Leistungsbericht 2010 der Abteilung Rechnungs- und Abgabenwesen (MA 6)

Die MA 6 ist Dienstleisterin für das Rechnungs- und Abgabenwesen der Stadt Wien. Das gesamte Elf-Milliarden-Euro-Budget der Stadt läuft operativ über diese Abteilung. Rund 1.100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter betreuen unter anderem 28 Millionen Buchungen, 1,5 Millionen Eingangsrechnungen und 200.000 Konten. Darüber hinaus werden alle legistischen Angelegenheiten und Maßnahmen für die ordnungsgemäße und rechtzeitige Erklärung und Entrichtung der Landes- und Gemeindeabgaben durchgeführt.

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Projekt- und Schwerpunktüberblick 2010

Highlander

Mit dem Abschluss des SAP-Rollouts wurden vier eigenständige Instanzen für das Rechnungswesen im Magistrat der Stadt Wien etabliert. Bei diesen handelt es sich um die SAP-Systeme des Magistrats (P16), von Wiener Wohnen (P17), des KAV (RP1) und des AKH. Durch diesen Umstand wurde die zentrale Geschäftspartnerverwaltung auf die einzelnen Subsysteme verlagert. Im Zuge der Ablöse der MA 6-Eigenentwicklung wurde die Etablierung einer neuen zentralen Geschäftspartnerwaltung unter SAP notwendig. Ziel des Projektes "Highlander" ist die Einrichtung einer zentralen SAP-Instanz, in der die allgemeinen Attribute einer Geschäftspartnerin oder eines Geschäftspartners erfasst werden und für alle angebundenen Systeme zur Verfügung stehen. Die Vorteile der zentralen Instanz liegen in der einheitlichen Verfügbarkeit der Geschäftspartnerinnen und -partner für alle Dienststellen des Magistrats. Durch die Verringerung von Mehrfacherfassungen ergeben sich Einsparungen des Erfassungs- und Pflegeaufwandes in den einzelnen Dienststellen. Zukünftig sind Anbindungen an externe Register geplant, die Erfassungsfehler bei der Anlage beziehungsweise Änderung minimieren oder mittels automatischer Aktualisierung den manuellen Pflegeaufwand vermindern und die Datenqualität der Geschäftspartnerinnen und -partner erhöhen sollen.

Projekt opt.IKS

Ziel ist es, das interne Kontrollsystem (IKS) der Abteilung zu optimieren. Aufgabe des Projektteams ist es, unter anderem, die bestehenden Prozesse und deren Risiken im Detail zu beschreiben und diese in die Projektdokumentation einfließen zu lassen. Diese Dokumentation umfasst alle IKS-relevanten Prozesse der Aufbau- und Ablauforganisation des Rechnungs- und Abgabenwesens, welche vom Projektteam erhoben, analysiert und umfassend beschrieben werden (Prozessbeschreibungen, Flow-Charts und Risiko-Kontrollmatrizen). Im Zuge dieses Projektes werden vorhandene Maßnahmen zur Einhaltung von Richtlinien und zur Abwehr von Schäden auf Optimierungspotential überprüft und Überlegungen angestellt, ob zusätzliche Maßnahmen erforderlich sind, wo das bestehende System bis dato noch keine Kontrollen vorsieht. Das IKS der MA 6 ist ein wichtiger Beitrag, um laufend alle Arbeitsfelder der Abteilung auf ihren optimalen Ablauf zu überprüfen und dadurch die Prozessqualität zu sichern und, wo möglich, noch weiter zu steigern.

Scanzentrum

Seit dem 1. September 2010 ist das Scanzentrum der MA 6 mit den Buchhaltungsabteilungen 2, 12, 14 und 15 im Produktivbetrieb. Eingangsrechnungen werden gescannt und von einer speziellen Software nach SAP-Workflow notwendigen Daten durchsucht. Die Rechnungen werden automatisch im PAM-Storage archiviert und in den SAP-Workflow verschoben. Dabei wird automatisch eine Verknüpfung zwischen dem Datensatz in SAP und den archivierten Belegen hergestellt. Rechnungen, die aufgrund unklarer oder fehlender Buchungsinformationen nicht an SAP übergeben werden können, kommen auf einen Sonderarbeitsplatz, wo sie bis zur endgültigen Klärung verweilen. Danach nehmen sie den gewohnten Weg. Weiters werden im Scanzentrum täglich rund 1.500 Niederschriften von Reisepass- und Personalausweisanträgen gescannt und im PAM-Storage-System der Abteilung Wahlen und verschiedene Rechtsangelegenheiten (MA 62) durch Zugriff auf das Identitätsdokumentregister des Bundesministeriums für Innere Angelegenheiten beschlagwortet.

Aufarbeitung der Rückerstattungsanträge in der Causa "Getränkesteuer"

Der Verwaltungsgerichtshof (VwGH) hatte im Dezember 1997 beschlossen, dem Europäischen Gerichtshof (EuGH) die zu klärende Vorfrage der Gemeinschaftsrechtskonformität der Getränkesteuer zur Vorabentscheidung vorzulegen. In der Folge begann in Österreich eine Flut von Rückzahlungsverfahren (in Wien rund 10.000 Verfahren) einzusetzen. Im Zuge von mehreren EuGH-Urteilen und Erkenntnissen nationaler Höchstgerichte konnte die komplexe Rechtslage sukzessive geklärt werden und erfolgte dementsprechend die bescheidmäßige Aufarbeitung der Rückerstattungsanträge unter Bedachtnahme auf die in der Wiener Abgabenordnung normierte Rückzahlungssperre (Bereicherungsprüfung). Nach einer österreichweiten 15-prozentigen Rückzahlungsvereinbarung mit den Handelsbetrieben konnten schließlich im Jahr 2010 für Wien die Rückzahlungsvereinbarungen in der Gastronomie mit acht Prozent des Steuerbetrages für alkoholische Getränke abgeschlossen werden. Abgesehen von einigen finanziell unbedeutenden Einzelfällen, die auf einer Bereicherungsprüfung beharrten, ist die Causa Rückerstattung Getränkesteuer mit Ende 2010 als bewältigt anzusehen. In Wien wird somit das gesamte ursprünglich streitverfangene Volumen der Getränkesteuer auf Alkoholika in Höhe von rund 150 Millionen Euro durch ein Rückzahlungsvolumen von insgesamt 8,7 Millionen Euro erledigt werden können. Zu diesem Betrag konnte im Jahre 2010 vom Bund die Leistung einer Beitragszahlung von 1,35 Millionen Euro erreicht werden.