Großprojekte - Berichte und Leistungsnachweise

Ziel des Berichtswesens ist, einen möglichst präzisen Nachweis der Leistungen und der Finanzgebarung der Vereine zu erhalten. Für die Abrechnungen sind keine Originalbelege nötig. Folgende Nachweise müssen durch die Vereine erbracht werden:

Jahres- beziehungsweise Projektbericht

Inhaltlicher Bericht plus Statistiken, fällig mit 31. März des Folgejahres beziehungsweise drei Monate nach Projektende

Jahresabrechnung

Einnahmen/Ausgaben-Rechnung für die gesamte Finanzgebarung des Vereins für das abgelaufene Jahr und schriftliche Erläuterung; Die Struktur muss der Struktur des Finanzplans entsprechen; per 31. Dezember - fällig mit 31. März des Folgejahres

Buchungsjournal

Das Buchungsjournal ersetzt die Vorlage der Original-Einzelbelege und dient der Kontrolle der Finanzgebarung beziehungsweise der Vorbereitung der Stichproben-Überprüfung der Buchhaltung vor Ort durch die Abteilung Integration und Diversität (MA 17). Es umfasst alle Einnahmen und Ausgaben des gesamten Vereins und muss enthalten:

• Fortlaufende Nummerierung der Belege
• Rechnungsdatum und Zahlungsdatum
• Empfängerin beziehungsweise Empfänger der Zahlung
• Verwendungszweck und Leistungszeitraum, zum Beispiel Gehälter Jänner, Büromaterial, Honorar Seminarleitung Jänner
• Rechnungsbetrag

Kursbereich

Für den Kursbereich sind die von der MA 17 vorgegebenen statistischen Daten zu übermitteln. Anwesenheitslisten für Kursteilnehmerinnen und Kursteilnehmer und Kinderbetreuung sowie die vom Kursträger ausgestellten Kursbesuchsbestätigungen in Kopie sind beim Kursträger zur stichprobenartigen Einsicht aufzubewahren.

Weiterführende Informationen

Zusatzförderrichtlinien für Fördernehmer, die Alphabetisierungs- und Deutschkurse durchführen: 154 KB PDF

Fördernehmer, die Basisbildungsmaßnahmen im Rahmen der Länder-Bund-Initiative Erwachsenenbildung durchführen, haben die diesbezüglichen Förderrichtlinien zu beachten.

Qualitätsgespräch

Die MA 17 führt einmal jährlich mit dem jeweiligen Verein ein Qualitätsgespräch durch. Im Rahmen dieses Gesprächs soll einerseits mit den Vereinen ihre Leistungsplanung beziehungsweise -erfüllung sowie die relevanten Rahmenbedingungen (interne Struktur beziehungsweise interne Controllinginstrumente) besprochen werden. Zeitgleich findet die stichprobenartige Buchhaltungsprüfung statt. Über das Ergebnis des Qualitätsgesprächs und der Stichprobenprüfung wird ein schriftliches Protokoll verfasst. Dieses ist von der Leitung der MA 17 zu unterfertigen und von der Subventionsnehmerin beziehungsweise dem Subventionsnehmer satzungsgemäß zu unterzeichnen. Mit der satzungsgemäß unterzeichneten Retournierung des Originals gilt der Verwendungsnachweis für die Subvention der MA 17 als erbracht und - vorbehaltlich einer etwaigen Prüfung durch das Kontrollamt der Stadt Wien - als endabgerechnet.