Abrechnung von Fördermitteln - Leitfaden für Subventionen der Kulturabteilung (MA 7) und der Bezirke

Allgemein

• Im Verständigungsschreiben ist festgehalten, bis zu welchem Zeitpunkt und in welcher Form der Nachweis der widmungsgemäßen Verwendung der Förderung zu erfolgen hat.
• Wird der Förderbetrag nicht innerhalb der angegebenen Frist aufgebraucht, so ist ein schriftliches Ansuchen um Erstreckung einzureichen oder der nicht verbrauchte Betrag ist rückzuüberweisen.
• Förderabrechnungen sind von den vertretungsbefugten Organen zu unterfertigen, die mittels Unterschrift die Vollständigkeit, die Richtigkeit und Ordnungsmäßigkeit bestätigen.

Formales

Der Nachweis der widmungsgemäßen Verwendung der Fördermittel ist durch eine detaillierte Gesamteinnahmen- und Gesamtausgabenaufstellung analog zur eingereichten Kalkulation (unter Verwendung des entsprechenden Kostenkalkulations-Formulares) zu erbringen. Dadurch soll ein Plan/Ist-Vergleich ermöglicht werden.

Darüber hinaus sind folgende Unterlagen zu übermitteln:

Bei bilanzierenden Institutionen

Bilanzierende Institutionen müssen einen (laut Vereinsstatut beziehungsweise Firmenbuch) ordnungsgemäß unterfertigten Jahresabschluss vorlegen. Der Jahresabschluss muss nach Fertigstellung, spätestens jedoch bis 30. September nach Ende des jeweiligen Geschäftsjahres vorgelegt werden. Darüber hinaus müssen Institutionen, die dem Gesetz nach verpflichtet sind, einen von einer Wirtschaftsprüferin beziehungsweise einem Wirtschaftsprüfer mit Bestätigungsvermerk versehenen Jahresabschluss vorlegen. Weiters muss der mit den tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben befüllte Kalkulationsrater analog zur Einreichung beigelegt werden.

Bei nicht bilanzierenden Institutionen

Der Abrechnung müssen Originalbelege in Subventionshöhe sowie der Zahlungsnachweis (Kontoauszüge) und eine Aufstellung über jeden Beleg beigelegt werden.

Belegsaufstellung

Ohne Vorsteuerabzugsberechtigung

• Positionsnummer
• Datum
• Zweck
• Kategorie laut Kalkulation
• Empfänger beziehungsweise Empfängern
• Bruttobetrag

Mit Vorsteuerabzugsberechtigung

• Positionsnummer
• Datum
• Zweck
• Kategorie laut Kalkulation
• Empfänger beziehungsweise Empfängerin
• Bruttobetrag
• Steuersatz
• Nettobetrag

Excelraster Belegsaufstellung: 32 KB XLS

Honorare

Honorarnoten sind an die Fördernehmerin beziehungsweise den Fördernehmer (Verein/Institution) zu richten. Sie müssen Folgendes enthalten:

• Ausstellungsdatum
• Name und Adresse der Institution
• Name und Adresse der Begünstigten beziehungsweise des Begünstigten
• Leistungsvermerk
• Leistungsdatum beziehungsweise Tätigkeitszeitraum
• Name des Projektes
• Unterschrift der Begünstigten beziehungsweise des Begünstigten
• Vermerk "bar erhalten" oder Überweisungsschein mit Kontoauszug

Der zugrunde liegende Vertrag ist in Kopie beizulegen.

Taxirechnungen

Bei Taxirechnungen sind der Name der Institution, das Datum und der Beförderungsweg vermerken zu lassen sowie der Zweck beziehungsweise Grund der Taxifahrt auf dem Beleg anzugeben.

Verrechnungsgeld

Beispiele für Verrechnungsgeld sind Fahrkostenerstattung oder Materialaufwendungen. Hier sind Originalbelege (Bahnticket, Rechnungen) mit eigener Aufstellung (Zahlungsfluss) anzuschließen.

Reisekosten

Die Belege müssen die Angabe des Zwecks beziehungsweise Grundes für In- und Auslandsreisen (zum Beispiel ausländische Künstlerinnen und Künstler), die Originalrechnung des Reisebüros, nach Möglichkeit das Originalticket und einen Vermerk des damals gültigen Wechselkurses (möglichst mit Bankbeleg) enthalten. Ab 10.000 Euro muss die Wirtschaftlichkeit durch die Einholung mehrerer Kostenvoranschläge nachgewiesen werden.