Der formale Aufbau aller Krankengeschichten ist ähnlich: Der Aktendeckel (bei Mädchen rosa, bei Buben blau) enthält den Namen des Kindes mit Angabe der einweisenden Stelle (zum Beispiel Kinderübernahmestelle) und die Stationen, die das Kind in der Nervenklinik durchlief. Diese konnten von einer Beobachtungsstation über die Krankenstation bis zur „Sterbestation im Parterre des Pavillon 15 reichen. Auch die Meldung an den Reichsausschuss zur Erfassung erbkranker Kinder in Berlin oder Anträge auf Unfruchtbarmachung sind hier vermerkt.
Nach einem Aufnahmebogen folgt ein ausführlicher körperlichen Befund, der teilweise erheblich von vorangegangenen Untersuchungen abweicht und bereits die geplante Meldung an den Reichsausschuss vermuten lässt. Jeder Krankengeschichte lagen ursprünglich auch in der Fachabteilung aufgenommene Ganzkörperfotos der unbekleideten Kinder, Röntgenaufnahmen, sowie Tabellen über Ernährung, Körpergewicht und Temperatur bei.
Die meisten Akten enthalten auch eine genaue Aufnahme der familiären Verhältnisse. Dank beigefügter Sippentafeln und Familienanamnesen wird über Leseschwierigkeiten der Mutter genauso wie über die Trunksucht des Großonkels und angeblich gesunde Geschwister und Verwandte informiert. Besonders die Formulierung "noch nichts Nachteiliges in Erfahrung gebracht" zeigt die negative Grundhaltung der Untersuchenden. Ein ärztlicher Fragebogen oder ein Fragebogen an das Gesundheitsamt mit Angaben von Angehörigen - oft der Mutter - wurde an die zuständigen Gesundheitsämter geschickt und dort überprüft und ergänzt. Bei Jugendlichen liegt auch eine Stellungnahme des Bezirksjugendamtes ein. Hingegen sind Meldungen von niedergelassenen Ärzten direkt an den Reichsausschuss, die zur Einweisung in die Fachabteilung führten, eher selten. Während bei den Säuglingen und Kleinkindern eine Meldung meist schon wenige Tage nach der Einlieferung abgeschickt wurde, hielten sich die Ärzte bei Jugendlichen an eine längere Beobachtungsdauer. Aufgrund der ärztlichen Beurteilung folgte bei der „positiven Diagnose die Einweisung von Jugendlichen in die Erziehungsheime Gugging, Biedermannsdorf, Eggenburg oder die Unterbringung in einem Lehrlingsheim, die Rückgabe an die Eltern oder die Überstellung in die Erziehungsanstalt „Am Spiegelgrund beziehungsweise in die städtische Erziehungsanstalt in Mödling. Aus dem Angebot an Mädchen wählten sich die Ärztinnen und Ärzte auch Haushaltshilfen aus und Mädchen, die bei ihnen zu Hause das Pflichtjahr, einen einjährigen Arbeitsdienst, absolvierten. Bei der Diagnose "nicht erziehbar" wurde die Einweisung nach Kaiserebersdorf, in ein Jugendschutzlager oder in eine sonstige geschlossene Anstalt empfohlen.
Von den gemeldeten Kindern überlebten jene, die als arbeitsverwendungsfähig beurteilt waren, und jene, die gegen Revers der Eltern abgeholt wurden, beziehungsweise jene, die vom Urlaub nicht zurückkehrten oder entwichen.
Antworten aus Berlin sind nicht erhalten. Laut Dr. Illing trafen die Bescheide zur Behandlung meist nach sechs bis acht Wochen ein. Die letzte Meldung datiert vom 30. März 1945.
Ein weiterer Teil der Krankengeschichte ist der Pflegebericht. Dieser wurde von den das Kind betreuenden Krankenschwestern geführt und gibt über die pflegerischen Maßnahmen Auskunft. Auffallend dabei sind die für die damalige Zeit ausführlichen Berichterstattungen, die auch das Verhalten des Kindes schildern. Bei Schulkindern und Jugendlichen liegen gelegentlich Zeichnungen und Aufsätze bei, die sehr berührend die empfundene Angst und Bedrohung widergeben. Von den medizinischen Untersuchungen war es neben einer Reihe serologischer Untersuchungen vor allem die Enzephalographie, eine damals übliche Methode zum Nachweis organischer Hirnerkrankungen, der viele Kinder unterzogen wurden. Deutlich dokumentiert sowohl in den Krankengeschichten als auch am Aktendeckel sind die Sterilisationen an erbkranken weiblichen Jugendlichen mit angeblicher Fortpflanzungsgefahr. Anträgen, die nach dem Gesetz zur Verhütung erbkranken Nachwuchses an das Erbgesundheitsgericht gerichtet waren und mit „positiver Entscheidung zurück kamen, folgten in der Fachabteilung die entsprechenden Eingriffe.
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