Ausschreibung für das Josefstädter Straßenfest 2021

Am 17. September 2021 soll anlässlich des "internationalen autofreien Tages" das Josefstädter Straßenfest stattfinden. Event-OrganisatorInnen können bis 16. April 2021 ein Angebot an die Bezirksvorstehung Josefstadt schicken.

Die Bezirksvorstehung Josefstadt lädt interessierte und erfahrene Event-Organisatorinnen und -Organisatoren ein, sich um die organisatorische Durchführung des Straßenfestes auf der Josefstädter Straße am Freitag, dem 17. September 2021, zu bewerben und ersucht um unverbindliche Angebote.

Ein Angebot mit Betreff "Anbot Josefstädter Straßenfest" kann bis Freitag, den 16. April 2021, an folgende Stelle übermittelt werden:

Die Auswahlsitzung findet am Dienstag, den 27. April 2021, um 18 Uhr statt. die Bezirksvorstehung bittet darum, diesen Termin für eine etwaige Präsentation vor der Kulturkommission Josefstadt freizuhalten.

Motto "Autofreier Tag"

Das Josefstädter Straßenfest ist eine etablierte, seit mehreren Jahren existierende Veranstaltung und ein Fixpunkt für Bevölkerung, Geschäftstreibende und Gastronomie. In Anknüpfung an den Autofreien Tag am 22. September wird die Josefstädter Straße inmitten des 8. Bezirks gesperrt und ein breites kulturelles Programm, Verkaufsstände und kulinarische Angebote auf der Straße angeboten. Die inhaltliche Einbeziehung der Schulen, Josefstädter Vereine, Institutionen und Initiativen sowie die enge Interaktion mit den Kaufleuten, Gastronominnen und Gastronomen sowie Kulturschaffenden der Josefstadt sind Grundpfeiler. Jedes Jahr wird ein inhaltlicher, kultureller Schwerpunkt gelegt, der das Fest einzigartig macht.

Das Fest steht unter dem Motto des autofreien Tages. Die Bezirksvorstehung freut sich auf dementsprechende kreative Ideen für die Gestaltung.

Details

Die Josefstädter Straße wird ab 9 Uhr auf der Länge ab der Albertgasse bis zur Zweierlinie Ecke Lenaugasse gesperrt und bespielt. Dieser Bereich bildet die Festzone, die sowohl von den vorhandenen Kaufleuten und Gastronominnen und Gastronomen als auch von Vereinen, Initiativen und Organisationen genützt werden kann. Dabei sollen Informationen und Waren angeboten werden und auch konsumfreie Angebote zur Verfügung stehen. Ein Flohmarkt-Charakter soll dabei vermieden werden (Ausnahme von Kindern für Kinder). Je nach vorgeschlagenem Konzept sind gut begründete Abweichungen möglich.

Den kommunikativen und organisatorischen Hauptaufwand der Festorganisation macht die Einbindung von Geschäftsleuten, Schulen, Initiativen und Vereinen et cetera aus dem Bezirk aus.

Der kulturelle Teil beinhaltet die Konzeption eines inhaltlichen Schwerpunktes und der Konzeption eines kulturellen Rahmenprogramms, der Kontakt mit Künstlerinnen und Künstlern sowie die Zusammenstellung der technischen Infrastruktur.

Eine Covid-konforme Alternative sollte mitgeplant werden (siehe "Josefstädter Plätzefest 2020").

Kostenrahmen

Das verfügbare Gesamtbudget liegt bei maximal 50.000 Euro, je nach vorliegendem Angebot und Erbringung verschiedener Leistungen und zusätzlicher kreativer, aber realistisch umzusetzender Vorschläge, die im Angebot enthalten sind. Wenn möglich sollten 10.000 Euro für das Kulturprogramm reserviert sein. Das Aufbringen von finanziellen Mitteln und Sachleistungen durch externe, ethisch vertretbare Sponsorinnen und Sponsoren sowie Kooperationen ist erwünscht.

Eine Überschreitung des Kostenrahmens ist nicht vorgesehen. Die Gesamtkosten beinhalten das Agentur-Honorar sowie die Durchführung sämtlicher in der Ausschreibung genannten Leistungen. Eine realistische Kalkulation ist Teil des an die Bezirksvorstehung übermittelten Angebotes.

