mail-Verkehr dar. Die bei der Stadt Wien eingehenden E-Mails werden daher einer SPAM-Beurteilung unterzogen. E-Mails mit mehreren angeführten Absenderinnen beziehungsweise Absendern werden generell nicht entgegen genommen. Sehr wohl werden E-Mails mit mehreren Empfängerinnen beziehungsweise Empfängern entgegen genommen.

Blacklisting

Die Stadt Wien weist E-Mails von Providern ab, aus deren Bereich große Mengen von SPAM-Mails versendet werden. Diese Provider werden auf internationalen Listen ("Black-Lists") veröffentlicht, nach denen sich auch die Stadt Wien richtet. Bei Ablehnung Ihrer E-Mail erhalten Sie eine automatische Antwort von der Firewall der Stadt Wien.

Bitte wenden Sie sich im Problemfall daher an Ihren Provider. Sobald dieser seine Streichung von der Liste erreicht hat, können Ihre Mails wieder problemlos die gewünschte Adresse innerhalb der Stadt Wien erreichen.

Greylisting

Die Stadt Wien weist E-Mails von unbekannten Absenderinnen bzw. Absendern beim ersten Zustellversuch zurück. Davon sollten Sie nichts merken, da Ihr Mail-Server automatisch einen weiteren Zustellversuch unternehmen sollte, der dann akzeptiert wird. Gegebenenfalls wird Ihre erste E-Mail an die Stadt Wien mit einer Verzögerung von circa 30 Minuten zugestellt. Da Ihre E-Mail-Adresse von nun an als bekannt gilt, ist Ihr weiterer E-Mail-Verkehr mit der Stadt Wien von dieser Maßnahme nicht mehr betroffen. SPAM-Server unternehmen im Gegensatz zu regulären Mail-Servern meistens keine weiteren Zustellversuche, weil sie auf Massensendungen mit hoher Fehlerrate abgestimmt sind. Dadurch trägt diese Maßnahme ebenfalls effektiv dazu bei, die SPAM-Menge zu verringern.

Sollte Ihr Mail-Server die automatischen erneuten Zustellversuche nicht durchführen und Sie eine Mail mit der Fehlermeldung "450 you are greylisted - try again later" erhalten, schicken Sie die E-Mail bitte selbst erneut ab, und melden Sie das Problem Ihrem Provider.

Sie können Ihre Nachricht auch über das Formular an die Stadt Wien richten. Ihre Nachricht wird zuverlässig an den gewünschten Adressaten weiter geleitet.

Elektronische Zustellung

Die elektronische Zustellung behördlicher Dokumente erspart Ihnen den Weg auf das Postamt. RSa- oder RSb-Briefe können Sie so rund um die Uhr empfangen.

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Magistratsdirektion - Geschäftsbereich Organisation und Sicherheit
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