Kulturprogramm

Das Programm sollte beinhalten:

  • Straßenkünstlerinnen und Straßenkünstler
  • Musikerinnen und Musiker sowie Programm auf mehreren Bühnen

In der Vergangenheit waren dies beispielsweise 2 kleinere Bühnen jeweils an den beiden Startpunkten des Festes (Josef Matthias Hauer Platz beziehungsweise Lenaugasse) mit einer Rückenwand, um die Lärmbelastung des dahinter stattfindenden Verkehrs abzuschirmen und die Fest-Location einzurahmen, sowie eine größere (Haupt-)Bühne mit Schwerpunktevents in der Kupkagasse.

Idealerweise werden auch im 8. Bezirk ansässige Kultur-Vereine in die Programmerstellung eingebunden. Es ist erwünscht, dass Frauen und Männer in gleichem Maße als Künstlerinnen und Künstler und Moderatorinnen und Moderatoren et cetera vertreten sind. Eine bewusste Einbindung von Menschen mit besonderen Bedürfnissen und Menschen mit Migrationshintergrund ist ebenfalls erwünscht.

Die künstlerische Programmgestaltung ist in enger Abstimmung mit der Bezirksvorstehung und dem Vorsitzenden der Kulturkommission vorzunehmen. Auch eine Vorstellung des Programms und ein Bericht der Tätigkeiten müssen im Rahmen der Kulturkommission Josefstadt erfolgen.

Veranstaltungsinfrastruktur - Organisatorische Durchführung

Die komplette Bereitstellung und der Auf- und Abbau der nötigen Veranstaltungsinfrastruktur und der Vorarbeiten erfolgt durch die Durchführenden beziehungsweise über deren Auftragnehmerinnen und Auftragnehmer und durch Kooperationen mit Gastronominnen und Gastronomen sowie Sponsorinnen und Sponsoren. Eine Kooperation mit Stadt Wien Marketing durch eine Aufteilung des Aufwands zwischen Organisation und Konzept beziehungsweise Kulturprogramm ist möglich. Bei Bedarf ist die Bezirksvorstehung Josefstadt zu kontaktieren.

Dies umfasst die gesamte nötige Veranstaltungsinfrastruktur wie Portale, Tische, Sessel, Heurigengarnituren, technische Abwicklungen, Bühnen, WC-Anlagen, Transporte, Aufbau, Logistik, Live-Programm, Vernetzung- und Programmerstellung mit Initiativen, Kommunikationsdrehschreibe zwischen allen Beteiligten genauso wie die Bereitstellung von Security Personal sowie die nötigen kommunikativen Öffentlichkeitsarbeitsmaßnahmen in Zusammenarbeit mit der Bezirksvorstehung Josefstadt.

Es besteht die Möglichkeit der Wissensübergabe und von Consulting-Leistungen der bisherigen Veranstalterin und des bisherigen Veranstalters, Sonja Baltres und Martin Vogg.

In der Umsetzung ist auf ökologische Nachhaltigkeit und eine schonende Verwendung der Ressourcen zu achten.

Was ist aus Erfahrung zu tun?

Organisatorische Durchführung durch die Agentur

  • Kreative Vorschläge für das Motto "Sanfte Mobilität" zum Thema "autofreier Tag"
  • Kontakt und Einbindung aller Geschäftsleute und Wirtschaftstreibenden auf der Josefstädter Straße und jener der angrenzenden Gassen in Abstimmung mit der Bezirksvorstehung und dem Verein Kaufleute der Josefstadt - möglichst rasch nach Auftragserteilung
  • Kontakt zu den Schulen in der Josefstadt, ebenso rasch nach Auftragserteilung
  • Kontaktaufnahme mit Wiener Linien wegen Sperre der Straßenbahnlinie 2 und Abgleichung Ottakringer Kirtag
  • Kontakt zu den Musikerinnen und Musiker, Kulturtreibenden und Vereinen
  • Kontakt zu Gastronomie aus der Umgebung
  • Stellen von circa 10 ausgebildeten Ordnerinnen und Ordnern nach § 97/3 StVO für die Kreuzungspunkte, wobei gerade auf die Vorgaben der Polizei in diesem Fall besonderer Wert zu legen ist (für Schleusen 13A Lederergasse, Piaristengasse, Lange Gasse, Tigergasse sowie Anfang und Endbereich)
  • Stromversorgung für Musik
  • Einbringen von Initiativen, die nicht aus dem 8. Bezirk sind
  • Verhandeln mit der Straßenreinigung und den Wiener Linien um vergünstigte Tarife (insbesondere der Abteilung Abfallwirtschaft, Straßenreinigung und Fuhrpark (MA 48))
  • Verhandlungen mit der Abteilung Verkehrsorganisation und technische Verkehrsangelegenheiten (MA 46) und der Abteilung Gewerbetechnik, Feuerpolizei und Veranstaltungen (MA 36) - inklusive der Verfassung einer Detailbeschreibung der angesuchten Tätigkeiten vorab
  • Abholung, Zusammenbau und Aufstellen von Verkehrszeichen - LKW und mehrere Helferinnen und Helfer vonnöten
  • Beistellen von Helferinnen und Helfer für das Fest für Auf- und Abbau, Kommunikation mit Festgästen und ähnlichem
  • Durchführung der Straßensperren zeitgleich nach der letzten Straßenbahn - Abstimmung mit Wiener Linien
  • Bereitstellung 20 Absperrgitter durch die Polizei für Schleusen und Anfang/Ende
  • Persönliche Einladung und Kommunikation mit Geschäften auf der Josefstädter Straße
  • Bereitstellung von 100 bis 150 Heurigengarnituren (Sponsoring)
  • Bereitstellung von mindestens 6 WCs, 2 davon behindertengerecht
  • Erstellen und Verbreiten von Werbematerial (Plakate, Folder, Plakatierung, Versand)
  • Medien- und Öffentlichkeitsarbeit in Zusammenarbeit mit der Bezirksvorstehung

Ankündigungs- und PR-Arbeit

Für das Fest soll ein Ankündigungs-Folder erstellt werden und PR-Arbeit (geeignete Ankündigungen in diversen Bezirks-Medien, Medienarbeit sowie Dokumentation und Fotos) erfolgen. Der Versand erfolgt an einen Haushalt via Bezirksvorstehung. Ebenso ist Medien- und Öffentlichkeitsarbeit für regionale und überregionale Medien zu leisten. Die Dokumentation des Festes erfolgt durch professionelle Fotografinnen und Fotografen, die Rechte an den Fotos gehen an die Bezirksvorstehung Josefstadt über.

Voraussetzungen für die Durchführung des Events

Aufgabe der Organisatorinnen und Organisatoren ist es, all die hier beschriebenen Punkte in enger Abstimmung mit der Bezirksvorstehung Josefstadt durchzuführen. Dafür braucht es neben der prinzipiellen Erfahrung in der Durchführung großflächiger (idealerweise nicht-kommerzieller) Outdoor-Events, spezielle Erfahrungen in der Kooperation mit NPOs, NGOs und Vereinen, Kammern, Verbänden sowie eine detaillierte Kenntnis der lokalen Josefstädter Gegebenheiten.

Sehr wichtig ist der Bezirksvorstehung das Verständnis für den spezifischen Josefstädter Lokalkolorit der vielen Teilnehmenden, vernetztes Denken, Setzung von Prioritäten sowie die Fähigkeit, Fest-Ideen von Vereinen realistisch auf Umsetzbarkeit zu beurteilen. Schließlich sollen alle Bewohnerinnen und Bewohner sowie Institutionen des 8. Bezirks vom Fest etwas haben. Alle sollen in einem Teilbereich eingebunden sein und sich mit dem Fest als "ihr Fest" identifizieren können. Das Fest selbst soll auf einem hohen, qualitätsvollen Niveau sein. Eine gute Kenntnis des 8. Bezirks und seiner kleinteiligen Strukturen ist natürlich von Vorteil.

Die Bezirksvorstehung Josefstadt freut sich über Angebote!

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